FAXは、魔法のように便利なビジネスツールだ、、、エクセルと組み合わせたら、かなり無敵だよ、、、

会社と会社の間で、いろいろなやり取りをするとして、、、

その連絡手段は、電話、メール、FAXくらいだろう。

で、FAXは、ほんとうに素晴らしいツールだ。

まず、FAXが素晴らしいのは、正確な担当者や部署がわからなくても、その会社に送っておけば、担当者のところに流れ着いてくれるというところだ。

電話だと、その会社に電話して、担当者まで行き当たるのに、たらい回しになったりすることも珍しくない。

電子メールだと、不着になってどっちも気づかないということがよくあって、これが非常に良くない。FAXだと、エラーメッセージとか、ちゃんと送信できましたってことがはっきり残る。

また、紙で出力されるので、電子メールと違って、目に入りやすいというのもある。さらに、そのＦＡＸがそのまま申し込み表になっているということも可能だ。なにか書き込んで、そのまま持ってきてくれとか、そういうこともやりやすい。

そういうとき電話だと、聞き間違えがあったり、担当者間の伝言ゲームに不備があったりして、困ることもよくある。

電子メールだと、いちいち印刷しなければならない。

あとは、その人の仕事の時間を途中でぶつ切りにしないところもいい。電話は、どうしても、その人の仕事の時間を遮ってしまうからね。

たとえば、1日に10回電話がかかってくるということは、ある仕事をしていても、10回はそれを中断させられるということだ。これはけっこうきつい。電話からFAXに移行する流れを作れると大きい。

あと、コロナのときに、病院が出す報告書がＦＡＸであることで、「えっ、今さら？？」みたいなことを言う人がいたが、その人は社会人としての経験が乏しい人なんだろうと思う。

紙で作られた報告様式っていうのは、だいたい見れば、どこに何を書いて、どうやってお繰り返せばいいのかってことが直感的にわかる。説明や研修がほぼ不要。さらに、普通の会社ならどこにでもあるＦＡＸをつかって送ることができる。ＦＡＸの使い方も非常に簡単である。

これが、システムを組むとなったら、かなり大変だよ。

パソコン、ネット環境はあるとしても、アプリをインストールしたり、ブラウザベースであってもバージョン管理も大変だ。

そもそも、システム作るのに数千万円は軽くかかるし、保守として、毎年数百万円は軽くかかる。

そして、そのシステムも必ず、わかりにくくて、つかいにくものしかできないから、コールセンターを作ったり、その人たちを雇ったり、回答マニュアルを作ったりなんかでものすごい手間ばかりかかる。

大切なことをいい忘れた。

同じ文面を多数の会社に一斉送信できるってところ。これは電子メールでもできるけど、電話でやろうと思ったらかなり大変だ。

エクセルでマクロが使えて、パソコンからＦＡＸを送る環境があったら、さらにすごい。

会社ごとに文面を変えたＦＡＸを、自動的に送ることができたりするので、べらぼうに便利である。

情報をもれなく捕捉して、書類をわかりやすく作る能力ってのは、必要だけどね。世の中の会社で、ホームページに必要な情報をわかりやすく乗せる手間を惜しんで、大量の電話問い合わせに人力対応するのが状態になっているような会社も多いからね。

（テレビショッピングとかは、しょうがないです。）