上手くいかないコト、どうしてなのか突き詰めて考える。
みなさん、ごきげんよう。
できるだけなまけたいズボラ女です。
先日公開した記事の中で、仕事で苦労していることとして、社内のデザイナーとのコミュニケーションが上手くいかないことと、それを解決するためのアイディアをご紹介しました。今日はこれについて突き詰めて考えてみたいと思うのです。前回の記事と今回の記事、一部重複する部分もありますが、もし気になったら、前回の記事もご覧いただけたらうれしいです！
1. どんな問題が発生しているか
私はデジタルマーケティングをしているので、セールやプロモーションごとに、SNSやDMを投稿しています。この時に使う画像は主に社内のデザインチームに依頼しているんです。しかし、この画像制作にかなりの問題点が・・・
必要なときまでに画像が仕上がらない
デザイナーが、依頼者からのリクエストの詳細を読まずに制作している
価格・日付などの表記ミスが多い
この問題に対して、これまでに既に色々と試行錯誤して、伝達方法を変更することによって対策してきました。私がこの部署に着任した当初は口頭＋テキストメッセージで五月雨式に依頼していたものを、現在ではメール＋テキストメッセージで月に２回程度リスト化して依頼するようになりました。また、最初は締め切りを明記していなかったのですが、１回目のチェック日、最終稿提出日などの締め切りを設定して伝えるようにしました。これにより、画像の制作がのびのびになって後ろ倒しになるということはなくなりましたが、今度は「期限を守らない」「依頼事項をちゃんと読んでいない」という問題が発生したのです。
これらの問題がなぜ発生しているのかまず考えてみることにします。
2. 問題の原因は何か
デザイナーの人手不足
これは他部署の人間から見ていても明白です。ただ、どの部署も人でが余っているわけではありませんし、これは私が簡単に解決できる問題ではありません。ただ、「デザインを制作する」以外のことをできるだけ自動化するなどの工夫はできそうですよね・・・。
デザイナーがそれぞれの作業スケジュールに落とし込めていない
メールやメッセージはさらっと読んで、その時は理解するけれど、実際の作業スケジュールは作成していない。だって、催促すると５分後に依頼した画像が仕上がってくることもあるんですから！これはおおいにありそうです。
デザイナーがタスクの確認の重要性を理解していない
ちょっとバカにしたような言い回しに聞こえてしまうかもしれませんが、実はここがミソなのでは？デザイナーに、依頼文を読んでその通りに実行する意識を持ってもらうことがまずは必要。しっかり時間をとって話し合わねば。そうすることで、「やり直ししなくていい」というデザイナーにとっての利益もあるということをしっかり強調したいですね。
3. どうやって対策するか
デザイナーの人員問題を解決するのはなかなかハードルが高いので、ミスが起きないようにするには？とミスが起きてしまっても影響が出ないようにするためには？という２つの視点でデジタルツールをつかった対策アイディアをあげてみます。
ミスが発生する前の対策アイディア
💡締め切りと依頼事項のリマインダーの一括設定サービス
そもそも必要なのは、デザイナーひとりひとりに締め切りを守る・依頼事項をしっかり読むというこの２点をしっかり意識してもらうことなのですが、デザイナーたちも日々のタスクをこなすことに必死になっているという大変さはわかります。できれば私だって、締め切りは今日ですよ！とか締め切り過ぎてるのに出てないですよ！とか言いたくはないんです。依頼事項をしっかり伝える、重要性を理解してもらうという点については、直接話に行ったりしっかりコミュニケーションをとることが必要ですが、この催促というお仕事はデジタルにまかせてもいいんじゃないでしょうか？ということで、リマインダーを自動化したい！！
私から依頼している画像制作は十数件同時に存在し、１件の依頼の中に初稿確認、最終稿確認、価格チェックなどの複数の締め切りが存在します。これをひとつひとつカレンダーで設定していくのは大変なので、一括でできるサービスがあったら便利ですね。Google スプレッドシート（Google Sheets）とGoogle Apps Scriptでできそうな感じがします。これをメールやWhatsApp（海外で広く使われているLINEのようなツール）と繋げて、リマインドメッセージを送れるようにするとよいのでは！
ミスが発生した後の対策
もちろんミスはできるだけないのが良いですが、人間が行っている作業なので、100%防ぐことはできません。そこで現在は、最終のチェックを目視で行っています。商品価格のリストと、実際に出来上がってきた画像と、ウェブサイトに表示されているを照らし合わせて、商品名・標準価格・割引価格・割引率が同じになっているかをチェックしています。
ただこの作業、時間がかかるんですよね。1回の投稿は平均8商品、8商品をチェックするのにかかる時間は約10分です。これを月に7回程度行っているので、月に約70分、年に約14時間を画像の確認に費やしている計算です。
💡商品リストと画像を照合して正誤判定してくれるサービス
そこで、Excelファイルの商品リストと仕上がってきた画像を自動で照らし合わせて正しいかどうか判定してくれる仕組みをつくろう！と思い、ChatGPTに聞いてみました。
すると、PythonとTesseractというライブラリを使用してできるとのこと！どちらもインストールはできたのですが、Tesseractのパスを指定するのに現在使用している会社のPCだと権限の問題でできないということがわかりました‥‥。権限の問題を解決するか、オンライン上でできる他の方法を探さないとですが、方法はありそうです！
４. 嫌な仕事はデジタルにまかせて、もっとコミュニケーションをとろう！
海外の異文化の環境で仕事をしていることもあり、日本では当たり前に守られる締め切りが守られなかったりスムーズなやりとりができなかったりと、コミュニケーションは一段階難しくなります。リマインド、催促、間違いの指摘などの仕事はデジタルに任せて、理解を深めるようなコミュニケーションに多く時間をさけると、より良くスムーズにお仕事ができるのではないでしょうか。
今回は、自分内ディスカッションで原因の仮説をたてました。今度は本人たちと直接話して、原因を深堀りしていきたいと思います！