【成功の秘訣】展示会で獲得した名刺を商談につなげる方法 -イベントフォローコールをご依頼されるクライアント様へ-
こんにちは、タナカ企画の田中です。
直近、多くの企業様から「展示会で集めた名刺のフォローをどうすれば効果的にできるか」というご相談をいただいています。
私たちタナカ企画では、多くのお客様の展示会フォローを支援してきた経験から、効果的なアプローチ方法を確立してきました。
本日は、展示会で獲得した名刺を確実な商談につなげるための具体的な方法をお伝えしたいと思います。
この記事を最後まで読んでいただくことで、展示会投資を最大限に活かすためのノウハウを理解していただけるはずです。本日も最後までどうぞよろしくお願いいたします。
名刺リストの整理方法
展示会で集めた名刺は、まず最初に4段階でランク分けを行うことをおすすめします。
Sランク：即商談が見込める、明確な導入意思があるリード
（→ 自社の営業部隊が早めに対応したほうが良い場合もあり）Aランク：商談の可能性が高いが、一部の確認事項が残るリード
Bランク：興味は示しているが、中長期での検討が必要なリード
Cランク：興味は薄いが、今後のフォローでチャンスがあるリード
ランク分けに加えて、展示会での対話を通じて把握した担当者の性格タイプも重要な情報となります。
端的な会話を好むタイプ：短く結論から話す
おしゃべり好きなおじさまタイプ：雑談で親近感を高める
慎重に聞き入るタイプ：丁寧に説明し相手の質問を引き出す
新しいことに関心があるタイプ：トレンド情報に敏感
それぞれの特徴を把握しておくことで、その後のアプローチを効果的、効率的にカスタマイズできます。
ステークホルダー情報の整理
展示会でのフォローを成功させるうえで、もう一つ重要なポイントが、ステークホルダーの適切な把握と分析です。私たちの経験では、この分析を丁寧に行うことで、その後のアプローチ効率が大きく変わってきました。
まず、展示会で得た名刺情報から、相手の部署と役割を正確に把握することが重要です。
例えば、経営層であれば最終的な意思決定権を持っており、トップダウンでの導入検討が期待できます。一方、企画・マーケティング部門は、導入の必要性を社内で立案する重要な役割を担っています。
また、購買・調達部門は予算管理や購入手続きの実務を担当し、現場運用担当者は実際の導入後の利用や運用に責任を持つことになります。
このような役割の違いを理解したうえで、それぞれに適したアプローチを行うことで、商談化の確度を高めることができます。
例えば、経営層には投資対効果や中長期的なメリットを、現場担当者には具体的な運用イメージや作業効率化のポイントを中心にお伝えするといった工夫が効果的です。
（要注意）同じ会社の複数参加者の対応
展示会では、同じ企業から複数の方が来場されるケースも多くあります。このような場合、すべての方に個別にアプローチするのではなく、キーパーソンを特定して優先的にアプローチすることが重要です。
私たちの経験では、まずキーパーソンとの関係構築に注力し、その後、必要に応じて他の関係者との調整を行うアプローチが最も効率的でした。この方法により、意思決定のスピードを上げながら、関係者全員との良好な関係を築くことが可能になります。
(Tips)社名を覚えてもらうための工夫
展示会で最も課題となるのが、来場者に自社を記憶してもらうことです。多くの企業が出展する中で、「あの会社だ！」と思い出していただくためには、戦略的な工夫が必要です。
私たちがお客様におすすめしているのは、以下のような差別化のポイントです。
印象的なエピソードの用意：展示会での会話の中で、自然に相手の記憶に残るストーリーを組み込む
ユニークなノベルティの活用：「あのノベルティをくれた会社」と記憶に残るような、独自性のある販促品を用意
ブース装飾の工夫：視覚的なインパクトを活用し、ブース全体で記憶に残る演出を行う
これらの工夫により、フォローコール時に「あ、あの会社ですね！」とすぐに思い出していただける確率が向上します。
展示会リードへのフォローと成功事例
展示会フォローにおいて、最も悩ましい課題の一つが「適切なタイミング」です。展示会直後は、各社からの電話が集中する時期です。
