社内オンライン・イベントの手引き 〜社内でオンライン・イベントをやってみたいけど、具体的な段取りって、どこにまとまってるの〜〜〜⁉️⁉️😭✋💦💦💦→いやもう、ｧｰｼがまとめりゃいいって、ｺﾄ‼️🥵🫵💥💥💥 編〜
こんにちは。はじめましての方は、はじめまして。
たまきです。
今回、Sun* Advent Calendar 2023 23日目の担当として、参加させていただく運びとなりまして。人生初の、記事を執筆します。ドキドキのドキです。わっしょい。
この記事では、僕が社内で、オンライン・イベントを企画した際の「段取り」について書こうと思います。
僕の所属しているSun* では、有志による社内向けオンライン・イベントが多く開催されている印象なのですが、いざ、自分が企画し、実施しようとした時、
「待って...オンライン・イベントの運営するための情報、実はまとまってなくなイカ⁉️🦑💦💦💦」
と思ったので、今回の記事テーマに選びました。
もし今後、他の誰かが「社内でオンライン・イベントを開きたいな〜」となった時の、参考記事になれたら、嬉しいです。
ちなみに、この記事では、イベント自体の進行については、ほぼ触れません。（いわゆるファシリテーションのコツとか）
イベント自体の進め方となると、イベント内容に大きく左右されるため、この記事では、「イベント「前」の段取り」と「イベント「後」の段取り」という、比較的、汎用性のありそうなナレッジに、フォーカスを当てます。
◉ こんな人にオススメの記事 ◉
・社内のオンライン・イベントを企画してみたい人
・イベント前後で、どう準備が進んでいるのか、興味がある人
〜 自己紹介 〜
改めまして、たまきです。
漢字はワインレッドな香りのする玉置ではなく、田んぼの田に、海苔巻きの巻きで、田巻と書きます。
Sun* では、プロジェクトマネージャーをしております。
あっちゅーまなもんで、2022年の10月、Sun* にポテンシャル採用でPMとして入ったと思ったら、執筆時点で、もう1年と2ヶ月が経ちました。あらま。
PMとして、「こうすればPJは成功する！！」的なことを書いてみたいものですが、残念ながらそんな魔法のナレッジは僕にはなく、学び学びな今日この頃です。力が欲しい...と思う𝔼𝕧𝕖𝕣𝕪𝕕𝕒𝕪毎日です。
閑話休題。そんな僕が、何書けるカナ😅🤣🤚🙂と悩み、選んだテーマは、「社内のオンライン・イベントの段取り」です。
〜 イベント実施の背景 〜
そもそも、なんで社内でオンライン・イベントを実施することになったかをお話しします。
ある日、ふと社内Twitter的環境で、以下のような呟きをしました。
すると、「私も知りたい...」「僕も...」と、僕と同じ同志が見つかり、同志諸君の熱い𝓗𝓮𝓪𝓻𝓽（ハート）から、2023年某日、ナレッジシェアイベント運営チーム「節子の会」結成。
この運営チーム主導で、ベテランの方々に、キャッチアップのコツを聞く「節子の部屋」というナレッジシェアのイベントを開催しよう、という流れとなりました。人生、何が起こるかわからないものです。
◉ イベント「前」の段取り ◉
では、オンライン・イベント開催に際しての、段取りをまとめようと思います。
まずイベントの準備フェーズ。
ここでは、とにかく「ふわっとしたポイント」をなくすように心がけました。
今回のケースでいえば、「キャッチアップについて、じゃあ何を聞こう」「いつ開催しよう」「ゲストにはどう打診しよう」というプロセスはもちろん、
「じゃあこれ、誰がどう進めるの？」というボール持ちまで、明確にしていくことを意識しました。
「なんとかなるだろう」「誰かがやってくれるだろう」というマインドは、
当日ファシリテーションがぐだぐだになる or ゲスト任せの進行で、ゲストに負担を与える
○○の調整をしないといけなかったけど、実は誰もやってなかった
みたいな事態を高確率で招きますので、そうしたリスクを、とにかく潰します。
① キックオフMTG
最初は、決めることがボリューミーです。なので、決めることをリストアップして、口頭ベースの打ち合わせで、パパッと決めていきます。
チャットでもできるかもしれませんが、チャットだと、文章の誤読や把握の抜け漏れ由来の認識齟齬、やりとり自体にラグが発生しやすいので、特にイベント企画初期は、口頭ベースでのやりとりがいいと思います。
イベント運営陣は、僕含めたPM2人と、デザイナー1人。
この3人でキックオフMTG（ミーティング）をセットして、Figmaを画面共有しながら、内容を固めました。
（口頭でのやりとりの際は、ホワイトボード的なツールを用いて、図や付箋を使いながらの方が、認識齟齬が生まれにくいです）
今回のMTGでは、以下の５つを決めました。
テーマ・聞きたいこと決め
ゲスト選定
イベントの形式
スケジュール
担当決め
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AGENDA：1「テーマ・聞きたいこと決め」
1. キャッチアップの勘所
