会議の事前準備

皆さんこんにちは～。
今日はファシリテーションスキルの一つである「会議の事前準備」について4つの観点からご説明したいと思います。

会議の上手い回しというと、話し上手の人が上手い仕切りをしているとか、当日のさばきに目が行きがちです。
でも、その裏では慣れはあってもきっとファシリテーターは事前準備をしっかり行っているんですよね。
事前準備で会議の7割が決まると言っても過言ではありません。
では、1つずつ説明していきますね。

1.  この会議はどこまでいくのか把握することです。

会議には4つの段階があります。
(1)目標の共有まで…目標、情報の共有ですね。
(2)意見発散まで…兎に角意見出し、何も決めなくていい会議です。
(3)意見収束まで…たくさんでた意見をグルーピングします。筋のいい意見とか、多数出た意見などを3〜5つにまとめていきます。
(4)意思決定まで…まさしく決める会議です。ファシリデーターとしては、できるだけ何かを決めることを意識することが大事です。
この4つのどこまでいくのか把握しましょう。会議の種類の把握です。

2. 会議の種類を把握することです。会議の種類は3つです。(1)情報共有（キックオフミーティングや顔合わせなどでよく使います）
(2)アイディア出し（ブレインストーミングなど兎に角意見をたくさん出してもらうだけの会議です）
(3)意思決定（何かを決める会議です）
1にも通じますが、会議の種類を把握した上で、どこまで行く会議か把握し、組み立てていきましょう。

3.論点整理です。

実は論点整理を事前にすることが一番重要です。
これが一番難しいのです。
何故か。
論点とは何か？テーマという意味もありますが、ここでいう論点とは「今、解くべき　問い」＝クエスチョン＝疑問形「〜か？」ということをファシリテーターはきちんと理解し、全て疑問形で論点を用意しておくのです。
裏を返すと、このクエスチョンが解ければ会議は終了だということです。これで会議の終了条件が明確になります。

4.切り口を準備するということです。

3の論点整理の中で大論点、中論点、小論点というものがあると思いますが、どんな疑問文を作ったらいいかわからない時に使えるアイテムが2つあります。
(1)5Ｗ2Ｈ（いつ（スケジュール）？、だれ（人員やターゲット層）？、どこで？、何を（手段、目的）？、何故か（根拠、データ）？、どうやって（手段、手法）？、いくらで（予算）？）
(2)ＱＣＤ （クオリティー（品質）、コスト（予算）、デリバリー（納期や予約の取り方など））
例えば、吉野家の売りは、これに当てはめると「うまい、安い、早い」ですよね。
まさに、バランスのいいところを狙ってサービスするための切り口ですね。
そうなんです。この2つ、これは論点整理に使える切り口ですね。

以上、会議の事前準備に大事な4つの観点を説明いたしました～。
これからは、どんなに時間がなくても会議の10分前には会議の種類はどれか把握して、しっかり論点整理をしてから会議に臨むようにしたいものですね～！

ここまで読んでいただきありがとうございました🙇