営業管理の効率化をExcelで行う方法
① 営業管理の目的を明確化
まず最初に、営業管理で何を達成したいのかをはっきりさせましょう。
例
・売上データの集計
・顧客リストの管理
・タスクや進捗の可視化
目的を明確にすることで、どの機能をExcelで作成するかが明確になります。
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②必要なデータを整理する
扱うデータを以下のように整理します。これが自動化・効率化の基盤になります。
データ項目を決める
例: 顧客名、連絡先、訪問日、売上額、進捗状況
フォーマットを統一する
日付は「YYYY/MM/DD」形式、売上額は「数値」形式など。
例
③基本的な関数を活用する
効率化に役立つExcelの基本機能を紹介します。
❶ SUM関数: 売上の合計を計算
売上額の合計を計算するには、次のように入力します。
=SUM(B2:B10)
❷IF関数: 条件に応じた値を出力
例えば「進捗状況」が「契約済み」の場合に「〇」と表示させる場合:
=IF(E2="契約済み","〇","")
❸ COUNTIF関数: 条件に合うデータを数える
「商談中」の顧客数を数える場合:
=COUNTIF(E2:E10,"商談中")
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④表やデータを見やすくする
❶フィルター機能を使う
データが多くなると見づらくなります。
フィルターを設定して特定の条件に合うデータだけを表示しましょう。
手順
1. データ範囲を選択
2. [データ]タブ → [フィルター]をクリック
❷条件付き書式を設定する
進捗状況が「商談中」の行を色付けする場合
1. 範囲を選択
2. [ホーム]タブ → [条件付き書式]
3. 「特定の文字列を含む」を選択して「商談中」を指定
⑤自動化: マクロを活用する
Excelのマクロを使うことで、繰り返しの作業を自動化できます。
❶マクロの記録機能を使う
初心者でも簡単に使えるのが「マクロ記録機能」です。
手順
1. [開発]タブ → [マクロの記録]をクリック
2. 操作を実行（例: フィルター適用、集計作業）
3. 記録を停止
その後、「実行」ボタン一つで作業を再現できます。
❷ VBAを活用する
VBA（Visual Basic for Applications）を使うと、より高度な自動化が可能です。例えば、毎日の売上データを自動でメール送信するコードを組むことができます。
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⑥ダッシュボードを作成
見た目がわかりやすいダッシュボードを作ることで、営業状況を一目で把握できます。
❶ ピボットテーブルを活用
売上や進捗状況を自動で集計するには、ピボットテーブルを使います。
手順
1. データを選択
2. [挿入]タブ → [ピボットテーブル]
3. 売上額を「値」に、顧客名や進捗状況を「行」に配置
❷グラフで可視化
売上推移や進捗状況を棒グラフや円グラフで表示すると、直感的に理解しやすくなります。
⑦クラウド連携でさらに効率化
Excelファイルをクラウド（例: Google DriveやOneDrive）に保存すると、リアルタイムでチームと共有が可能です。
これにより、複数人での更新作業もスムーズになります。
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まとめ: 効率化のポイント
1. データの整理・統一
2. 基本関数の活用（SUM、IF、COUNTIFなど）
3. マクロやVBAでの自動化
4. ピボットテーブルやグラフでの可視化
5. クラウドを活用した共有作業
これらを順番に実施していけば、Excelでの営業管理を効率化することができます。
必要に応じて、ツールの導入も検討するとさらに便利です！