僕の大切にしている数式。 BizOpsと業務効率化
ドクターメイト株式会社 BizOpsの立石です。プロダクトグループ矢野さんからバトンを受けて、秋のnote大運動会2024🍁5人目です。
＼4人目 プロダクトグループ矢野さんの記事はこちら／
このnote公開日、10月21日は僕の誕生日。36歳になり、干支が3周しました。
何を書こうかなーと考えていたときに、社内メンバーとの1on1で「頭の中で何考えてます？」と言われたのをヒントに僕が大切にしている数式を書きたいと思います。
数式の前に
複数のタスクがバラバラに存在することの弊害
多くの企業では、各自が異なる業務を担当し、複数のプロジェクトやタスクが同時進行しています。
しかし、それらのタスクが無秩序に積み重なり、個々に処理していると効率が低下しがち。また、部署が異なることで手順は違えど、実は同じ業務をやっていたり。（自戒。。。）
ドクターメイトのBizOpsグループは10月からグループ全体でプロジェクト管理とタスク管理を一元化する方法に変え、まず自部署から効率化を推進しています。
これには私の大切にしている「ax + bx + cx + dx ＝ (a + b + c + d)x」という数式アプローチが役立っています。
業務効率化を図るために、複数のタスクを一つの流れに統合する考え方を紹介します。
※数学の専門ではないので、詳細の定義、考え方は異なる可能性があります。
「ax + bx + cx + dx ＝ (a + b + c + d)x」の考え方とは？
タスクをまとめる数式的アプローチ
「ax + bx + cx + dx ＝ (a + b + c + d)x」という方程式は、複数のタスク（a、b、c、d）をそれぞれバラバラに処理するのではなく、共通部分（x）を抽出して一つにまとめることで効率化を図るという考え方です。
各タスクに個別に取り組む（ax、bx、cx、dx）よりも、全体を一括して処理するほうがシンプルで、かつ重複や無駄な作業を省けます。
身近にある「ax + bx + cx + dx ＝ (a + b + c + d)x」
例えば、イオンやアリオのような商業施設もこの数式。
a,b,c,d＝スーパー,本屋,衣料品,飲食店
x = 移動＆買い物をする
複数の場所で買い物をするより、1ヶ所で買い物が済む！というメリットで買い物をしてたりします。
これを数式でいうと「ax + bx + cx + dx ＝ (a + b + c + d)x」ですね
BizOpsグループで進めていること
BizOpsでのタスク管理方法の変更
ドクターメイトのBizOpsグループは10月より1グループ2ユニットから、1グループ1ユニットへ変わり、役割が4領域、メンバーが10名に変わったことから、相互理解の促進と業務管理・実行強度の向上を目的に部門内の業務をまとめるようにしています。
具体的にはグループ内でおこなっているプロジェクト管理とタスク管理を一元化する方法に切り替えました。
可能な限り一つにまとめることで、横の連携を強化。
さらに重複タスクの防止・特定しやすい環境にすることで、業務効率を大幅に向上させたいと考えています。
具体的な取り組み
ドクターメイトは社内ツールとしてNotionを利用しているので、BizOpsグループはNotionデータベース機能を活用して、プロジェクトとタスクの見える化を進めています。
いままでは各人がそれぞれのプロジェクト・タスク管理をしており、これをax + bx + cx + dx の状態と捉えました。
a,b,c,d → 各個人やプロジェクト、タスク
x → 管理方法
(a + b + c + d)x にするには x（＝管理方法）を統一して管理することが必要なので、Notionデータベース機能を活用したというわけです。
プロジェクト・タスク管理については、エンジニア職の方々が用いるプロジェクト管理手法をそのまま踏襲したかったのですが、
ビジネス職においては、即対応が必要な依頼から、数日〜数週間かかる課題が断続的に発生するため、10営業日以上かかる課題＝プロジェクトとして管理するという運用で進めています。
まだ運用を始めて間もないですが、各プロジェクト・タスクが可視化され、誰が何をやっているのか、何をすべきかが明確になり、チーム全員が効率よく業務を進められるポジティブな手応えを感じています。
4. 日常的なタスクに応用する方法
小さなタスクもまとめて大きな成果を得る方法
この考え方はBizOps業務に限らず、日常的なタスクでも応用可能です。
無意識に活用しているのが家事。例えば、食器洗い。
皿1枚洗って、洗い流す。
皿1枚洗って、洗い流す。。。
皿1枚洗って、洗い流す。。。。そんなこと面倒なことはしないですね。
全部皿を洗い終わってから、流しますよね。
これも「ax + bx + cx + dx ＝ (a + b + c + d)x」ですね。
NHKのテキシコーにあったコーナー「ダンドリオン」がとても取っつきやすくてオススメ。
まとめ。効率化を最大化するための考え方を日常に活かす
ax + bx + cx + dx ＝ (a + b + c + d)x という数式を使って、複数のタスクを一つにまとめることで、業務効率は大幅に向上します。
この考え方を日常業務やプロジェクトに取り入れることで、無駄を省き、時間と労力を節約しながら、より良い成果を得ることができるはずです。
あなたの仕事でも日常生活でも、この効率化手法を試してみてください。
ドクターメイトはさまざまな職種で仲間集めをしています！
ドクターメイトでは、従業員も含めた「すべての人生を右肩上がりにする」ことをミッションに事業を行っています。
・一緒に人生を右肩上がりにしたい！
・社会貢献性の高い事業に興味がある
・介護はよく知らないけど、ドクターメイト楽しそう！
とにかく興味を持っていただいたあなた！！
様々な職種で仲間集めをしています。
転職意欲がゼロでもOK！カジュアル面談を随時していますので、ぜひお話ししましょう！！
＼ドクターメイトの公式noteができました／