文字に残してくださいよ・・・

ここ数年、各企業で導入が進んでいるツールに「チャット」があります。
slack、Chatwork、Teamsなどが代表格でしょうか。

どのサービスを利用しても大きな差はありません。
目的は『情報の共有』です。
こういったツールを導入することにどんなメリットがあるか少し考えてみました。

【発信者】
・頭の中にあるものを文章化する際に再確認(見直し)ができる
・報連相が容易になる
・見てない人の責任にできる(既読チェックが出来るサービスもある)
・宛先設定などがメールより楽
・スレッド化されるため、流れや背景を理解してもらいやすい
・誤った投稿は消せるという安心感

【受信者】
・メールのように個別に展開しなくていいので流し読みしやすい
・返信のハードルが低い
・情報を得やすい
・自分宛で無い情報でも読むことが可能である場合が多い
・「話し言葉」に近い表現で理解しやすい

「私、文章を書くのが苦手で・・・」という人も話し言葉に近い表現が可能であれば、かなりハードルも下がるでしょう。
というよりも、そういう逃げ道を塞ぐのも目的の一つなんですけどね。

5W1H(最近はHow muchを含んだ2Hとも・・・)を少しだけ意識すれば、文章はかなり分かりやすくなります。
ただし、「主語」を端折る文章は避けましょう。
会話ではないので、お互いの前提条件が設定されていません。なので、「この前のアレ」「先日お伝えした件」などは理解出来ない人も出てきます。
そういうときは、そのやり取りにリンクで飛ばせばいいだけなんで、やっぱり楽です。

ワタシは取引先の業者さんから電話をもらった時も、「後で言った、言ってないは困るので、今の内容をまとめてメールしてください。お互いに無駄な時間を過ごさずに済むようにしたいので。」と言うことが多いです。
特に「価格」「納期」などの条件に関することは、できるだけそう言うようにしています。
これに対応してくれない場合は、まぁこちらが不利にならないように全力で動きますｗ

とにかもかくにも、まだまだ音声で残すなどが一般的では無く、残す場合は文字という状況なので、ちゃんと文章を読んで、ちゃんと文章が書けるように訓練を続けないといけないな・・・などと思っています。