基本の「き！」DR編③よくあるお悩みとその解決法

ダイレクトリクルーティング（以下DR）運用開始後、中々結果が出ず、時間もかかるし結局触らなくなっている……そんなことはありませんか？
一度触ってみたけど、思ったような反応がなくて辞めちゃった、というお声、弊社にも沢山届いています。
今回は、「運用スタート後に出てくる、よくあるお悩み」に関するノウハウをご紹介いたします！

1. スカウトに時間がかかる

スカウトを送る人の選出方法やスカウト文の作成に時間がかかってしまい、1通送るのに1時間も悩んでしまった！他の業務に支障が出てしまった！なんてこともあると思います。そこで、まずは時短テクニックのご紹介です。

　1-1. スカウトする学生を絞り込めない！

嬉しい悲鳴ですね。でも時間をかけてしまう原因の一つでもあります。ここはまず欲張って理想の最高条件で検索しましょう！就職活動の軸や適性検査の結果内容まで絞り込むことが出来るツールもあります。業種や職種以外の項目もチェックして検索してみてください。

それでも数十人検索結果にHitして絞り込めない、ということであればログイン時間の早い順から声をかけましょう。最終ログインが1週間以上前だと、せっかくメッセージを送っても読んでくれない可能性が高いです。アクティブな求職者にスカウトを送り、少しでも目に止まるようにすると返答率も高まります。

せっかくスカウトするなら自社に興味が高い学生を見つけたいですよね。そこで活用したいのが「お気に入り」登録機能と、求職者からの「反応」です。
まずは気になる求職者を「お気に入り」として登録します。すると、求職者へ通知され、こちらの興味が求職者につたわります。求職者も興味を持ってくれた場合は「反応」が戻ってきます。「反応」があった求職者はスカウト後のエントリー率、イベント参加率が高いので積極的にスカウトを送りましょう。

※サービスによって、「お気に入り」や「反応」の名称は変わります。
・「お気に入り」：検討中（Offerbox）、ブックマーク登録（キミスカ）
・「反応」：会いたい（Offerbox）、Scout Me!（キミスカ）　等々

　1-2. メッセージを作成するのに時間がかかる！

求職者を見つけたら早速メッセージを送ってスカウトです。

よくあるオリジナルメッセージの例
「あなたのプロフィールから〇〇よりも〇〇のために努力される〇〇な方だと思いました。〇〇の際には〇〇されているのではないかと感じています。そんな〇〇なあなたであれば弊社で活躍いただけると思いました。」

スカウト時によくあるオリジナルメッセージの一例ですが、プロフィールを読み込みすぎて求職者が伝えたい事を勝手に読み取ってしまい解釈違いを起こしてしまっている可能性があります。時間もかかるしいいことありません。何より長い。

「求職者が一番伝えたいことに共感してあげる」これだけでオリジナルメッセージの作成はサクッと終わります。この一番伝えたいこと とはプロフィールの最初に書かれていることが多いです。

より読んでもらえるオリジナルメッセージの例
「〇〇という力強い言葉 に惹かれてお会いしたいと感じました。〇〇で培った〇〇という強みをぜひ弊社で活かしていただきたいです。」

求職者のプロフィールに記載 されている内容に触れ、共感するだけで、『この人ちゃんとプロフィール読んでくれている』と感じてもらえて時間も短縮できて一石二鳥ですよ。

あとは慣れるまで量をこなしてください！

2. 反応がない

スカウトを送ってもエントリーがない、やっとエントリー者が現れたと思ったらイベントの予約をしてくれない等、DRを扱うにあたって一番のハートブレイク要素。でも、これが現実なのです。放置せず、反省し、改善を繰り返していきましょう！

　2-1. エントリーがない

DRツールではスカウトを受け取った求職者が「エントリー」or「辞退」を選 ぶことができるものがほとんどですよね。中には辞退の理由がわかるものもあります。この ”辞退”連絡 も立派な求職者からのリアクションなのです。辞退理由を必ずチェックしましょう。改善点はここにあります。