・見るべき資料の選定（全部の資料を見るわけではないと思うので
2. キャッチアップの段取り
・どこから着手するのか、インプットすることリスト
・（あれば）思考フレームワーク
3. (MTG時などで)ここわかんねえやって時のごまかし方
キャッチアップについて、という大枠の中で、「じゃあどんなことを聞きたいか」というのを、各メンバーでブレスト的に上げていき、上記の内容を聞くことにしました。
打ち合わせの中では、キャッチアップに縛らず「どんなことを聞いてみたいか」というテーマでブレストしています。ファシリテーション、オンボーディング等についても聞いてみたい、という話も出ましたが、最終的に、「キャッチアップ」のテーマに収束させ、質問をまとめました。
AGENDA：2「ゲスト選定」
・PM・デザイナー・ エンジニアから、3人のゲストを呼ぶ
・都合つかない場合を踏まえ、第一候補3人・第二候補3人まで決める
・相談のイメージとしては、以下のフロー図のイメージ。
認識齟齬防止になるので、おすすめカモ...🦆
今回の「キャッチアップ」というテーマは、どの領域でも必要なアクションです。そのため「領域を超えた形でゲストを呼ぼう」ということで、PM・デザイナー・エンジニアの3セクションから、1人ずつゲスト選定をしました。
また、人数が増えると、それだけで日程調整が難しくなっていくため、候補は第一候補3人・第二候補3人まで決めました。
「ゲスト候補全員、全く日時が合わない」というリスクもありますが、あらゆるリスクを検討しすぎてもスタートダッシュが遅くなるので、初期のMTGでは行動に起こせる具体的方針を決める＋ダメだった時のリカバリー1〜2案くらいまで決めれば、OKかと思います。
ゲスト選定はイベントの要となり、話し合いに時間を要します。そうした重いアジェンダについては、口頭ベースでやりとりした方がいいです。
加えて、ゲストの名前を上げた時のメンバーの反応（温度感）も直に知れるので、納得感のある判断ができると思います。
AGENDA：3「イベントの形式」
所要時間：1.5h
形式 ：zoomを使った公開型オンライン・イベント
開催日 ：8月第１週(仮)。
→日時は、ゲストのご予定を鑑みて、決める。
その他 ：イベント観たいけど、参加できない人のために、画録も検討。
イベントの形式は、過去にSun*で行われたオンライン・イベントを参考に、パッと決めました。
イベント内容やイベントのターゲットに応じて、最適な時間や形式が変わるかもしれませんが、
今回については「一旦これでやってみよう→イベント後に振り返って、最適な形式を探ってみよう」というトライアンドエラーのスタンスで進めました。
AGENDA：4「スケジュール」
【7/20~7/21（キックオフをした週）】
・出演打診
【7/24~7/28（翌週）】
・出演打診(バッファ。他候補者繰り上げ時など)
・ゲストのスケジュールから、イベント開催日時の調整
・イベント名検討・告知文作成
・社内全体Slackへ告知
【7/31~8/4（翌々週）】
・イベント開催（仮
各メンバー共に、通常業務をこなしながらの進行になるので、負担がないように、だいたい2〜3週間のタイム感で、以下のスケジュールで進めてみることにしました。
（ちなみにゲスト打診を進めていった結果、最終的に8/8に開催することとなりました。）
AGENDA：5「担当決め」
一通りやることが見えて来たら、各ゲストへの出演打診の担当の割り振りなどを決めます
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MTGに関しては議事録にします。
決定事項や宿題事項を、改めて見返しやすくなるのと、MTG後、メンバー間で認識齟齬がないかの確認もできるためです。
（事実、この記事を書くときにめちゃくちゃ役立ちました。グッジョブ、私。）
議事録はこんな感じ。
議事録の粒度ですが、そこまでコストをかける時間がない or 運営メンバーの認識が合っていれば、あまり細かく書かなくてもいいと思います。
（決定事項、宿題事項の記載のみで済ませるなど）
②チャットでの詳細詰め
ゲストの打診状況含め、イベントに際しての細かな点については、チャットベースで進めました。
具体的なトピックは、以下の通り。
ゲスト打診状況・結果共有
イベント日時決め
イベント名・告知文
zoom URLの発行・録画準備
Miroの発行
イベント参加者向けの、任意アンケートの作成
「あとからイベントを見始めた人でも追えるように、リアルタイムでトピックに対しての付箋貼って、イベント状況を可視化したいね」
「イベント後にアンケートも用意したいね」
という話が出たので、Miro用意やアンケートの作成も行いました。
それと、ちょうどこの頃、slackのCanvas機能が実装されていたので、TODOや成果物は、以下のような感じでCanvasに記載し、管理をしました。
