Microsoft Wordを使って文書を綺麗に清書する方法
①目的に合った文書デザインを考える
ポイント
・文書の種類（レポート、案内文、契約書など）によって適切なデザインを選ぶ。
・フォントや色使いを統一し、見やすくする。
注意点
・派手すぎるフォントや色使いは避ける。
・読み手のことを考え、視認性を重視する。
例文
案内文を作る場合
フォント
「游ゴシック」や「メイリオ」などの読みやすいフォント。
サイズ
タイトルは 16pt、本文は 10～12pt。
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②段落と余白を整える
ポイント
・段落間のスペースを設定し、文章が詰まらないようにする。
・行間（1.5倍程度）を設定して読みやすさを確保。
・余白を広めに取る。
（上下左右 2～3cm 程度）
注意点
・段落間で統一感がないと見た目が雑になる。
操作手順例
❶[レイアウト] タブ → [余白] → [標準] を選択。
❷[段落] → [間隔] →「前後の間隔」を 6pt～12pt に設定。
③フォントとスタイルを統一する
ポイント
・フォントは1～2種類に統一する。
・タイトルや見出しに太字や色を使うと効果的。
注意点
・強調しすぎると逆に見づらくなる。
・すべての文字を太字にするのは避ける。
操作手順例
❶[ホーム] タブ → フォントメニューから「游ゴシック」を選択。
❷タイトルには 14pt、見出しには太字を設定。
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④表や箇条書きを活用する
ポイント
・情報を整理するために表や箇条書きを適切に使用。
・長い文章よりも、箇条書きで簡潔にまとめる。
注意点
・表が多すぎると見た目が煩雑になる。
・箇条書きの内容は簡潔に。
例文
箇条書きの例
・目的
・内容
・結論
⑤文法と誤字脱字を確認する
ポイント
・[校閲] タブ → [スペルチェックと文法] を活用。
・自分で読み返すだけでなく、別の人にも確認してもらう。
注意点
・自動修正機能を過信しない。
・意味が通じるかどうかも重要。
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⑥PDFに変換して保存する
ポイント
・最終版はPDF形式で保存すると、レイアウトが崩れない。
操作手順例
❶[ファイル] → [名前を付けて保存] → [ファイルの種類] で「PDF」を選択。
❷保存先を選び、[保存] をクリック。
まとめ
清書された例文
原文
「資料を提出します。確認をお願いいたします。」
清書例
【資料提出のご案内】
いつもお世話になっております。
以下の資料をご提出いたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
❶資料の概要
❷提出期限
❸連絡先
最後に
これらの手順を参考に、Wordで綺麗に清書してください！