（9）何かを探す時間をゼロにする

私たちは、日々何かを探すことに時間を使っています。資料を探したり、メールを探したり。しかし、探すこと自体には、ほぼ価値がないので（探すこと自体に価値のある、調査業務は除きます。）、探す時間は出来る限り無くす仕組みにするべきです。

そもそもハード情報を持たない

当たり前ですが、情報を持たないならば、情報を探さないで済みます。全く情報を持たなくすることは難しいと思いますが、ハード情報（紙の書類やモノなど）はゼロにすることができます。

確かにハード情報でないといけないシーンはあります。資料配布やプロトタイプなどで、顧客や経営陣などにプレゼンする機会などです。ただ、プレゼンの時だけしか必要ありません。よって、必要な時だけ、ハード情報として持ち、そうでない時は持たない、捨てる、という対応ができます。

そのハード情報が、いつか必要になるときもあります。その時のために、写真やスキャナでのソフト情報への変換、情報保有者への依頼を通じて、ファイルなどのソフト情報の共有によって、ソフト情報で保管しておくことにします。

私は、これらの運用を徹底して、ハード情報は一時的にこそ持っている時はありますが、ずっと持っているということはありません。すぐにソフト情報に変換し、クラウドに保管し、いつでも取り出せる状態にします。

情報を持つならば、探しやすい仕組みにする

基本的にソフト情報はクラウドに保管し、必要な時に、すぐに探し出せるようにしておきます。しかし、探しやすい仕組みとはどのような仕組みでしょうか？私が運用しているのは、構造化と検索、です。

まず構造化です。自分が探す時の思考プロセスと同期が取れた構造に、ソフト情報を保管しておくことを意味します。具体的には、フォルダをツリー構造に階層分けして作り、そのフォルダに然るべきファイルを保管し、必要な時に、一直線で該当フォルダにアクセスし、情報を閲覧します。

一方、検索はメールやGoodNote等の場合です。メールソフトでも、フォルダを作成して、ルール設定して分類していたこともありましたが、メールは数が桁違いに多いので、そのルール設定自体や、フォルダ分類した後に結局探す、ということが起きてしまうので、アクションの必要がある情報はフラグ付けしておくものの、基本は検索します。検索スキルが一定ある前提ですが、諸々の工数と探す時間の両面を踏まえるとベターだと考えています。

おわりに

とある情報を探し出すのに、とある人だと30分かかる、はたまた探し出せない、ということが起きるのに対して、とある人だと数秒で出せる、ということがよく起きる中、どちらが良いかは明白です。

ここで記載したのは、私が運用している内容なので、人それぞれでベストが異なると思います。私も細かいチューニングは日々やっています。毎日何かを探すという機会が生じる中、何かを探す時間をゼロにできるように日々磨き込んでいきたいです。