はじめまして！AI統括部プロセス設計チームです
こんにちは、トヨタコネクティッド AI統括部です。
今回は、AI統括部プロセス設計チームを紹介します！
本記事では、プロセス設計チームのミッションや業務の進め方を知っていただきたいと思います。
プロセス設計チームの紹介
プロセス設計チームは、BPR(※1)やAIでの業務効率化を推進したプロフェッショナルが集結したチームです。
AI統括部は、大きくAI戦略室とAI技術室に分かれています。
その中でプロセス設計チームはAI戦略室内に位置し、組織全体の業務効率化を推進する上で重要な役割を担っています。
AI技術の発展とともに、業務の自動化や効率化が求められる中、プロセス設計チームはこれらのニーズに応えるための専門知識とスキルを提供しています。
具体的に、AI活用の方向性を示す業務をマッピングすると、添付の図のように単純な業務と高度な業務に分類できます。
現在、プロセス設計チームはマップの右上に位置する、コールセンターの問い合わせ対応や複雑な要件定義などの高度かつ汎用的な業務の改善に注力しています。
※1：BPR（Business Process Reengineering）とは、業務の本来の目的に沿って既存の業務プロセス全体を見直し、職務や業務フロー、組織、情報システムなどを再構築する手法のことです。
プロセス設計チームのミッション
プロセス設計チームのミッションは、AI統括部が掲げる業務工数削減目標に貢献することです。
このミッションを達成するために、チームは具体的に2つの取り組みを実行しています。
1つ目は「案件創出」です。
工数の大きい業務を見つけ出すことに焦点を当てています。これにより、業務の効率化を図るための基盤を整備します。
2つ目は「案件推進」です。
見つけ出した業務の効率化を実現し、実際の工数削減に貢献します。
この2つの取り組みを通じて、プロセス設計チームは目標達成に向けて着実に進んでいます。
効率化の実現と工数削減を最優先に、業務の見直しと改善に取り組んでいます。
もう少し、案件創出と案件推進について深掘りして説明します。
1.案件創出
案件創出は「受動」と「能動」の2つのアプローチで進めています。
- 受動アプローチでは、作成した相談窓口を通じて、業務改善のニーズを集めています。
- 能動アプローチでは、人数規模が多い部署に対してAI統括部のつながりから営業活動をかけたり、アンバサダー研修を通じた業務棚卸しを行い、工数削減の可能性が高い案件を積極的に発見しています。
※アンバサダーとは、各部署から選出されたAIに対する意欲が高い方に月5時間の工数をいただき、部全体の生成AI活用能力を向上させ、部内全従業員の業務プロセスの効率化を推進する役割を担っている方を指しています。
2.案件推進
案件推進は「部外」と「部内」の様々な取り組みを推進しております。
RAGなどを用いた問い合わせ効率化案件や、Github Copilotの活用など、業務を絞らない様々な改善活動を推進しています。
2024/09/11時点では、 15程度の業務効率化プロジェクトを推進させていただいています。
様々な関係者と関わるためタフな業務でもありますが、目の前の人の困りごとをフロントに立って一緒に改善できるというところが何よりも面白くやりがいがあります。
業務の進め方
業務効率化を実現するために、各部の業務ご担当者にもご協力をいただいた上で、主に以下の流れでプロジェクトを進めてます。
1.初期相談・業務棚卸
各部署と初期相談を行い、インパクトと実現可能性に対しておおよその見込みをつけます。
棚卸表はフォーマット化したものを利用することで画一的な業務棚卸が可能です。
2.業務分析と方針検討
現状の業務フロー（As-Is業務フロー図）を分析し、改善後の理想的な業務フロー（To-Be業務フロー図）を作成します。
この段階では、AIの活用スコープや解決方針を関係者とすり合わせ、最適な解決策を導き出します。
3.AIモデル作成とオフライン検証
業務分析に基づいて、必要なデータを活用しAIモデルを作成します。
作成したモデルの実用性を確認するため、オフラインでの精度検証を行い、モデルの有効性を確かめます。
4.MVPシステム作成とオンライン検証
オフライン検証が成功した一定の精度が見込めるAIモデルを基に、MVP（Minimum Viable Product）システムを作成します。
このシステムをユーザに実利用いただき、改善効果が見られるかを検証します。
5.本番システム実装と本運用展開
MVPシステムと比較し、安定性や機能を向上させた本番システムを実装します。
実装後は、このシステムを用いた本運用を展開し、業務効率化の成果を確実なものにします。
プロセス設計チームは、このような体系的なアプローチを通じて、業務の効率化と工数削減を実現しています。
自動化事例の紹介
最後に実際の自動化事例を2つご紹介します。
1.Teamsミーティングの要約自動化
2.問い合わせ対応の自動化
以上が自動化した2つの事例になります。
今後もここ、noteで他の事例や直面する課題や失敗談も共有していきます！
まとめ
AI統括部では、業務工数の削減という具体的な数値目標を掲げています。しかし、生成AIを全社推進する真の目的は、少しでも社員の業務負担を軽減し、笑顔で働ける環境を実現することにあります。
この目的を忘れることなく、今後もプロセス設計チームは、チームメンバーの専門知識と経験を最大限に活かし、引き続き組織の成長に寄与していきます！
業務効率化や改善に興味がある方はぜひフォローやいいねよろしくお願いします！
生成AIを活用して業務改善したい企業様やイベント登壇のリクエスト、採用に関するご相談などございましたら、下記よりお気軽にお問い合わせください。