社内管理画面のデザイン改修による効果と学び

SaaS / BtoB / HRtechの株式会社SCOUTERでデザイナーをしています、
たまご（@tamago_78）です。

現在私のチームでは、人材紹介エージェント向けのwebサービスを作っています。

先日、社内CS（カスタマーサクセス）チームの使う管理画面の改善版をリリースしたのでその効果と学びについて書こうと思います。

リリース内容

サービスの特性で、転職者の履歴書を一度社内確認するという業務フローがあります。
今回は、社内チーム向けに、それを簡単にチェックできるページを作成しました。

なぜ確認が必要なのか？

CSチームの確認作業は必須です。
これは、

- 応募条件に満たしていない場合がある
- 誤字脱字・抜け漏れのチェック

が、あるためです。
無駄な選考を発生させない、人事の手間を省く為に行なっています。

現状の課題

この業務は、半年前は1日数十件でしたが現在はユーザーが増え当時の10倍になっています。
対応に1件あたり1分ほどかかり、1日に2~3hかかってしまっています。
もちろんCSチームは他にやることがたくさんある為、効率化して時間を短縮することを望んでいます。

時間がかかる要因

時間がかかってしまう要因は、大きく分けて3つです。

要因① 履歴書を都度DLしなければいけない（後で削除という手間も）
DL/削除に時間と手間がかかっていました。

要因② スクリーンを切り替えて照合しないといけない
1つの画面では求人票を開き、もう一つの画面では履歴書を開いて2つを照合する必要がありました。ディスプレイが常にあれば解決されるのですが、CSチームの方々は外出先で作業することがある為そんなわけにもいきません。

要因③ 入力フォームがモーダルで不便
修正がある時は、エージェントにその修正内容を伝えます。
その際に履歴書等のテキストをコピペすることがあるのですが、入力フォームがモーダルなので入力中にコピペが必要になった時に一度モーダルを閉じなければなりません。

ソリューション

ソリューション①
エージェントから送られてきた履歴書を毎回DLしないと確認できない仕様から、ブラウザ上でプレビューできるようにしました。

ソリューション②
画面を2分割にして、1つの画面で照合できるようにしました。

ソリューション③
モーダルである必要は特にないので、廃止しました。

スピード重視の配置

とにかく早く目的を達成することが求められているので、早く達成できるよう工夫した3点です。

① カーソルの移動する範囲を極力狭くする
② スクロールが長いので上に戻るボタンを配置
③ 承認ボタンへすぐ移動できるようページ内リンクを追従ヘッダーへ配置

リリース後の成果と学びとまとめ

このリリースをしてから2週間ほどたちました。
結果としますと、
1件あたりの時間の平均を1分→40秒まで改善することができました。

以下、CSチームから貰った他のFBです。

・処理がとても早くなったのでそれを考えると1時間/日は効率化してる
・DLの待ち時間やスクリーンの遷移が不要なので作業が楽
・DLによる個人情報の無用な散乱が防げる

その一方、追従ヘッダー内に違う挙動の要素を押し込んでしまったため、「想定と違う動きをした」というFBを貰いました。

挙動の違う要素を同じUIで表現してしまったのが失敗でした。。。


社内の業務改善により、採用までのリードタイムの短縮にもなりました。社内で使う画面は後回しにしがちですが、結果的にユーザー（エージェント / 求人企業）へ良い影響が出るので課題はどんどん潰していこうと思います。