マネーフォワードAdminaでSaaS管理してコストカットした話
この記事は Money Forward CorporateIT Advent Calendar 2023 の8日目の投稿です
前回は chika.matsuda さんの「"名前が入った入館証 ”白無地カードの進化がもたらすポジティブな波”」でした
おはよう、こんにちは、こんばんは。
マネーフォワード CIO室でSaaS management グループなるものに所属していて、誰が呼んだがCIO室の代表的なボッチ君とは誰でしょう？
そう、私です。T_Squareです。
最近はシーズンオフのソロキャンプツーリングにはまってます。ボッチ力高めです。
入社3年目だけど後に入ってきたCIO室メンバーの方が社内に知り合いが多いレベル。ぼっちというかコミュ障。
本格的に寒くなってきて冬の到来を肌で感じることができるようになってきました。暦上では秋は9月、10月、11月のはずですが10月中旬くらいまで夏日が多くて、秋は一瞬の風のように過ぎ去りました。
気候変動が人類の活動によるものか自然に起きていることなのか・・・・どちらにせよ、暑さと寒さの両極端は勘弁してほしいものです。暑いの嫌い。
風が泣いてますよ。
忙しく社会が動く現代に生きるものとしては、四季の境目を感じて趣深い心持ちでいたいなぁ・・・と爺臭いことを思うこの頃。
マネーフォワード CIO室SaaS Management
私、T_Square はCIO室でSaaS Management グループなるものに所属しています。
周囲からは SaaS ソムリエを目指せとか言われます。 SaaS テイスティングは任せぺろぺｒ。
1年と少し前にできたグループで、マネーフォワード社内で利用しているSaaS の横断というか統括的管理を行い、SaaS のコスト、運用、セキュリティ諸々をマネーフォワードにおいてベストな状態にする といった感じのグループです。
私自身はマネーフォワードにはITサポートとして入社しており、SaaS 知識はそれほどあるわけではなかったのですが、SaaS には興味あったのでやってみることになりました。
SaaSSaaSうるさいね。さーせん。
SaaS管理システム その名もAdmina
SaaS Management としてさぁ社内SaaS の整理始めるぞーと意気込むのはいいものの、300以上はSaaS があると思われ、その中でCIO室として明確に管理しているSaaS は100個もない状態でした。ぴえん。
何から手を付ければいいのかとなりますが、マネーフォワードにはAdmina というSaaS の自動管理を目指したシステムがあるんですね。開発はマネーフォワードiです。
ざっくりいえば、Admina は導入済みのSaaS との連携処理を行うことでSaaSのコストや利用しているアカウントの管理が一目でわかるようなシステムにです。
インテグレーションさえしてしまえばAdmina 画面を見るだけでSaaS の利用状況がわかるわけです。
おまけに Chrome Extention を配布すれば、シャドーIT と疑わしきツールの検知や利用者と思わしきユーザー一覧も出してくれます。うーん至れり尽くせり。これは使うしかない。
AdminaにSaaSインテグレーションして可視化を推進
Admina を積極活用して製品ブラッシュアップかつ社内SaaS状況の可視化と管理を効率化しようということで、まずは把握できている範囲でひたすらにインテグレーション対応をしました。
インテグレーションはアカウント情報を用いたりAPI キーを用いたりと管理者権限が必要なことが多いので、各々サービス管理者に連絡をとり連携を進めました。
インテグレーション対応していないサービスも当然ありました。後にインテグレーション対応されることを期待しつつ、社内のSaaS カタログとしても活用するためそれらはカスタムアプリケーションとして手動管理サービスとして登録しました。
全てとはいかないものの現状228サービスまで登録ができました。
超頑張った。スパチャプリーズ。
棚卸しを進める
インテグレーションして可視化してみるとAdminaからアラートが飛んできます。
サービス毎に退職者残ってるよ、このアカウント長期間使ってないよ など。
多くのサービスを使ってきた弊害ですね。適切なアカウント管理ができていないし眠っているアカウントに付与されたライセンス費用の無駄も発生していることがわかります。
全てのアラートが対応すべきものではないのですが、抱えているリスクについてはわかりやすくなっています。
このアラートが出ているものを仕分けし、特に棚卸しが必要なもの、セキュリティリスクが高いもの、無駄なコストが発生しているものを対象に定期的な棚卸しを計画していくことにしました。
棚卸し用にSlack botを作成しヒアリング
Admina はアラート対象者のユーザー一覧を個別に出力することができます。
それらを元にSlack からヒアリングを流すことにしました。
弊社Corprate Engineerに依頼し、Slack に棚卸し用のヒアリングbotを作成し、対象者にヒアリングを実施しました。
端的に言えば、このアカウント利用してないみたいだけど、いるの？いらないの？です
このヒアリングをサービス毎に実施しました。
※管理しているSaaS の棚卸しはAdmina を利用する前から実施していましたが、スプレッドシートの準備や棚卸しアナウンス、Last Activity の確認など手間が大きく負担になっていたので棚卸しの工数は大きく削減できました。
コスト削減、セキュリティリスクの削減
棚卸しを進めた結果、多くのサービスでは利用していないアカウントの無効化およびライセンスの剥奪・付替えが可能となり、コストを大きく抑制しました。
サービスによっては年額200万程度コストカットになりました。
例えば営業さん御用達のSalesforceでは適切なアカウント管理・ライセンス管理を行いやすくなったことにより、不要なライセンス購入がなくなりました。
Salesforceのライセンスは高額なので、必要な人へライセンスをスピーディに回せ、追加購入のサイクルが減ったことは大きな成果です。
コストの掛かっていないSaaS でも利用のない不要なアカウントはセキュリティリスクとなります。そういったものもまとめて棚卸しできたことは良かったですね。
適切なSaaS 管理とは
Adminaを活用してマネーフォワードのSaaS をベストな状態にする
というとまだまだな状態ではあるのですが、カオスな状況からは遠のいたと思っています。
棚卸し自体は必要な作業ですが、されていて当然のこと でもあるので更に
良い状態に持っていけるようにしたいですね。
かといって口うるさいコストカットマンにはなりたくないので、ユーザーとの関わり方には気をつけたいところです。ボッチ力高めの戦士の私も嫌われたくはないので。ほんとに・・・。
終わり
ここからシャドーITの潰しこみや部署管理のSaaS への運用への関わり方を模索・実践していくことになると思います。
その過程で出た成果はできるだけnote の記事にしていきたいと思いますので、見かけたら読んでみてください。
Advent calender でしか書かないマンは卒業します。
そしてみんな、Admina を使ってみませんか。便利ですよー。
ご興味ある方はお問い合わせどうぞ
それでは。
次回のAdvent Calenderは12/11 CIO室Corprate Engineerリーダーのmochicoさんです。