・志望と異なる
一番多い辞退理由ですが、自社のスカウト内容や企業情報 を把握してもらった上で、『自分がやりたいことでは無い』という求職者の意思表示です。
改善方法→検索条件やターゲットがマッチしていません。見直しましょう。

・企業理念や強みに魅力を感じない
例えばですが、将来フルスタックエンジニアを目指しており、キャリアアップや研修制度等を重視して就活している学生に「当社はアットホームな環境です！」と社内の雰囲気のみ熱々と書いたスカウト文だったら……これも辞退理由になりますよね。求職者に響かないキーワード・キ ャッチフレーズを多用していることを受け入れ、違う言葉に変更する勇気を持ちましょう。
改善方法→企業概要やスカウト文の変更しましょう。

・スカウトが来た理由が不明
定型文使用していませんか？勝手な解釈を伝えていませんか？不特定多数をスカウトしていませんか？一番受けてはいけない辞退理由です。
改善方法→なぜスカウトしたのか記載してあるオリジナルメッセージを作成しましょう。

・エントリーも辞退も反応がない
「求職者に響かない内容を掲載している」という現実を受け入れましょう。
改善方法→ホームペ ージや動画等のコンテンツも含め、 全ての掲載内容の 変更を行いましょう。

　2-2. イベント予約がない

新卒採用でDRを使用する多くの場合、エントリー後は説明会等のイベントへ誘導されることがあると思います。

せっかくエントリーをもらってもイベントの予約まで繋がらないともったいないですよね。一度連絡したら終わりではなく、求職者とコミュニケーションを図りイベント参加を促しましょう。

・コミュニケーションの量を「適度に」増やしてみる
最低でも1,2週間に一回は「検討いただけていますか？」と連絡をしてください。時間帯や曜日をずらしてメッセージを送ってみるのもポイントです。（具体的な頻度に関しては、後の「4. 時間がとれない」で紹介します）

・メッセージ内容は「コピペ」しない
コミュニケーションをとるのに定型文送るのは求職者に失礼です。「説明会の予約がまだです、早くしてください。」だけで終わらないように気をつけましょう。企業概要等で触れていない自社の別の側面を伝えてみたり、近況報告をしたり、スカウト時に触れなかった求職者のプロフィールに触れてみたりetc。
DRを扱っている ”中の人”がわかるようなメッセージを送信できるととても良いですね。

3. 送る人がいない

DR運用をスタートして1ヶ月後には、一通り理想の人には声をかけきってしまい、アクティブな求職者が見つけられない状態になることが多いです。ハートブレイク要素No.2。送る人がいないので、辞める、のではなく選別方法を変更する勇気を持ちましょう。
求職者の希望職種や業界は活動する中で変化することもあります。まずは自社に興味を持ってもらうことがDRでは重要です。
このような背景を理解しながら、登録学生の全員がスカウト対象であることを忘れず、条件の幅を再検討してください。

DRツールの中にはオリジナルメッセージではなく、定型文のみでのスカウト方法もあります。本当に送る人がいない、という場合はこれを活用し、一週間以上ログインしていない求職者に一括で声をかけログインを促しましょう。
スカウトメッセージが届くと求職者へメール等で通知するDRツールが殆どです。通知機能を上手く活かせば、直近ログインしていなかった求職者も興味を持ってログインしてくれます。

4. 時間がとれない

・担当者を増やす
一人で対応できないなら、担当者を増やしましょう。そして可能であれば上の役職者の方を巻き込んで取り組みましょう。DRでは気軽に人事・採用担当 者とメッセージのやり取りができることを強みとしています。そのため、求職者からそんなことも聞く！？というピンポイントな質問をされることも本っっっ当に良くあります。「これは上に（別部署に） 確認しないとどこまで伝えていいのかわからない…」と保留にして返答を長引かせてしまうより、即判断できる方に直接返答してもらった方が早いです。

