鈴木's Topic【仕事の進め方編】
こんにちは！Crowd Mooveインターン生の牧田です！
Crowd Mooveでは、経営陣やインターン生が○○'s Topicという形で、
・今後仕事を進める上で知っておくべきこと
・最近学んでみんなに共有したいこと
等を数分程度の動画でアウトプットを行って他のメンバーに共有するというユニークなカルチャーがあります。正社員だけでなく、インターン生も主体的に発信する取り組みは珍しいのではないでしょうか！？
本日は第2回目の紹介で、弊社執行役員の鈴木さんからインターン生に向けたTipsを3つ紹介させていただきます！
今回のTopic
分からないことがある状態でmtg・会話を終わらせない
プレゼンの鉄則3M
リスク管理の考え方
1本目：【分からない事がある状態でmtg・会話を終わらせない】
1つ目のトピック：【分からない事がある状態でmtg・会話を終わらせない】
①前提：「分からない事がある状態でmtg・会話を終わらると、、」
・疑問点を残したまま仕事を進めると間違ったことをやって、後からもう一度やり直すことにつながる。
・聞くことを臆する必要はないので、分からない事はガンガン質問しよう！
②対策：「MTGの後は、自分の認識を必ず明文化して共有する事を徹底」
・可能な限り、自分のやらないといけない業務を具体的に想像して、自分の認識に間違いがないのか確かめる必要がある。
・MTG→自分の認識を明文化して共有→認識の齟齬がないか確認
(作業を受ける側から主体的に指示を出す側に共有する流れが良い）
①前提：「分からない事がある状態でmtg・会話を終わらると、、」
・サラッと流してしまう
・分かった気になってしまう
・これ以上聞きすぎると迷惑をかけてしまうのではないかと遠慮してしまう
このように、色んな要素が絡んでわからないことがある状態でMtgを終えてしまうケースがあると鈴木さんは指摘されましたが、遠慮する点においてはすごく自分にも当てはまるケースだと感じました。
特に、これ以上聞きすぎると相手の迷惑になってしまうのではないかと考えて、MTGの場面では質問できず、結局間違ったことをやって後からもう一度やり直すことにつながる場合、その方が相手に迷惑をかけてしまうことにつながるので、この場面での遠慮は絶対しない方が良いですね！！
②対策：「MTGの後は、自分の認識を必ず明文化して共有する事を徹底」
MTG後は、代表の信濃さんや鈴木さんに言われる前に自分から、自分の認識をまとめて明文化して共有する習慣を徹底いたします！
2本目：【プレゼンの鉄則3M】
2つ目のトピック：【プレゼンの鉄則3M】
Meaning→Mechanism→Messageの順に説明する！
①Meaning
→これから話すことの意味・位置づけ
(例）「今回は〇〇の視点で有効と思われる施策についてご提案いたします」
②Mechanism
→スライドの構造や資料の見方、中身の説明について
▶︎分量が多い場合はsummaryを用意する
③Message
→メッセージや伝えたい意見、提案、相談、感情など
PowerPointなどの資料をお見せしながら説明をするときには、3Mの順番でお話すると伝わりやすいと言われています。
プレゼンテーションにおいて、冒頭の20秒ほどでMeaningを伝えることで、聞き手は「なるほど、これから〇〇について話すのだな」という意識を持っていただけるので、その後の説明がスッと頭に入るようになると考えられます。
Mechanismについては、必ずしも資料に記載されている項目を全て話す必要はなく、あくまでも自分の伝えたい内容を話すべきとのことでした。
Messageに関して、最終的に伝えたいことを改めて強調し、Message（意見）をご理解いただくことが一番の目的です。話を注意して聞いていただくために①Meaning（意味）があり、無駄な混乱を避けるための②Mechanizm（構造）があるわけですね。
3Mのフレームワークを用いることで、自分がオーナーとして進めているプロジェクトや事業開発において、自分の意見をストレートに伝えて相手の意見を引き出しやすくなります。普段のプレゼンテーションでも意識すべきフレームワークであり、普段から実践していこうと思いました！！
3本目：【リスク管理の考え方】
3つ目のトピック：【リスク管理の考え方】
①前提
・リスクが発生してしまうこと/その事象に陥ってしまうことは問題ではない
・リスク対策を考えられていないのが問題
- 諸々仕事を進める前にリスクを洗い出しておく
- リスク対策を考えておく
②リスク対策を講じるにあたって特に重要な3つのポイント
事業活動においてリスク対策を講じるには、7つのフレームのうち、特に以下の3点を重要視することが必要。
・作業とスケジュール
- タスクの洗い出しが不十分か、スケジュールの引きがいい加減か。
▶︎スケジュール管理において注意すべき点。
・チーム
- 認識の齟齬が発生してしまうリスク
・スコープ
- 「作業範囲」「責任範囲」のことで作業範囲に関する認識の齟齬が
プロジェクトを炎上させる最大の要因
3点に関して参考にした記事はこちら↓
https://jyosys-hack.info/2018/08/19/post-1425/
リスク対策を講じるにあたって特に重要な3つのポイント
事業活動においてリスク対策を講じるには、7つのフレームのうち、特に「作業とスケジュール」「チーム」「スコープ」の3点が重要とのことです。
スケジュール管理においては、当てこむはずだった要員が他の案件の影響でアサインできなくなったり、予定された成果物を作る人数は減るのにスケジュールは変更されないこともあるそうです。タスクの洗い出しが不十分で、後々追加のタスクがたくさん発生すると、期日までにプロジェクトが管理できないのは容易に想像できます、、
チームに関しては、認識の齟齬が発生してしまうリスクがあります。そのリスクを回避するためには、指示を出した側の人がMTG終了後に作業メモを送るなど、具体的なアクションが求められます。
スコープに関して、作業範囲に関する認識のずれが生じてしまうと、他の計画が全て変更を余儀なくされることがあります。自分がやらないといけない業務範囲は各自が責任を持って把握する必要があることを改めて認識できました！！
※本記事ではIBM社の『7keys』フレームワークを出典としています。
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以上、鈴木's Topicを3つ紹介させていただきましたが、いかがだったでしょうか？今後も○○'s Topicをどんどん紹介させていただきますので、引き続きよろしくお願いいたします！
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