メモを取らない新人は悪いのか？

メモを取らない新人さん

ネットニュースで、メモを取らない新人さんなる記事がありました。結局、言われたことを忘れてしまってやっていない、そんな話です。

仕事でメモを取るメリット

口頭で指示された内容をメモして作業をする方法のメリットは、作業内容を忘れた時に見直すことができることです。人は物事を覚えることもできますが、多くのことを忘れてしまいます。

なぜメモを取るのか？

メモを取る理由は言われたことを忘れるからです。「私は忘れませんから」という人には不要です。
では口頭で指示した人は？　恐らく指示したことを忘れます。でも言ったことをメモしていませんね。
指示された人のメモに、xxxをする、とあったら、そう言ったのです。それが明らかに間違いであったとしても。言っていないは通用しませんね。メモにあるんだから。もしメモが間違いだと言うなら、メモを取る必要はありませんし、むしろメモを取ってはいけません。
そういう意味で言ったんじゃ無い、なんていう言い訳もよく聞きます。ますますメモを取るべきじゃ無いです。

指示の方法

指示した人の思いを忠実にメモ出来れば、指示する側は口頭で指示して、指示される側はメモに残して作業を行うことができます。そのためにはメモを指示した側がメモを確認して、誤解はないか、不足はないか、具体的な作業内容を理解しているか、を確認しなければなりません。そもそも言っていることのメモも無いのに、言ったことが確実にメモにあるかどうかを確認出来るのでしょうか？
指示は最初から書面で行えば良いのです。書面をお互いに見ながら確認して、不足があれば口頭で説明を加えて、その時に分からないことがあれば確認します。メモを取らない人を叱る必要などありませんし、口頭で大事な作業を指示する方が問題ありです。

口頭で指示した方が良い場合

口頭で指示した方が良い場合もあります。指示内容が単純な作業1つだけの場合です。
電灯のスイッチを切ってください。
そんなときは口頭が良いです。文書で指示する必要はありません。口頭の方が早いし、それで間違えることも無いでしょう。

臨機応変に

口頭で指示する理由は簡単だからです。でも不正確。そんないい加減な指示を出す人は、何かあったら臨機応変に対応しろ！なんてことも言います。
もちろんそれもアリです。ただし、臨機応変に対応させた責任はあります。それも含めて指示をしています。起こりそうなことは十分に想定して対策しておかなければなりません。よほどの想定外のハプニングでもなければ臨機応変なんて言ってはいけません。全責任は臨機応変に作業させた者にあります。全面的にお任せしないのであれば、トラブル時は装置を止めて報告させる、などで対応します。失敗させておいて、指示者の責任を免れてはいけないのです。