「なんとか回してる」バックオフィス業務〜内製化のジレンマ〜
バックオフィス業務について「このままでいいのかな？」と感じている企業は多いのではないでしょうか。
企業の規模によって課題も異なり、例えば小規模企業では「人手不足」、中規模企業では「属人化」、大規模企業では「人手不足」と「属人化」が大きな問題として挙げられます。
こうした課題を抱えながらも、多くの企業が「なんとか回している」という感覚で日々の業務を進めています。
しかし、この「なんとか回せている」という状況が実は落とし穴で、問題を先送りにしがちな現象が生まれやすいのです。
「なんとか回っているから急ぐ必要はない」という認識では緊急度がどうしても落ちてしまい、問題解決が後回しになってしまう──この「なんとか回している」感覚こそが、じわじわと企業にダメージを与える構造的なジレンマの原因ともいえます。
人手不足は"組織"の問題なので、ボディーブローのようなもので、表面上は何も問題がないように見えても、じわじわとダメージが蓄積し、気づいたときには大きな影響を受けているという状態です。一撃で大ダメージを受けるわけではないため危機感が薄れ、気がついたときには大きな負担としてのしかかってくる。このボディーブローのようなダメージが、企業にとって無視できないリスクになり得るのです。
脱線しますが、会社のカルチャーもそんな感じですよね。リモートワークに切り替え、新たな人が入社したり離職するなどの入れ替えの過程でじわじわとカルチャーが薄くなり、気付いたら会社のカルチャーが変わってしまって（あるいは無くなり）、業績の頭打ちやコアメンバーの相次ぐ離職など、後から取り返すことが困難な状況になってしまう、、みたいな、そんな感じです。
なぜアウトソーシングが進まないのか？「内製化の安心感」に潜むリスクとは
「だったらアウトソーシングを使えばいいんじゃない？」と思うかもしれませんが、多くの企業は「内製化」、つまり自社で業務を行うことを選んでいます。その理由として、「外に任せるとコントロールが効かなくなるのが怖い」「コストが高くつきそう」「社内にノウハウを蓄積したい」といった不安や希望が背景にあります。自社の人材で運営すれば、安心感もあり、品質管理もしやすいと考えられがちです。
ただ、この「内製化」の選択が、実は企業にとって新たな重荷になることもあります。特定の人に業務が集中することで属人化が進んだり、日々の業務に忙殺されて改善が後回しになったり、結果的に企業全体のパフォーマンスが低下してしまうリスクもあるのです。
「なんとか回せている」という現状があるため、緊急性が感じられずに改善が先送りされ、その分負担が徐々に増していく。こうして積み重なった負担が、企業の成長や効率を阻害する根本的な問題となる可能性があります。
内製化とアウトソーシング、どちらを選ぶべき？
もちろん、内製化とアウトソーシングにはそれぞれの良さがあります。内製化のメリットとしては、自社での管理がしやすく、社内にノウハウが蓄積される点が挙げられます。特に企業にとって重要な業務は、内製化することで品質を自社で担保しやすくなります。
しかし、内製化には「リソース不足」という大きな課題もついて回ります。社員にかかる負担が増えすぎると、作業効率が下がったり、ミスが増えたりして、結果的に企業全体のパフォーマンスに悪影響を及ぼします。
こうした状況では、アウトソーシングを活用して、限られたリソースをコア業務に集中させるのも有効な手段です。特に専門知識が求められる業務やルーチンワークは、外部のプロに頼ることで、業務の効率化が期待できます。
じゃあどうすればいい？まずは見える化から始めよう
内製化とアウトソーシングのバランスを上手に取るためには、まず自社の業務内容や負担を「見える化」することが重要です。「どの業務に時間を使っているのか」「属人化している業務はないか」「もっと効率化できる業務はないか」といった視点で、現状を洗い出してみましょう。
こうした整理を行うことで、「この業務は外部に頼むのがベストかも」といった新たな視点が見えてきます。
見える化を進めると「アウトソーシングのほうが効率的かも」と思える部分が出てくるはずです。特に、定型的な事務作業やルーチンワークはアウトソーシングしやすい業務ですので、まずは試してみて、自社にとっての最適なバランスを見つけるのも一つの手です。
「なんとか回している」うちに次の手を打つ
「なんとか回している」からこそ、今見直しが必要です。アウトソーシングは短期的なコスト削減だけでなく、将来的な成長や効率化のための投資でもあります。日々の業務に忙殺されることなく、しっかりと未来に向けた準備を整えていくことが大切です。
アウトソーシングを適切に活用すれば、企業はコア業務に集中でき、全体のリソースを効果的に使うことができます。企業の成長を妨げる負担を溜め込む前に、内製化とアウトソーシングのバランスをしっかり見直し、今後に向けた柔軟な体制を整えていくことが、組織崩壊などの大きな問題を未然に防ぎ事業成長していくために重要だと思います。
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執筆者
信濃拓実
2022年に株式会社Crowd Mooveを創業し、バックオフィスを中心としたアウトソーシングサービス「Crowd Mooveアシスタント」を運営。
ベンチャー企業を中心にオペレーション設計やマニュアル作成・現場運営を行っている。プロジェクト推進と業務効率化・自動化のノウハウを活かして月間3000時間以上のバックオフィス業務を代行している。