第3回 東北クラウド士業交流会～資料回収・コミュニケーション編～を開催！！
こんにちは！タスキーの大友です。
今回は、2024年3月29日に行われた東北クラウド士業交流会の様子をお届けいたします！✨
第1回、第2回に引き続き、今回も株式会社マネーフォワード様 にサポートを頂きながら開催いたしました。ありがとうございます！
⇩前回の東北クラウド士業交流会note⇩
■今回のテーマ
今回の交流会は、『資料回収・コミュニケーション』がテーマです！🙌
士業業務の8割を占めるともいわれる資料回収業務。
「紙資料だらけの環境を変えたい…」「他の士業事務所がどのように資料回収されているのか知りたい！」「データで資料回収したいけれど、顧問先様の協力を得るにはどうしたらいいのだろう…」といった資料回収についての想いや悩みがある事務所様向けに、交流会を開催させていただきました！✨
■当日のプログラム
第1講座 タスキー税理士法人 色川大輔
顧問先からの資料回収の『ペーパーゼロ』を実現したタスキー税理士法人から、オール電子での資料回収方法やコミュニケーション方法をお話ししました。
第2講座 井上公認会計士事務所 佐々木優香 様
マネーフォワード社のスキャンセンターをいち早く活用して、業務効率化に成功した井上公認会計士事務所様から、その実践事例をお話しいただきました。
グループディスカッション
参加していただいた皆様に、第1講座・第2講座で感じたこと、今後に活かしたいと思ったこと、自社で取組んでいることなどを各テーブルで自由に共有していただきました。
■第1講座の概要
タスキー税理士法人
色川大輔より
『オールクラウドでの資料回収を実現！タスキー流の資料回収への取組み』
というテーマでお話をさせていただきました。
AIの発達が進む現代、AIを活用するためにも、事前にどうやって資料を回収していくかが重要になります。
ただし、ペーパーレスを目指すとなると、多くの課題が出てきます。
その課題を解決するために、タスキーはどのように実践しているのか、タスキー流の解決策を公開いたしました。
①電子での資料回収の課題
「顧問先との共有フォルダを運用し始めたら、ぐちゃぐちゃに格納されてしまった…むしろ生産性が悪化してしまった…」
という課題があると思います。
そこで！タスキー流の解決策は『顧問先ポータル』を作ることです！👏
顧問先ごとにサイトがあり、必要な資料の保存先や、当社からの納品資料を集めたリンク集になっています。
資料の種類ごとにボタンがあり、クリックすると資料の保存先にすぐ飛べるようになっているため、ぐちゃぐちゃに格納されることが少なくなります！
②Excel出納帳の課題
「Excel出納帳と証憑は別管理になる…」「法令改正など、顧問先が様式を差し替えてくれない…」など、課題があると思います。
そこで！タスキー流の解決策は『Web出納帳』を作ることです！👏
Web出納帳とは、現金出納帳をWebアプリ化したものです。
顧問先様に、証憑の写真と取引の内容を登録していただきます。
証憑と出納帳が同管理になることや、顧問先様が取引の内容を登録するため理解に繋がり、課題の解決に繋がります！
③最後に
『顧問先ポータル』も『Web出納帳』も、実際に運用するまでは、強い信念と執着心、そして顧問先様の協力が必要です。ここを乗り越えて、資料回収業務を改革していきましょう！🏃✨
■第2講座の概要
井上公認会計士事務所
佐々木優香 様より
『スキャンセンターの活用で業務効率化！』
というテーマでお話をしていただきました。
「記帳代行の資料回収に時間がかかる…」「スキャン作業をする時間がない…」「スキャンのために出社しなければならない…」
など、このような悩みを抱えている事務所さん必見です！
①スキャンセンターとは
「資料回収」と「スキャン作業」の代行サービスのことです。✨
スキャンセンターに証憑を送付することで、スキャンはもちろん、クラウドストレージにアップロードまで完了します！
送付した証憑は、返却時にはきれいにまとめられて返ってくるそうです！
スキャンの人手を確保しておく必要がなくなるので、人手不足の解消につながることや、資料の受領・返却作業は不要になり、在宅勤務しやすくなることがメリットとして挙げられていました。
メリットを聞くほどスキャンセンターを活用したい！と思いました。👏
②実際にスキャンセンターを活用した感想
良かった点と今後の課題をお話ししていただきました。
【良かった点】
1）導入までのハードルが低く、簡単に導入できる
2）手作業がかなり少なくなった
3）リモートワークの職員にも作業を依頼しやすくなった
【今後の課題】
1）顧問先様から、必要書類を直接スキャンセンターに郵送してもらうことは難しい
2）職員への浸透が難しい
たしかに、顧問先様で必要な資料がどれか分からなかったりするため、会計事務所がいったん回収して振り分けて、スキャンセンターに送付することが必要になりますよね。
これらの課題をぜひ、これから一緒に解決していきたいですね…！
発表してくださった佐々木様、ありがとうございました！✨
■各事務所内でのディスカッション及び発表
以上の発表を踏まえ、「自分の事務所ではこうしてるよ」「このシステムはうちでも真似したい！」など、情報交換をしました！
各事務所内でディスカッションの後、今日の感想や他事務所の取組みで気になったこと、今後の交流会で取り上げてほしい内容など、発表していただきました！
私も初めてディスカッションの場に参加させていただき、大変貴重な経験になりました。どのグループも話し足りないくらい、盛り上がっていました！
みなさまに有意義な時間をお届けできていたら幸いです！
■さいごに
ここまでご覧くださりありがとうございました！
次回はなんと、「業務自動化セミナーin仙台」を開催いたします！！👏
実践事例を公開します！さらに、タスキーのオフィス見学会もございます！タスキーのオフィスは来年度移転予定ですので、今のオフィスが見られるのはこれで最後かも…！？😲気になった方はぜひご参加ください！✨
そして！
「2024年度バックオフィス強化セミナー」を仙台とつくばで開催いたします！🎉
このセミナーは、中小企業のバックオフィスを効率化し、生産性を高めるための最新情報と、実践的アプローチを提供します！
開催日は、仙台は4月19日㈮、つくばは5月24日㈮です！
ぜひご参加ください！✨
「第3回 東北クラウド士業交流会～資料回収とコミュニケーション編～」にご参加くださった皆様、ありがとうございました！
今後ともよろしくお願いいたします！
＼＼＼ JOIN US！／／／
▼採用情報▼
▼Wantedly▼
▼YouTube▼