仕事でスプレッドシートを使う場合の基本的な使い方
①スプレッドシートとは？
スプレッドシートは、行（横）と列（縦）からなる格子状のシートです。
この格子状のセルに、文字や数字、日付などのデータを入力することができます。
スプレッドシートは、データを整理・分析するための非常に強力なツールです。
行
シートの横の線、番号で表示されます。
（例：1行目、2行目）
列
シートの縦の線、アルファベットで表示されます。
（例：A列、B列）
セル
行と列が交差する部分で、データを入力する場所です。
（例：A1セル、B2セル）
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②スプレッドシートの基本操作
スプレッドシートを使い始める前に、いくつかの基本操作を理解しておきましょう。
❶セルへのデータ入力
セルに文字や数字を入力するには、そのセルをクリックしてカーソルを表示させ、直接入力します。
入力後、Enterキーを押すと次のセルに移動します。
文字（例：名前、商品名）
数字（例：数量、価格）
計算式（例：SUM関数）
❷セルのコピー・貼り付け
セルをコピーするには、コピーしたいセルを選択して右クリックし、「コピー」を選択します。
その後、貼り付けたい場所にカーソルを移動し、「貼り付け」を選びます。
また、キーボードのショートカットを使うと、より効率的に操作できます。
コピー：Ctrl + C
貼り付け：Ctrl + V
❸セルの削除と編集
セルのデータを削除するには、そのセルを選択して「Delete」キーを押します。
また、セル内の内容を編集するには、そのセルをダブルクリックするか、選択してから上部の入力欄に変更内容を入力し、Enterキーを押します。
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③関数と計算式の使い方
スプレッドシートの最も強力な機能の一つが「関数」です。
関数を使うことで、複雑な計算を簡単に行うことができます。
❶基本的な関数の使い方
関数は、=で始めて入力します。
例えば、以下のような基本的な関数があります。
SUM
範囲内の数値の合計を計算します。
例
=SUM(A1:A5) は、A1からA5までの数値を合計します。
AVERAGE
範囲内の数値の平均を計算します。
例
=AVERAGE(B1:B10) は、B1からB10までの平均値を計算します。
IF
条件によって異なる結果を返す関数です。
例
=IF(C1>100, "合格", "不合格") は、C1の値が100より大きければ「合格」、それ以外は「不合格」を表示します。
❷計算式の利用
例えば、商品の価格と数量から合計金額を計算したい場合、次のように計算式を使います。
=B2*C2
ここで、B2に商品の単価、C2に数量が入っている場合、この計算式は合計金額を求めます。
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④データの整理と視覚化
スプレッドシートは単にデータを入力するだけではなく、データを整理したり、視覚的にわかりやすく表示したりすることもできます。
❶並べ替え
データを並べ替えることで、必要な情報を簡単に探し出すことができます。
並べ替えは、列を基準にして昇順や降順に並べ替えます。
昇順（A〜Z、0〜9）
降順（Z〜A、9〜0）
並べ替えを行うには、並べ替えたい列を選択し、「並べ替え」機能を使います。
❷フィルター
フィルター機能を使うと、大量のデータの中から特定の条件に合ったデータだけを表示できます。
例えば、特定の日付や特定の顧客名で絞り込むことができます。
❸グラフ作成
スプレッドシートでは、データをグラフとして視覚化することも簡単です。
グラフを作成することで、データの傾向や比較が直感的に理解できます。
棒グラフ
数量の比較に便利
円グラフ
割合を示すのに便利
折れ線グラフ
時間の経過に伴う変化を示すのに便利
グラフを作成するには、まずデータ範囲を選択し、「挿入」メニューから「グラフ」を選びます。
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⑤複数のシートの活用
スプレッドシートには、複数のシートを作成して、データを分けて管理することができます。
シートを切り替えることで、異なるデータを整理できます。
シートの追加
下部の「+」アイコンをクリックして、新しいシートを作成します。
シート名の変更
シートの名前をダブルクリックして、新しい名前を入力します。
⑥共同作業と共有
スプレッドシートは、複数の人と共同で作業することができる点も大きな特徴です。
特にGoogle スプレッドシートでは、リアルタイムで同時に編集することができます。
共有
Google スプレッドシートであれば、右上の「共有」ボタンをクリックして、他の人とシートを共有できます。
アクセス権限の設定
共有する際に、編集、コメント、閲覧の権限を設定できます。
⑦保存とバックアップ
スプレッドシートのデータは自動的に保存されることが多いですが、作業の途中で手動で保存したり、バックアップを取ることも重要です。
・Google スプレッドシートは、インターネットに接続していれば、自動的にクラウド上に保存されます。
・Excelの場合は、こまめに保存する習慣をつけましょう。（Ctrl + Sで保存）
まとめ
以上が、会社でスプレッドシートを使うための基本的な使い方です。
これらの機能を活用することで、業務が効率的に進められるようになります。
慣れていくことで、より高度な使い方ができるようになりますので、まずは基本を押さえて実践していきましょう。