・メッセージが届くのは、業務時間内にできるようにする
「スカウト作業にも慣れ、学生からの反応も出てきたが、求職者からの個別 メッセージに返事する時間がない！」
「説明会などのイベントや選考で忙しくてそもそもスカウトを送る時間が取れない！」
などなど、就業時間内に対応ができないから、と朝早くにメッセージを送ったり、夜遅くに対応したり、休日対応することも出てくると思います。が、絶対にやらないでください。
この会社は時間外にも業務させる、ブラックだ、という印象を与えてしまい、エントリーしない、イベント予約しない、選考に進まない、という最悪な状況に陥ります。
求職者は求人情報を見ています。勤務時間を把握しています。必ず求人情報に記載している勤務時間内に対応することを意識しましょう。

DRツールによっては時間帯を指定 してスカウトを送信する 予約機能や、求職者から反応があった場合即返答をする自動返信機能が付いているものがあります。他の業務との兼ね合いもあり、どうしても勤務時間中に対応できない場合はぜひ使用してみてください！ゴールデンウィークや年末年始などの長期休暇中にリマインドメッセージを送信予約することもでき、連休明けに求職者が音信不通になることも防ぐこともできます。

・朝、昼、晩、1日３回は必ず対応する
求職者からメッセージが届いていたのに、返事をするのに1日以上間を開けてしまうこともあると思います。が、これもNG。必ず当日中に対応できるように、前日の夜に来ていた内容は翌朝 に対応できるように、1日3回必ず対応するようにルーティーン化しましょう。また、スカウトもログイン時間によって求職者の色が変わりますので、朝、昼、晩で送るようルーティーン化しましょう。自分がスカウトにかけている時間を逆算して、 必ず対応できるよう時間を確保しましょう。

・1日3回無理ならせめて一回！
返答までに1日以上時間がかかることが予想される状況の場合は、返答に時間がかかる旨を簡単でいいので一言求職者に伝えましょう。大切なのはスピードです。

5. 機能の活用で解決できるお悩みも！？

DR運用をスタートしてよく出てくるお悩みの数々、ツールを提供している運営会社も既に「よくある」お悩みは把握しています。
お悩み解決の手段が既に機能として実装されていることが多いので、機能を知り、最大限活用することが、DRの運用ではとても大切なのです。でも実際には、機能の活用が徹底できていない企業様からのご相談も受けるので、もったいない！と感じること、非常に多くあります。

機能活用でまとめた3つの他にも、イベント・選考フェー ズを管理するための機能、マッチ度の判定、就職活動の状況がわかる機能など様々なサービスがあります。他にも、一定期間に送信できるスカウト数や、求職者側が承認 できるスカウト数に制限があるサービスなどもあり、企業と求職者が本気で接触できるよう、工夫しているツールもあります。ツール提供会社は日々様々な新機能・ 新サービスを 提供しています。ツールの特性を上手く考えながらスカウトを行う必要があるのです。

使用ツールによって機能は千差万別。私たちの日々の運用代行でも機能を熟知するように努めています。また、新機能が追加されれば、最大限活用した運用方法を日々試行錯誤しながら実行しています。利用ツールの機能を最大限理解し、活用することでより良いスカウト運用が可能になります。

でも、そんな覚える時間もないし…ということであればぜひ一度弊社にご相談ください。機能を知らずにDR運用するのは、とても勿体ないです！

まとめ

よくあるお悩み4つとその解決法をご紹介いたしましたが、私たちが行っているノウハウのほんの一部です。まだまだ活用できる解決方法があります！

上手くいかないからといってすぐ諦めるのではなく、課題を見つけ、改善し、 再度挑戦することがDR運用するにあたって大切なことです。DR運用も 採用業務の一つ。DRツールを通して自社をマーケティングしている事を自覚し、きちんと対応時間を確保しましょう。