【ビジネスシーン】正しく伝わるために気をつけること4つ

2021年3月30日 08:55

　こんにちは〜インフラエンジニアのtamolabです！
皆さん誰かに物事を伝えるときに意識しいていることはありますか？今回はビジネスシーンで使える、正しく伝わるために気をつけることを4つ紹介したいと思います。この4つがちゃんと考慮されていれば、受け取り側も迷いなく正確に理解してくれると思います。

1. ビジネスシーンでの伝え方について

　ビジネスシーンといえば、会社間通しの情報共有と思われがちですが、皆さんが何気なく受け取っているメルマガなど、利用者にお知らせする時も送信者にとっては立派なビジネスシーンと言えます。今回はセントラルスポーツからのメールを題材に解説したいと思います。最初に言いますが、セントラルスポーツからのメールは非常に素晴らしいものでした。

2. ① "お願い"、"お知らせ"を意識して使う

　タイトルにも使いがちですが、「お願い」「お知らせ」をしっかりと使い分けましょう。相手に対して100%何か動作を促す「お願い」事項なのか、相手に対して動作を促すものでない「お知らせ」事項なのか、意識できていますでしょうか。送り手が相手に対して何をさせたいのか、何を知っておいてもらいたいのかをちゃんと整理して、書くようにしましょう。

3. ② 概要を一言で書く

　冒頭には概要を一言で書きましょう。背景とか手順とか重要事項はたくさんあると思いますが、まず最初に何に関する案内なのかを一文で書くと良いです。

4. ③ 詳しい話は専用ページを作成する

　システムの廃止や今回の例のような会員証カードの廃止などでは、その背景や利用手順、スケジュールなどたくさん伝えないといけないことがあると思います。その時はお知らせ専用ページを作成して、そちらに誘導しましょう。メール本文にだらだら書いても読み手は読まないと思ってください。私も読みたくありません。お知らせページが作成できない場合は、PDFなどの資料をクラウドストレージ（Google Drive、Box、Dropboxなど）にアップロードして、その共有リンクを作成してメールに記載するなども考えられます。