コロナ禍でのオンラインを生かした社内会議
コロナ禍で定着したオンライン会議ですけど、緊急事態宣言などで出勤が減って社内会議でも利用されることが多くなったと思います。
そこで今日は
コロナ禍でのオンラインを生かした社内会議
をテーマにして
＊オンラインの特長が生かせる会議で考えられる
から
特長① 役職や肩書にかかわらず画面上では同じ扱い
特長② 発言者の話に参加者が集中して議論が脱線しにくい
特長③ 会議の成果につながるツールが多い
の3つの点を知っておくこと、
そして
＊オンラインに向いてない会議はどういう会議内容か？
＊オンラインならではのマナー＆ポイント
を通じて、社内会議のクオリティを上げていけるように出来るポイントを、お知らせしたいと思います。
１. オンラインの特長が生かせる会議
もともとはコロナで出勤や営業が出来なくなったことから、オンラインで会議をする機会が増えたと思います。
まだ1年ぐらいなので、まだまだ特長を知って使いこなしていく余地はあると思います。
そこでオンライン特長を生かせる会議 を考えました。
特長① 役職や肩書にかかわらず、画面上では同じ扱い
画面上で、社長も平社員もギャラリービューのような画面では均等に割り当てて表示されます。
ちょっと偉い人の圧を低減できそうですね（笑）
そういう上司への同調や忖度を減らせてアイディアを発案しやすい環境を作れるのがメリットとして挙げられます。
特長② 発言者の話に参加者が集中して議論が脱線しにくい
雑談のきっかけは隣の人とのひそひそ話がきっかけみたいなことって多くありませんか？
オンライン会議で発言する時は常に
「自分VSその他参加者全員」
なので、本質からそれるような雑談ってしにくいですよね。「その話受ける！」のハードル高いです（苦笑）
それは裏を返せば、しっかり議論の話ならできるわけなので
「短時間の話し合いで結論を出す」
という目的に適していると思います。
特長③ 会議の成果につながるツールが多い
オンライン会議のツールには様々な機能があって、人が集まって行う会議では気軽に使えない機能を使いながら、効率よく会議を進めることができます。
＊匿名投票・アンケートの機能
発言しない人の意見も吸い上げるツールとして使えば、上司の目を気にせず屈託のない意見を引き出せると思います。
＊録画・自動文字お越しの機能
会議に予定が合わず、不参加となった人に議論を伝えやすいので、会議を多くの人と正確に共有出来ます。
２. オンラインに向いてない会議
一方で、オンラインには向かない会議の形もあります。目的や集まる人によっては、手間でも場所と時間を合わせて実際に集まることをお勧めします。
それは
新人研修などの人間関係作り
試作品・見本など実物の検討
社長あいさつ
初対面メンバーの多い会議
社内表彰
依頼を伴う社外との会議
などです。
対面で話す場合は顔の表情だけでなく、ボディアクションなど多くのコミュニケーション方法を実施できるので、信頼関係を築いていく最初のステップだったり、相手の信条に深く訴えることが目的なら「対面会議」を選ぶ方がいいと思います。
３. オンラインでのマナー＆ポイント
オンライン会議は上記の特長があるので、対面会議にはない配慮が必要になります。
主な３つのポイントを書いてみます。
＊話すときのアイコンタクト カメラを見て話す
(画面目線にならない)
これ以外に忘れがちで、画面の相手の顔を見て話すと自分はしっかりアイコンタクトをしているつもりでも、カメラを見ていないことで目線がズレてしまいます。
ポイントはカメラよりも顔を下にしてカメラを見上げ気味に話すことです。
カメラを見下ろすと画面上でも上から目線になって、ただでさえ距離感を埋めるのに工夫がいるのに、さらに偉そうに見えがちになります。
＊感情が伝わりにくいのでリアクションを大きめに
(ハンズアップを利用も)
一人で話していると、「話が伝わっているのかなぁ？」と不安になり、話す側のテンションが下がったり迷いがでて話がスムーズにいかなくなる可能性があります。
相手が「聞いているよ、大丈夫だよ」「そこ、分からないからもう一度」というサインをしっかり送る必要があります。
声だとマイクを奪ってしまうので、表情だったり大きくうなずくアクションだったり、ハンズアップや拍手を使って伝える努力が上手くいく秘訣です。
＊周りの音や背景にも気を配って話しやすい環境に
(バーチャル背景も利用)
社内会議ですからTPOに合わせることが必要です。
カメラの後ろに洗濯物が干してあったり、洗い物や食べ物が積まれて画面に移り込んでいたら、それは会議に不要な「生活感」なので必要ありません。
会議をが会議室で行うのは「話し合い」に集中するため電話もつながらない、誰からも邪魔されない空間に閉じこもる必要があるからです。
会議を始める前にカメラチェックを忘れないでください。
時代のトレンドはどんどん移り変わり、同じように会議のスタイルのコロナで進化しています。
席順や空気を読まないフラットな雰囲気のオンライン会議を上手く使いこなしながら、メンバーや目的でオン・オフを使い分けて効果アップを目指してくださいね。
お勧め ミニ型 LEDリングライト 4.5インチ
自宅から会議に参加する時、どうしてもPCを置く位置や高さから顔が暗く映ってしまうと、表情まで暗く映ります。クリップがついていてPC上部に取り付けれるので場所も取らずで便利です。大事なオンライン会議にはライトがあれば安心ですね。
音声配信の内容の要約になります。
良ければ音声配信もお聞きください
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