今日から始めるタスク管理②~リストとマーニャの法則~
※この記事は①の続きです。よろしければそちらも読んでもらえると幸いです※
今週からは、実際にあるツールを使いながら
【リスト作成】と【マーニャの法則】の実践を行っていきます！
マーニャの法則って？
「リスト作成」はなんとなくわかる人も多いと思いますが、
「マーニャの法則って何？」って人のために少し解説をします。
【マーニャの法則とは】
マーニャの法則とは、仕事術いわゆるタスク管理の方法の一つですが、以下のようなルールでタスクを処理していく方法です。
①その日に発生したタスクは「明日やる」を基本にする
②クローズド・リストを使って、一日の作業を管理する
僕はいつもタスクに踊らされていますが、ドラクエのマーニャは関係ありません。
これは僕もそうなのですが、
日々タスクが多く発生していく人が、仕事を効率よく進められる方法だと「現時点では」思います。
(僕の感想は、今後の実践の失敗次第では1か月後には変わるかもしれません。)
なぜなら、一日のやることをある程度決めてしまえば、処理できるタスクも決まるからです。
今までの僕は、「忘れっぽい社長が思いついたときに送ってくる業務指示」「違うスケジュールで動く同僚からの依頼」「お客さんからの急な要望」といった、
その日のうちにLINEの通知音でピコンピコン告げられるタスクに、「全部なる早で処理してやらぁ！！」とサービス残業上等でタスク処理をしていました。
しかし、前回書いた経緯からそれができなくなるという事は、
あらかじめ「その日処理するタスク」を決めて行動しないといけないという事です。
そこで、目を付けたのがこのマーニャの法則のルールです。
今週からは、
①アプリを利用したリストの作成・運用
②リストの運用して気づいた修正点
③マーニャの法則でカバーできない問題
④「②・③」の改善案
を週末に整理して次週にまた改善を実行していくという方法で、皆さんに僕で行った実験結果をシェアできればと思います！
「オープン・リスト」と「クローズド・リスト」
さて、今週の方針が定まったところで
「実際こんな感じでやっていきます！」という方法をシェアする前に、リストの用語だけ解説しておこうと思います。
【オープン・リスト】
後からどんどんタスクが追加可能なリストです。
メモ帳のような形で、今あるタスクをどんどん追加して忘れないようにや、順番に処理するような使い方をするリストです。
もちろん僕も、6年も社会人をやっていれば、こういうリストは作成して活用してみたのですが、書いてあることを全部処理しようとして大変なことになっていたのです。
「リストを作ってタスク管理」をして、もっと楽にするはずが、
どうしてこんなことに…
多分これが僕のこれまでの社会人生活の6割だと思います 笑
そこで、「クローズド・リスト」を活用するマーニャの法則を試してみようというわけです。
【クローズド・リスト】
これは、処理するタスクを決めて、それ以上は追加しないリストのことです。
例を挙げるとスケジュール表や時間割のことです。
そう、僕の社会人生活には「授業を担当する」「お客さんとの打ち合わせ」といったスケジュールは毎日存在すれど、
それ以外の時間に関しては「存在するタスクをできる限り処理する」が基本でした。
そこで、今回マーニャの法則をもとに「一日の仕事のスケジュール表」を作成して、それ通りに行動してみようと思います。
ToDoアプリと運用するリストについて
さて、これから運用していくのは以下の3種類のリストです。
【プロジェクトごとのタスク】(ToDoリスト/オープン・リスト)
【その日のスケジュール】(Will-Doリスト/クローズド・リスト)
【その日発生したタスク】(オープンリスト)
これを「ToDoリスト リマインダー付やることリスト」というアプリを使って運用していこうと思います。
(※具体的には画像のような感じです。)
以下それぞれのリストと運用方法です。
【プロジェクトごとのタスク】(ToDoリスト/オープン・リスト)
僕は、現在「社内の何でも屋」のようなポジションです。
なので、種類の違う業務が結構あります。
これをまずは「プロジェクト」ごとに分けるリストを作って、そこに「プロジェクトを完了するのに必要なタスク」を分類していきます。
(さっきの画像で言うと「note作成」の部分です。)
【その日のスケジュール】(Will-Doリスト/クローズド・リスト)
このリストは「その日に行うタスクのスケジュール」です。
(上の画像で「Will-Do」となっている部分)
さっきの「プロジェクトのリスト」から、前日の業務終了後に「次の日に実行するタスク」をコピーして、以下のように時間で区切って予定表を作成。
次の日は予定表のタスクを基本的にこなす運用をしていきます。
【その日発生したタスク】(オープンリスト)
もちろん、その日に急に発生するタスクもいっぱいあります。
(※むしろ、これが結構多い…)
なので、それをとりあえずメモするリストも作っておいて、
本当にその日やらなきゃいけない緊急のもの以外は、業務終了後にプロジェクトごとのリストに振り分けるようにしていきます。
どうしても緊急事態が発生した時のために…
とはいえ、何かのトラブルのような「どうしても緊急で処理しないといけないこと」は必ず起こります。
しょっちゅう起こります…
なので、そんなときのために…
前日にスケジュールを作成するときは、隙間時間(バッファ)を必ず設けていこうと思います。
既に予定を詰め込みすぎた結果、深夜にこれを書いているので…
早速反省は活かしていきましょう！
といった形で、マーニャの法則に基づくリスト運用はどんな結果を僕にもたらすのか？？
とりあえずやってみた結果は、5/24頃に記事にします！
それでは、また来週！！