Excelで簡単に作れる出勤管理表の作成手順
これを参考にすれば、基本的な出勤管理表を自分で作れるようになります。
①出勤管理表の目的を明確にする
出勤管理表を作成する前に、まず「何を管理したいのか」を考えましょう。
例えば
出勤日・欠勤日・遅刻の記録
勤務時間（始業・終業時間）
残業時間や早退時間
これらの要素をExcelにどう記録するかを決めることが重要です。
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②Excelで新しいシートを作成する
❶Excelを開きます。
❷「新しいブック」を作成します。
③必要な項目をリストアップ
一般的な出勤管理表で必要な項目を考え、以下のように列を作成します。
A列: 日付
B列: 曜日
C列: 氏名（または社員番号）
D列: 始業時間
E列: 終業時間
F列: 勤務時間（自動計算）
G列: 残業時間（自動計算）
H列: 備考（遅刻や欠勤の理由）
④項目を入力する
❶A1セルから横に項目名を入力します。
A1: 日付
B1: 曜日
C1: 氏名
D1: 始業時間
E1: 終業時間
F1: 勤務時間
G1: 残業時間
H1: 備考
❷A2セル以降に日付を入力します。
例えば、2024/12/01 から連続して入力する場合は、セルの右下をドラッグすると自動で日付が埋められます。
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⑤曜日を自動表示する
曜日を自動的に表示させるには、B列に以下の関数を入力します。
=TEXT(A2, "aaa")
この式をコピーしてB列全体に適用します。例えば「2024/12/01」が「日」と表示されます。
⑥勤務時間を計算する
❶F列（勤務時間）に勤務時間を計算する式を入力します。
=IF(E2>D2, E2-D2, "")
・D列（始業時間）とE列（終業時間）が入力されている場合、勤務時間が自動計算されます。
・セルの書式設定を「時間」に変更してください。
❷G列（残業時間）では、1日の基準勤務時間（例: 8時間）を超えた分を計算します。
=IF(F2>TIME(8,0,0), F2-TIME(8,0,0), "")
・「8:00」を基準にしていますが、必要に応じて調整してください。
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⑦書式を整える
❶セルに枠線を追加する
表全体を選択し、「ホーム」タブ →「罫線」→「すべての罫線」を選択します。
❷ヘッダー（1行目）を目立たせる
太字にしたり、背景色を追加することで見やすくなります。
⑧条件付き書式で視覚化
欠勤や遅刻を強調するために条件付き書式を設定します。
❶遅刻（始業時間が9:00を超える場合）を赤くする
「始業時間（D列）」を選択 →「条件付き書式」→「ルールの管理」→以下の条件を追加
=D2>TIME(9,0,0)
書式は赤色の塗りつぶしなどに設定。
❷欠勤を黄色にする
「備考（H列）」に「欠勤」と入力された行を黄色にする設定を追加。
⑨データの入力を簡略化する
「氏名」欄にリストを作成して選択形式にすることで、入力ミスを防ぎます。
❶氏名データを別シートに一覧で入力します。
❷C列（氏名）を選択 →「データ」タブ →「データの入力規則」→「リスト」を選択。
❸リストの範囲を指定すると、プルダウン形式で選べるようになります。
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⑩月別集計を追加する
毎月の合計勤務時間や残業時間を計算するため、下記のように式を入力します。
❶勤務時間の合計（最終行）
=SUM(F2:F31)
❷残業時間の合計
=SUM(G2:G31)
⑪ファイルを保存する
作成したファイルを安全に保存するため、以下を実行します。
❶ファイル名を「出勤管理_2024年12月」など分かりやすい名前にする。
❷ファイル形式を「Excelブック（.xlsx）」で保存する。
⑫使用方法のポイント
❶定期的な更新
毎日、始業・終業時間や備考を記入する習慣をつけましょう。
❷バックアップ
万が一データが消えた場合に備え、クラウド（例: Google Drive）にも保存するのがおすすめです。
❸他の従業員との共有
複数人で利用する場合、共有フォルダに置くか、Googleスプレッドシートを利用してリアルタイムで更新できるようにするのも便利です。
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まとめ
Excelを使った出勤管理表は、基本的な操作と計算式を組み合わせるだけで簡単に作成できます。
慣れてくれば、マクロやVBAを使った自動化も検討できますが、まずは基本的な表を完成させて活用してみてください。