バックオフィス業務のアウトソーシング入門書
特に中小企業がコア業務に集中し、売上を最大化するためには、バックオフィス業務を効率よく処理する必要があります。
しかし、これらのノンコア業務は、時間やリソースを消費する一方で、直接的な利益を生まない・・・。
ここで注目されるのがバックオフィス業務のアウトソーシング。人手不足な中、社内のリソースはなるべくコアな業務に使いたいというのは多くの会社で抱えている課題だと思いますので、有効に使えればかなりメリットは大きいと思います。
実際に、中小企業の約7割がバックオフィス業務を外注しているみたいですね。
この仕組みを使えば、ノンコア業務を外部に委託し、組織全体のパフォーマンスを向上させることが可能です。
1. バックオフィス業務とは
バックオフィス業務とは、経理や人事、総務など、企業運営の裏方を支える仕事を指します。これらの業務がうまく機能しないと、日常の業務や社員のパフォーマンスに悪影響を及ぼすことがあります。
しかし、これらを社内でフルタイムで処理しようとすると、リソースやコストがかかりすぎるという課題が浮き彫りになります。
よくある課題
リソース不足でコア業務に集中できない
バックオフィス業務に時間を取られ、コア業務に専念できなくなる。採用工数や期間の増加
新しい人材を採用するにも、採用コストや時間がかかる。育成リスクと離職リスク
採用した人材が定着しないこともあるため、リソースの無駄になりやすい。
2. アウトソーシングのメリット・デメリット・解決策
中小企業のバックオフィスの課題の多くは、アウトソーシングによって解決できます。
メリットとデメリットをできる限り端的かつ具体的に洗い出しましたので、特にアウトソーシングを検討中の方は是非確認してください！
＜メリット＞
🔴コスト削減
人件費の大幅削減：採用、教育、社会保険などの固定費が不要。
従量課金で無駄をカット（弊社のみ）：必要なときにだけ依頼でき、運営コストが最適化。
オフィス不要で経費節約：リモート運営で設備やスペースの維持費も削減。
🔴時間の節約
ルーティン業務を外注して負担軽減：経費処理、メール対応、会議設定などを効率化。
社員はコア業務に集中：営業、マーケティングなどの本業に専念できる。
迅速な対応で顧客満足度向上：即対応で信頼を獲得。
🔴柔軟な対応
繁忙期や繁忙時間の支援：業務増加時にすぐにサポートを追加。
24時間体制が可能：海外パートナーを活用し、時差を利用した夜間対応も実現。
社員の欠員を即カバー：休暇や急病にも迅速に対応できる。
🔴プロフェッショナルの活用
即戦力を確保：しっかりした業者を選べば、高い品質が担保される。
教育の手間を削減：業務開始までのトレーニングが不要。
多言語対応で国際展開にも強い：海外顧客への対応もスムーズ。（ぎょうs）
＜デメリット（＋解決策）＞
🔵コミュニケーションの難しさ
問題：対面でのやり取りがないため、意思疎通のズレや誤解が生じやすい。
解決策：定期的なオンライン会議やチャットツール（Slack、Teamsなど）を使い、こまめな確認を徹底。
🔵社内ノウハウが蓄積しにくい
問題：業務を外注することで、社内に業務知識やノウハウが残りにくい。
解決策：重要な業務の手順や知識は社内にドキュメント化し、引き継ぎを明確にする。
🔵外注先の依存リスク
問題：特定のアウトソーシング会社に依存すると、トラブル発生時にリスクが集中する。
解決策：複数のアウトソーシング先を活用したり、契約内容を見直してリスク分散を図る。
🔵データ漏洩やセキュリティリスク
問題：業務データを外部に委託することで、情報漏洩のリスクが増加する。
解決策：二段階認証や暗号化通信を採用し、信頼できるパートナーを選定する。
🔵コストが予想以上に膨らむ可能性
問題：従量課金制で依頼が増えると、予算を超えることがある。（弊社のみ）
解決策：事前に予算枠を設定し、契約内容や作業範囲を明確に定めて管理。
🔵外注先の品質や対応のばらつき
問題：パートナーによって、業務の品質や対応速度に差が出ることがある。
解決策：パートナーの実績やレビューを事前に確認し、契約前に試験的な業務を依頼する。
🔵企業文化や価値観の違い
問題：外注先が企業文化や価値観を理解しないと、期待通りの対応が難しいことがある。
解決策：業務開始前に自社のビジョンや価値観を共有し、丁寧なコミュニケーションを心がける。
3. 具体的にアウトソーシングできる業務は？
バックオフィス業務というと結構幅広くなってしまうので、その中でアウトソーシングに適している代表的な業務をいくつか紹介します。
経理
請求・支払い管理
請求書・見積書の作成・送付
