戻れるなら展示会初出展の自分に教えてやりたい10のコト
この記事は初めて展示会へ出展を検討している企業のマーケ担当者/責任者の方向けに書いています。あとできれば過去の自分が読んでくれると嬉しいなと思っています。
タイムリープできる方、ぜひ過去の私にこの記事を共有してやってください。過去の私を救えるかどうかはあなたの双肩にかかっております、よろしくお願いします。
プロローグ
さて、皆さんは展示会についてどれくらいご存じでしたでしょうか。正直私は現職まで展示会の出展はおろか、参加したことすらありませんでした。
一方で実際のデータを見ると展示会自体は相当な人数が訪れていることが分かります。例えば2024年東京で開催されたJapan IT Week春では実に53,916 名の方が訪れていたようです。
前回開催情報（2024年度）
会期：2024/4/24(水)～26(金)
会場：東京ビッグサイト 東展示棟 1～8ホール
時間：10:00～18:00(最終日のみ17:00まで)
来場者数：53,916 名
出展社：875社
私はこの数字を見たときすぐに脳内で検討を始めました。見たのは2022年のデータでしたが・・・。
ざっくり50,000名の人が来るとして、1％と名刺交換できたとして500名の方と知り合える。かつうち10％が商談化してくれるとすると50商談が3日で生まれる…ってコト？！最高～～～～！！！
数値は完全に適当ですが、もう少し精緻に自社の状況と照らした計算をし、初回の出展を決めました。（確か11月に・・・）
当時の振り返り
とはいえ（その当時は）展示会に出展したことも経験したことも一回もなく、本当に文字通りゼロからのスタートとなりました。今思うと2か月くらいしか準備期間ないのによく提案したな、って思います。
そんな人間に展示会の出展の仕切りをやらせてもらえた会社の懐の深さに感謝しつつ、初の大仕事に震えていました。なぜなら展示会は大きな投資を伴うからです。
なので絶対負けられない、いや勝たなければならない戦いがそこにはある。信じよう、インゲージ！のマインドで展示会の出展の準備をはじめました。
事前知識のインプットについて
準備するぞ～～～と意気込んだのは良かったのですが本当に何も分からなかったのでとりあえずWeb上の記事を読み漁りました。
改めて今の目線で様々な記事を読み直して、ぜひその当時に知っておきたかった記事を3つ選んでおきました。
なので展示会出展検討している、という方は下記の3記事は目を通しておくことをおススメします。
一通り読んでいただいたら、改めてこの記事の続きを読んでください。私の記事の閲覧の再開は読み終わってからでいいですよ。
スキって押すかブックマークに突っ込んでおいてください。よろしくお願いします。ではまた来週～。
超厳選の3記事
全体観の把握には才流様の記事がおススメです
コレ全部読み切ったら何も言うことないよな、となるくらい網羅性の高い展示会メゾットです。量が多すぎる、という指摘はあるかもしれませんが辞書的に参照していくのがおススメです。
全体のオペレーションについてはログラス様
このほれぼれするデータ連携の図、読みながら分かる～～～ってめっちゃなりました。特にＭＡ活用されてる企業様とかはぜひ。
投資対や試算についてはLayerX様
展示会投資、永遠のテーマだなと思います。いまいち投資対効果が読めないなぁとか、どうやって試算しようかな、とお悩みの方はぜひお読みください。
一旦読み進めたい方に共有
皆様ちゃんと3記事読んでいただきましたか？読みましたね。
ということはこの記事に出会ってからは1週間くらいたってるでしょうか。おかえりなさいませ。よく帰ってきましたね・・・。
と、書きましたが読み切る時間もないよ～～～って方もいらっしゃるかとは思います。
そんな皆様にシンプルにやることを3カテゴリで分けました。
最低限把握しておきたい「ざっくりやること分類」
そもそも展示会の申し込み～振り返りまでのタスクリストすら全く思いつかない、というのが初出展における一番の悩みかと思います。
誰も特に書いてはなかったので、ざっくりとやることを分類し置いておきました。やることはざっくり3カテゴリに分けられます。
主催者とのやりとり
装飾業者とのやりとり
社内とのやりとり
タスクリスト例
試しに生成AIでタスクリストを出力してみたので置いておきます。結構それっぽい内容が出力されてますね。ありがたい・・・。
■主催者とのやりとり
展示会出展の申請・登録手続き
出展場所の確認・選定
出展規約やルールの確認
出展者説明会への参加
展示物やブース設計の審査・承認手続き
電力やネット回線などのインフラ手配
スケジュールや搬入・撤去の手順確認
広告・プロモーションに関する情報提供
■装飾業者とのやりとりブースデザインの依頼・確認
必要な装飾品や備品の発注
