複雑な情報をわかりやすく伝える方法

こんにちは、webデザイナー2年目のrikaです。
社会に出るとすぐには理解し難い話に遭遇することってありますよね、、、逆に自分が複雑な話をわかりやすく説明しなきゃいけない場面もあります。
そんな複雑に絡み合った情報をちゃんと読み解き、分かりやすく説明するにはどうしたら良いでしょうか。
方法の一つとして、「情報の構造化する」という方法があります。では具体的にどう情報を構造化していけば良いのかをご紹介します。

情報構造化の方法

結論から言えば、情報構造の方法は情報をグルーピング、ラベリングし、見える化させれば良いのです。
ある膨大な情報を似たもの同士でグループにしていき、そのグループに名前をつけ、ラベリングします。そのグループの中でさらにグループ化できるものがあればグルーピング、ラベリングをします。これを繰り返します。
そして、最も重要なのが、そのグループピング、ラベリングしたものを見える化することです。グループ同士の関係性が分かりやすくなるように、ツリー構造などを使って構造化していきます。

では、下記の情報を構造化してみましょう。
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りんご、みかん、きゅうり、ブロッコリー、キャベツ、レモン、メロン、スイカ、さくらんぼ、もも、ライム、白菜
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①第一のグルーピング、ラベリング
まずは大きく、フルーツと野菜に分けられます

②第二のグルーピングラベリング
フルーツと野菜に分けたうち、フルーツの中では「みかん科」と「バラ科」、野菜の中では「アブラナ科」と「うり科」に分けられました。

これで、この中でバラ科のフルーツはいくつあるのか、この中でフルーツの種類はいくつあるのかなどの情報が一目瞭然になりました。
今回はフルーツという簡単な例なのでそんなこと当たり前でしょと思われるかもしれませんが、これがもっと複雑化した情報になってくると正しくグルーピング、ラベリングすることが難しくなるので、しっかり見える化しましょう。

どんなことに活用できる？

では、どんな時にこの情報の構造化を意識すれば良いのでしょうか？例として2点挙げてみます。

プレゼンテーションの資料作成に活用する

みなさんはプレゼンテーション資料を作成する際、言いたいことがまとまらない時はありませんか？それは自分の頭の中で伝えたい情報が散乱し、整理されてないからです。
その状態で、いきなりスライドを作り始めてしまうと、結局何が言いたいのか分からないプレゼンになってしまいがちです。
なので、情報構造化をして、情報を整理し、聞き手がわかりやすいスライドを作りましょう。また、つくる側としても、大枠を決めてからスライドを作り始めると、後戻りが少なく、スムーズに作業できます。
そこで、私はGoogleドキュメントで自分が話したい内容をざっくりと整理してからスライド作成に移ることをお勧めします。
なぜ、Googleドキュメントかというと、Googleドキュメントには、アウトライン表示(他にもGoogleスライドやパワーポイントにも存在します)という機能があるからです。
アウトライン表示とは、先程紹介したツリー構造と同様、情報を階層化してくれるもので、
以下の様に、見出しの大きさによって階層を作り、その構造を目次の様に左のエリアに表示してくれるのです。

そのため、ツリー構造同様、ぱっと見で見出し同士の関係性が分かる、目次の様なものが作られます。階層化される事で、見出し同士の関係性が見えたり、見出しのレベル感が把握できるので、小見出しの大見出しが合っているかなどの確認がしやすくなるでしょう。
そのように、構造に間違いがないか確認した上でスライドの作成に移りましょう。

webページのワイヤーフレーム制作で活用しよう

ワイヤーフレーム制作も、スライド制作と同様で、いきなりPhotoshopやXDでがっつり制作し始めてしまうと、デザインがまとまらず迷走してしまい、後戻りが発生する可能性が高いです。そのため、まずは掲載する情報を整理し(グルーピング、ラベリング)、ラフ(見える化)をつくります。方法は同じく、ドキュメントにまとめてみると便利でしょう。
そうすることでグループ同士の関係性がわかるので、どのグループ同士を近接すればよいかの判断がつき、マージン設計にも活用できます。また、どのグループが同じ階層にあるのかがわかるので、どのグループを整列させればよいかの判断材料にもなるでしょう。

まとめ

長々と話しましたが、やる事は簡単で、複雑化した情報をグループ化して、ラベリングし、パッと見て構造がわかる形に変換しましょうということです。なかなか言いたいことがまとまらない時は情報構造化を使って相手にわかりやすく伝えてみましょう。