今回のオンライン・イベントのように、少数精鋭で動き、準備期間もそこまで長期ではない場合、この粒度での管理の必要はないかもしれません。
ただ、チャットベースだと、どうしても情報が流れやすいので、チャットで進行するフェーズでは、こうしたWiki的な、一枚のページで進捗や情報、成果物を管理することをオススメします。
③告知・アナウンス
今回のイベントは業務時間後の開催となるので、参加者の予定調整のための期間も踏まえ、イベントの前週にイベントのアナウンスをしました。
加えて、
「当日、余力あれば行こうかな〜」→当日、そもそもイベントのことを忘れてしまっていた
という方のこともケアし、当日の夕方にも、リマインドのアナウンスをします。
イベントの「前」の準備は、こんな感じです。
< イベント当日 >
イベント当日は、以下のような段取りで進めることとして、メンバーにも連携しつつ、進行しました。
冒頭に述べたように、この記事では、イベント開催前後の段取りにフォーカスを当てるため、当日のイベントの模様やどんなディスカッションがあったのかは割愛します。
ちなみに、イベント自体は、これといった大きなトラブルもなく、無事終わりました。
「ゆるっと、よしなにファシリテーション」を掲げた影響か、想定よりも、僕がゆるっと話を広げすぎて、タイムマネジメント面で他の運営メンバーをハラハラさせたことを除いて。
（反省しています。みんなごめん。許してほしい。）
◉ イベント「後」の段取り ◉
イベント後は、以下の対応を行いました。
①ゲストへのお礼
とても大事です。
ゲストの皆様、改めて、お礼の気持ちを伝えさせてください。
ありがとうございました。
𝑩𝑰𝑮 𝑳𝑶𝑽𝑬______
𝕗𝕣𝕠𝕞 𝕋𝔸𝕄𝔸𝕂𝕀
②アンケート＋アーカイブの展開
参加者向けの任意アンケートと、画録の展開をしました。
アンケートは、回答のコストを、少しでも軽減することを意識します。
そもそも「任意アンケートに答えてもらう」ということ自体が、本当にレアなことですし、そんなレアな回答者の負担は、可能な限り抑えます。
例えば、必要最低限の項目数で、回答に頭を使うような内容の質問は避ける、といった形で構成します。
（実際に作成したのは、僕ではなかったので、レビューの際の観点として、上記を意識していました。）
アーカイブは、公開する前に、ゲストへ必ず確認します。
特に、イベント内でPJの機微な情報が出てしまっていた場合、画録を全体に共有することがNGになる可能性が高いので、そうした情報がないかどうかも含め、確認してから、展開します。
③振り返り
やってみてどうだったか、という振り返りを、運営メンバー間で行いました。
「次回はこんなテーマも扱いたいね❣️❣️」
「匿名でコメントが入力できるようになったら、さらにコメント率上がるかな❓❓😃😆👍😁」
と、次回開催に向けて、やってみたいこと・気になることを話し合ったり、上述のアンケート結果を踏まえて、どんな改善ができるか、ということについて話し合いました。
今回のイベントの場合、次回テーマについて以外にも、定例会をセットするといった、会議フローなど、運営の進め方についても触れました。
〜 まとめ 〜
本記事では、実際に筆者が企画・開催した公開型オンライン・イベントを例に、どのような段取りで進めたのかについて、紹介しました。
最後に、ポイントをまとめます。
イベント「前」の段取り
最初期は、キックオフMTGといった、口頭ベースのやり取りで、内容・段取りを詰めていく。
その際、何について話すかは、事前にリストアップしておくこと。
→イベント形式、テーマ決め、ゲスト選定etc...詳細な詰めは、チャットベースで進める。
ただし、情報が流れやすい性質があるため、TODO、成果物はどこかにまとめておくイベントの告知は、参加者のスケジュール調整、当日忘れてしまうリスク等を踏まえたスパンで、告知・アナウンスを行う
イベント「後」の段取り
ゲストのお礼はちゃんとする。画録を公開する場合は、合わせて公開OKかを確認する
アンケートとアーカイブの展開をする。アンケートは、回答してくれること自体がすごいことなので、回答のしやすさを踏まえた項目にする。
振り返りをする。アンケート結果も踏まえながら、次回に繋がる反省点や、ブラッシュアップしたいことについて扱う。
こうして、改めて振り返ってみると、どれも当たり前のことのように思えてきて、「別に文章化しなくても、よく考えたらわかることでは...?」と、あたりまえ体操を踊っています。
ただ、イベント企画当時の僕は、「こうすればいいのかな？ああすればいいのかな？」と手探りでやっていましたし、そうした状況になっている方もいるのでは？と思って、今回の記事テーマに選びました。
もし、そんな当時の僕と、お揃いな状態の子羊たちの一助になれば、これ幸い。
ここまで読んでくださった、心優しいあなたへ。ありがとうございました。
その優しさを大事にして、これからの人生を歩んでください。その優しさは、きっと報われます。
あと気が向いたら、社内でオンライン・イベントも開催してみてください。
ではでは。