実際、展示会翌週のフォローコールで着電率が0%となるコンタクトは多く発生します。もちろんこれは珍しいケースではなく、、、展示会後、担当者はさまざまな企業からの連絡に追われ、新規の電話に対して防衛的になりがちだからです。
しかし、ここで諦めてしまうのは大きな機会損失です。
先ほどの事例では、いったん不在の続くコンタクトはフォローを休止し、2ヶ月後に再アプローチを行ったところ、着電率が12%まで大幅に向上しました。この成功の裏には、「タイミングを見極める」という重要な戦略があります。
よくある失敗として、「展示会後1週間に3回電話して終了」というパターンがあります。しかし、これでは本当の商談機会を逃してしまう可能性が高いのです。
私たちの経験では、定期的なアプローチを継続することで、思わぬタイミングで大きな案件につながることが数多くありました。
アポイントの定義と商談担当の分担
展示会フォローのもう一つの重要なポイントが、「商談化の基準設定」です。これは、限られた営業リソースを最大限に活用するために、非常に重要な要素となります。
私たちがお客様にご提案している方法は、商談ランク（S～C）に応じた担当者の振り分けです。
【S、Aランクの商談】
トップ営業マンが担当
丁寧なヒアリングと提案に注力
成約確度の高い案件として優先的に対応
【B、Cランクの商談】
30分程度の簡潔なアポイントとして設定
見込みの高い案件のみ、トップ営業マンにエスカレーション
効率的な初期スクリーニングを実施
この戦略により、以下のような効果が得られています。
トップ営業マンの時間を最適に活用
重要案件の取りこぼし防止
営業チーム全体の生産性向上
名刺情報のクレンジングと管理
展示会で収集した名刺データをさらに効果的に活用するためには、適切な情報管理と戦略的なコミュニケーション設計が不可欠です。
私たちタナカ企画の経験から、とくに重要な2つのポイントについてご紹介させていただきます。
名刺情報の徹底的なクレンジングと管理
展示会で収集した名刺情報は、そのままでは十分な価値を生み出せません。私たちが重視しているのは、以下のような徹底的なクレンジングプロセスです。
従業員数や会社情報をリサーチし、適切な提案ができるように準備
連絡先の正確さを確認し、無駄な電話を削減
CRMツールで一元管理し、チーム全体で情報を共有
戦略的なコミュニケーション設計
展示会は単なる名刺収集の場ではありません。その場でのコミュニケーションが、その後の商談化を大きく左右します。私たちが提案する効果的なアプローチは以下のとおりです。
部署や役割を確認し、意思決定プロセスを理解
興味や課題を引き出す質問を投げかける
将来的な検討時期を探り、その場で次のアクションを決める
このような戦略的なコミュニケーションにより、展示会から受注までの流れを一本化し、商談化率を大きく向上させることが可能です。
まとめ
タナカ企画では、インサイドセールスによる専門的なサポートを通じて、お客様の展示会投資を最大限の成果につなげるお手伝いをさせていただきます。
展示会フォローでお悩みの方は、ぜひ一度ご相談ください。私たちの経験とノウハウを活かし、最適なソリューションをご提案させていただきます。
宣伝
タナカ企画では、ベンチャー企業や新規事業に特化した営業支援を行なっております！ご興味ございましたら、まずはお気軽にご相談いただければ、と思います。
下記シチュエーションの企業様よりご相談いただくことが多いです。
・今の施策が天井かセカンドオピニオンが欲しい
・受注から逆算した設計造りをしたい
・属人化しないワンチームの営業体制を構築したい
・インサイドセールスチームの立ち上げをプロデュースして欲しい
・自社のバケツの穴を探して欲しい
・営業人材にコストを割けない
・機械的な動きでは解決できない事案がある
・うちだったらどんな取り組みをしてくれる?
・こんな課題も解決できるかな?
・近い事例を聞いてみたい
など、お気軽にご相談ください!
やりたいことが明確な企業様も、漠然としている企業様も
まずはご相談ください。御社にとってのベストプランをご提示いたします。
【問い合わせ先】
HP:https://www.kikakutanaka.com
Mail：info@kikakutanaka.com
X：@tanakakikaku_
もしよろしければ、フォローよろしくお願いいたします！
DMでもご相談お待ちしております！