支払期限の管理とリマインダー通知
経費精算サポート
領収書・レシートのデジタル管理
経費精算システムへの入力と処理
会計システム管理
クラウド会計ソフト（freee、マネーフォワードなど）へのデータ入力
取引明細の整理と仕訳登録
給与計算の補助
社員の勤怠データ収集・管理
給与計算や支払いサポート
経理業務は正確さが求められる一方、時間と手間がかかるため、企業にとって負担が大きくなりがちです。社内だけで対応するとミスや遅延のリスクも高まります。
経理は外部に委託（丸投げ）し、社員は本業に集中する（できるだけ最終チェックのみ）といった体制をとる会社は、特に中小企業だと非常に多いです。
月によって業務量が変わる可能性がある場合は、固定料金ではなく、必要な時だけ依頼できるような柔軟で無駄のない運営が大事です。
秘書・事務
スケジュール管理
ZoomやGoogleカレンダーでの予定調整・管理
リマインダーの自動送信
オンライン会議サポート
会議リンクの発行、参加者への通知
会議の議事録作成や共有
メール・チャット対応
クライアントや取引先とのメール代行
チャットツール（Slackなど）での対応・連絡
出張やイベントのオンライン手配
航空券や宿泊先の予約管理
イベント参加の申込代行
給与計算や勤怠管理、社会保険の手続きなど、複雑で細かな対応が求められる人事業務もアウトソーシングに適しています。
カスタマーサポート
メール・チャット対応
顧客からの問い合わせ対応（注文状況、サービス案内など）
FAQ対応やテンプレートを使った迅速な返信
SNS・レビュー管理
SNSでのコメントやメッセージの対応
レビューへの返信、評価の管理
データ入力・更新
顧客情報や問い合わせ履歴のシステム入力
CRMやサポートツールのデータ整備
顧客からの問い合わせ対応やサポート業務もアウトソーシングすることで、社内の工数が下がります。
また、知見のある発注先だと、「カスタマーサポートはスピードが命」としっかり理解しているため対応が早くなる→満足度が上がります。
カスタマーサポート部分は内製している会社が多いとは思いますが、オペレーショナルな部分の業務だけ外注して、浮いた時間で上流の戦略・施策部分をテコ入れする体制が、最も事業インパクトが大きいです。
4. アウトソーシングを成功させるためのステップ
1. 業務の洗い出しと優先順位付け
まずは、どの業務を外注するべきかを整理します。経理、秘書、カスタマーサポートなど、専門的で時間のかかる業務が候補です。
重要だけど負担が大きい業務を優先し、「どの業務が本業に集中する時間を増やすか」を考えましょう。
2. アウトソーシング先の選定
業界に強いパートナーや信頼できる実績があるか確認します。いきなり全面委託ではなく、一部の業務で試して、品質や対応を評価するのがおすすめです。
3. 契約内容を明確化
依頼する内容、期間、範囲を詳細に定め、双方の認識を揃えます。従量制や固定制など、予算に合った料金体系を選び、予想外のコストが発生しないように契約内容を細かく設定しましょう。
4. コミュニケーション体制の構築
オンライン会議やSlackを使い、定期的に進捗を確認します。双方の担当者を決めておくと、連絡がスムーズになります。
5. クラウドツールを活用する
Google DriveやTrelloなどで資料やタスクを共有し、データ管理を一元化します。freeeやマネーフォワードを使うことで、経理業務の効率化も進みます。
6. 成果を定期的に評価する
時間削減やコスト削減、顧客満足度などのKPIを設定し、アウトソーシングの効果を測定します。課題が見つかれば契約内容や業務範囲を柔軟に見直しましょう。
7. 長期的な関係の構築
良いパートナーには感謝を伝え、信頼関係を強化しましょう。定期的に改善点を話し合い、より良い取引を目指していくことで、長期的な協力関係が築けます。
5.まとめ
アウトソーシングの導入することで、リソースを効率的に使い、より重要な業務に集中できるようになります。（中小企業にとって事業インパクトがかなり大きく変わります）
まずは、小さな業務から試してみてはいかがでしょうか？
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バックオフィス、事務作業などのノンコア業務を丸投げし、コア業務に集中できる環境を実現するものとなっています。
・人手は足りないけれど、正社員を雇うほどではない
・スポットで細かい業務を外注したい
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