レイアウトやディスプレイ設計の調整
設営・撤去のスケジュール調整
搬入・搬出方法や日程の確認
電気・照明・音響機材の手配
特殊装飾や大型設備の安全確認
当日対応スタッフの手配
■社内とのやりとり
展示内容・コンセプトの決定
出展製品・資料の選定と準備
ブースで配布するノベルティや資料の制作
出展スタッフの選定・スケジュール調整
展示会参加の目的と目標の共有
競合他社のリサーチ・対策
展示会終了後のフォローアップ方法の確認
費用の予算管理・報告
本題：ミニマム展示会出展のススメ
とはいえ、とはいえですよ。もうちょっと具体的な話を聞きたいんや！という方が多くいらっしゃると思いますし、過去私も知りたかったので、この記事のバリューを出すためにミニマムで展示会をまわすなら知っておきたいことを列挙していきます。
事前のシュミレーション：スプシ、ワークフロー、MA（あれば）
現在の施策のリード化率、商談化率、成約率あたりを参考に適当に数値を置いていきましょう。
また、展示会は会期が終わってからが勝負です。どのようにフォローアップしていくか含めて考えておくといいですね。ついつい出展が目的になってしまいがちですが、本当に大切なのはいかに商談、成約に貢献していくか、ですからね。
また、出展目的をどうするか（リード最大化or商談最大化）によって大きく当日の運営が変わるので最低限目的だけははっきりさせておきましょう。
装飾：パケテン
次に担当者が頭を悩ませるのは装飾です。
一度展示会に視察にいくと立派な展示ブースに気おされてしまい、見積をとって胃が痛くなる、のはあるあるかと思います。そこでおススメなのは博展様が提供されているパケテンというサービスです。
なによりもWeb上でコマに対してシミュレーションができ、そのまま発注できるという素晴らしさ・・・。初回からお世話になっていますが、小間のサイズ感すらつかめない中、非常にありがたいサービスでした。
しかもサポートもめっちゃしっかり対応してくださいますので本当におススメです。
備品：プラダンボールとパソコンBOX
そして地味に躓くポイントが荷物の発送です。
印刷物の手配などをして、PCをつめて不安になるんですよね。
「これ、PCとか入れて送るけど強度大丈夫かな・・・。」とか
「えらい重いけどダンボールいけるかな・・・。」とか。
数回やってわかったのですが、あなたの不安は正しいです。
特に環境に配慮した結果のn回使った段ボールとかでは顕著ですが、届いたときには段ボールがズタズタに、なんてこともありました。
でもご安心ください、プラダンボールという素晴らしい製品がこの世にはあ
るんです。布テープで貼れば後もほぼ残らず使いまわせます。
あと精密機器はパソコンBOXをおススメします。やはり専用の梱包材はベイ〇ックスくらいの安心感があり最高です。
言い忘れてましたが調子に乗って荷物を一杯詰めると当然重くなり、持ちあげることに苦労し、腰を痛めます。
荷物はほどほどにつめましょう。
運用：紙×手書きメモ×Googleフォーム
このあたりがかなりキモの部分なんですが、MA使ってるか、SFA入れてるか、スプシで管理してるか、などかなり各社様の体制に依存する部分です。
大方針として現地での記入項目はなるべく減らし、すぐに軌道修正できるように≒数値がぱっととれるように業務フローは極力シンプルにしておくことをおススメします。
展示会はお客様と直接会えるまたとない機会です。
作業は最低限で済ませ、お客様と十分にコミュニケーションができるよう準備しましょう。多くの展示会ではアプリで来場者情報を読み込めたりするので、そういったものを活用することがおススメです。
服装：オリジナルT×スニーカー
展示会場に行くと右も左もオリジナルTを着た人ばかりです。会社のモメンタムの形成も睨んでオリジナルＴシャツの制作はぜひおすすめしたいです！
これもまた余談ですが２～3日間通しで宿泊で参加される場合は十分に休養がとれるよう、会場近場に宿を抑えることもおススメしておきます。
エピローグ
んああぁ..
え、どこまで話したかなぁ。ああ、あの作品を出した頃の話だったな。もう遥か昔のようだ。私がまだあの名前を名乗っていたときの話だ
2023年の自分が2024年の自分に向けコレコレ～！って言ってもらえるように書きましたがいかがでしたでしょうか。
展示会は初回出展が一番不安かと思いますが、そういった方たちの一助となれば幸いです。
①参考になった方はスキを
②気になったことがあるかたはコメントを
③弊社に興味を持ってくださった方は下記コーポレートサイトをご覧ください。
え？タイトルには10ってあったから全然項目足りてないって？
スイマセン詳しくは展示会場で・・・またこんど！
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