（５）TO DOリストの目的と作り方

2020年6月26日 09:13

仕事をしていると、TO DOリストを作る、という話がよくあがります。私も、20代の頃から運用し始めました。当時は、get things done、というコンセプトが使われていて、おぉ、こんな仕事の仕方があるのか、と衝撃を覚えたものです。今回は、TO DOリストについて。

なぜ、TO DOリストを作るのか？

私は、大きく二つあると考えています。

１）仕事の抜け漏れをなくす
２）一つの仕事に集中する

１）するべきことを、何かに書き出しておかないと、（A）他にあるかもしれない、（B）他にあるかもしれないが自分の手持ち時間で終わるかどうかわからない、（C）A、Bが気になり続ける、といった弊害が残ります。

２）今この瞬間はこの仕事をする、と決めないと、色々な仕事をいったりきたりして中途半端になります。一つの仕事は一気に片づけた方が、思い出したり、何度も同じインプットや思考を繰り返さないで済むので、創造性も効率性も格段に良くなります。

ということで、やるべき仕事を書き出し、その一つ一つに集中する環境を整えるために、TO DOリストを使います。

どのように、TO DOリストを作るか？

TO DOリストの作り方は、流派が沢山あると思います。私は、状況によって、二つの作り方を使っています。

X）とある仕事が発生したら、するべきことを書き出す
Y）とある時間帯（スロット）のするべきことを書き出す

X）プロジェクトのような大きな仕事の塊は、WBS（Work Breakdown Structure）として、構造的にするべきことを書き出します。プロジェクトが発生した時に全てやります。一方、プロジェクトほど大きくない仕事も、発生した時点でするべきことを全て書き出します。限られた時間でいかに最適に仕事を組み合わせて、終わらせ続けていくかを考え、実行するのです。これは、"WBS"として、またの機会にエントリーします。

Y）XのTO DOを踏まえて、とあるスロットでするべきことを書き出します。例えば、帰宅後の20-23時に何をするか？を書き出します。そうすることで、帰宅後の20時00分になった時に、何をしようか？と考える余地をなくし、事前に決めた仕事に自らを集中させます。

X）は、とある仕事の全体像としてするべきことを抑えるのに対して、Y）はとあるスロットでするべきことを明確にし集中させる、という使い分けになります。X）は、（別の機会に書きますが）プロジェクトマネジメントの一部であり、Y）が、所謂TO DOリストになります。

どのような粒度で、TO DOリストを書くか？

この問いに関する記事はちょこちょこ見ますが、私は、まずは書き出してやってみよう、という感じです。よく行動できる粒度で書こうと紹介されていますが、行動できる粒度が何か？はいきなりわかりません。実際に書いてみて、書いたことに対して行動できる・できない、という体験をしてみて、自分にとって必要な粒度のTO DOリストに収束すると思います。

ちなみに、私は、かなり細かく書いています。目的が、一つの仕事に集中すること、なので仕事以外に何も考えないでよいように書き出します。例えば、メールを出す、というレベルではなく、佐藤さんにメールを出す、小林さんにメールを出す、高橋さんにメールを出す、といったレベルです（書き方は工夫して、書く工数は減らしますが）。

みなさんも、まずは、書き出すしてやってみて、自分に最適なTO DOリストを作り上げて頂ければと思います。

何に、TO DOリストを書くか？

この問いの答えは、デジタル派とアナログ派とで大きく分かれます。

デジタル派は、「TO DOリスト　アプリ」等で検索すれば、各社が出しているTO DOアプリが出てきます。一方、アナログ派は、紙に書きます。

私は、アナログ派で、そこらへんにある紙に書いています。私は、デジタルデバイスを使い倒している方ですが、TO DOリストは、紙で運用するのが好きです。度々新しいアプリで試すのですが、結局紙に戻ってきます。

なぜ、紙が良いか？は、するべき仕事を終えた時の自己肯定感が、アプリよりも格段に強いと感じるからです。

アプリの場合、終わった仕事をワンタップすると、その仕事が消えていくのが通常ですが、紙だと、一つの仕事が終わったらペンで横棒で消し、視覚的に残り続けます。そして、とある紙に書き出した仕事が終わったら、その紙をくちゃくちゃにして捨て去ります。

物理的な消し込みや捨て去る作業をすることで、するべき仕事を終えた自分を強く認識し、頑張ったな！やったな！という強い自己肯定感が残ります。毎日の色々な仕事は、基本的に、誰もほめてくれません（適度にほめる上司はかなりイケてると思います）。だから、自分で自分をほめる仕組みを取り入れるべきだと考えています。私たちは人間なので、ほめられることが必要なのです。

おわりに

ということで、TO DOリスト、で結構書き込んでしまいました。日々の仕事の創造性や効率性を左右することだと思うので、ご参考頂ければと思います！