Google スプレッドシートやGoogle ドキュメントで文字の大きさやフォントの種類を設定したファイルを最初から作成したい

2024年7月23日 16:17

Google ドライブでファイルを作成すると

無料のGoogle アカウントを使用していて、Google スプレッドシートやGoogle ドキュメントのファイルを新しく作成する時、文字のフォントの大きさが「10」だったり「11」だったり、フォントの種類が「Arial」とかいう聞き馴染みのないものだったり。

Google ドキュメントのファイルを「空白のドキュメント」として作成すると
フォントのサイズは「11」フォントの種類は「Arial」

Google スプレッドシートのファイルを「空白のスプレッドシート」として作成すると
フォントのサイズは「10」フォントの種類は「デフォルト（Arial）」

新しく作成するGoogle ドキュメントやGoogle スプレッドシートなどのファイルを、書式を定義済みのファイルとして作成することはできないか？
最近そんなお問い合わせに対して回答した内容をお伝えします。

有償のGoogle アカウント（Google Workspace）なら「テンプレートギャラリー」

Google ドキュメント、Google スプレッドシート、Google スライド、Google フォームのホーム画面にアクセスすると、画面最上部に「テンプレートギャラリー」が表示されます。
「テンプレートギャラリー」は、無償のGoogle アカウント（@gmail.com）であっても、有償のGoogle アカウント（独自ドメイン、Google Workspace）であっても使用できます。
この「テンプレートギャラリー」に、自分がテンプレートとして使用したいファイルをアップロードして、自分が所属する組織全員がテンプレートとして活用できる機能がGoogle Workspace にはあります。
※無償のGoogle アカウント（@gmail.com）ではテンプレートのアップロードはできません（2024年7月執筆現在）。

テンプレートのファイルに、文字の大きさやフォントの種類、枠線と網掛け、ページ設定、などの設定をして、そのファイルをテンプレートとして活用することで、新しく作成するGoogle ドキュメントやGoogle スプレッドシートなどのファイルを、書式を定義済みのファイルとして作成できます。

無償のGoogle アカウント（@gmail.com）ならどうする？

Google ドキュメントやGoogle スプレッドシートなどを使用しているすべてのユーザーが有償のGoogle アカウントを持っているわけではない、どころか、無償の@gmail.com のアカウントを多用しているという人は少なくないでしょう。
そのような人に、有償のGoogle アカウント使ってないから便利機能が使えないんよ。契約しなー。なんていうわけにもいきません。
無償のGoogle アカウントのユーザーでも、工夫することで新しいファイルを作成する際に書式が定義されているファイルを作成する方法をお伝えします。

【テンプレート】という接頭辞を付けたファイルを作成する

Google ドライブに「テンプレート」というフォルダを作成し、このフォルダの中に「【テンプレート】MTG議事録」のようなファイル名で、テンプレート化したいファイルを作成しましょう。

【テンプレート】という接頭辞を付けて、テンプレートにしたいファイルに書式設定をする

ファイルのURL末尾の「edit…」以降を「copy」にしてコピー作成画面にアクセス

テンプレートとしたいファイルの編集が完了したら、そのファイルのURLの末尾の「edit」から後の部分を「copy」にします。
このようにすると、そのファイルのコピーを作成する画面へのアクセスURLとなります。

Google ドキュメントのファイルの編集画面のURLを変更（末尾を「edit」⇒「copy」）

このように変更したURLにアクセスすると、元のファイルのコピーを作成する画面を表示します。

Google ドキュメントのファイルの編集画面のURLを変更したページを表示。
ファイルのコピー画面が表示される。

ファイルのコピー画面で「コピーを作成」をクリックすると
「マイドライブ」に元のファイルのコピーが新規作成されます。

「マイドライブ」に「コピー～[コピー元のファイル名]」というファイルが作成される

これにより、テンプレートとして定義したファイルの書式設定や、コピーを作成した時点で入力していた内容がコピーされた新しいファイルが作成されます。
この、末尾を「copy」にしたURLをGoogle Chrome のブラウザのお気に入りに登録するなどすることで、便利にアクセスできるようにしましょう。

作成されたファイルは「マイドライブ」直下に作成されて保存されるため、適切なフォルダにすぐに移動しましょう。
Google Chrome で移動先のフォルダ内を表示して、ブラウザのタブを複製して、マイドライブを表示してコピーして作成したファイルをクリックして「Ctrl + X」のショートカットで切り取り、
移動先のフォルダ内を表示しているタブを表示して「Ctrl + V」で貼り付け
の操作をすると効率的にファイルの移動ができます。

Google ドライブのキーボードショートカット（Windows）
「Ctrl + ?」で表示できる

テンプレートギャラリーにファイルをアップロードできなくても、テンプレートのような機能を実現することができます。
この記事ではGoogle ドキュメントのファイルのURLによるコピーの方法を解説しましたが、Google スプレッドシートやGoogle スライド、Google フォームでも同じことができますので、ぜひお試しください。

テンプレートの活用によって、ビジネスの成長や活動の品質向上、生産性や効率の改善が実現できます。
便利な機能を活用して、楽しく活動できる人が増えますように。

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