すべて電話だった自社内・協力業者とのやりとりを視覚的に。レポート作成までの時間を短縮したい

今回はSynQ Remote（シンクリモート）を導入検証いただいている電気通信事業者の保全部門の方にお話をうかがいました。どんな課題を持ってい て、なぜSynQ Remoteにたどり着いたのか、その背景を聞きました。

業種：電気通信事業者
部署：光回線保全部門
業務内容：光回線のケーブルの保守業務を管轄。ネットワークが切断された場合の緊急工事や定期的な保守工事を協力業者と共に行う。

使用端末：PC、iPad、iPhone
主な利用機能：ポインタ表示、描画、複数人通話、画面共有
利用場所：自社事務所、複数箇所の現場
利用する人：自社従業員、協力業者
利用シーン：緊急不具合対応、計画工事の調査や報告

概要

課題
・現場でトラブルが起きた時、複数の関係者同士で電話を繋ぎながら言葉だけでコミュニケーションを取っていたため、現場の状況を正確に伝えるのが難しかった。
・それにより認識の違いや指示のミスが発生していた。

導入後期待される効果
・双方向からポインタを出すことで、視覚的に指示をすることができ、関係者間の認識を揃えたり、ミスを防ぐことができるようになる
・写真や録画のクラウド保存共有で最終報告のレポート作成までの時間が削減できる

SynQ Remote（シンクリモート）の対象業務

今回のSynQ Remote導入検証は、どういった業務を対象に行われましたか？

弊社は管轄内の光回線ネットワークが何らかの不具合で切断されると、まずはオペレーション部門でアラートを検知します。オペレーション部門で検知されたアラートは、保全部門に電話で連絡が入ります。不具合の内容を聞いた後、協力会社である保守業者へ連絡し、現場へ急行してもらう手配をとります。実際の保守作業は、協力会社が実施しますが、その現場で起きるすべての判断は自社の保全部門がおこなっています。

「現場」といっても基地局である通信局舎と、実際不具合が発生している箇所の2拠点に赴く必要があります。不具合の発生している箇所は電柱であったり、ケーブルが引き込まれているビルや一般家庭の中であったり様々です。弊社内のオペレーション部門と保全部門、協力会社が派遣される現場と通信局舎の計4か所間のコミュニケーションをSynQ Remoteで行って検証を行いました。

コミュニケーションにおける課題

従来のコミュニケーションではどのような課題がありましたか？

緊急工事では現場の状況を電話からの情報だけで把握し、何らかの決断を下さねばなりません。しかし、協力会社から後日写真を提出してもらうと、思っていた状況と違ったということが多々あります。

例えば同じようなケーブルが何本もある場合に、こちら側とか反対側と言うだけでは正確な判断がつきにくいです。また、作業者が「6番押しますね」と言いながらも実際に触っているボタンは7番であったというようなこともあります。

「このケーブルかなり劣化しています」とか「少し曲がっているけど大丈夫でしょうか」といった言葉も実際の程度がどのくらいなのかを通話だけで判断するのは限界があるのです。言葉だけではどうしても主観的な表現となってしまうところを、客観的に視覚的な情報で伝えたいと思っていました。

現場のリアルタイムな状況を把握しながら、それぞれが持っている資料や図面などの情報と照らし合わせて判断することができれば、情報の認識違いを防ぐことができます。そんなツールを探していました。

ツール選定の決め手

SynQ Remoteに興味をもっていただいたきっかけは何でしたか？

SynQ Remoteの製品ページを見てみると、そこに分かりやすい機能紹介動画がありました。他のツールは資料請求しないと詳しい機能が分からなかったですが、動画を見た瞬間「欲しい機能が全部そろっている！」と感動しました。

他のクラウド録画サービスなども検討しましたが、動画や画像が共有されるだけでは、結局言葉頼みになってしまい、何本もあるケーブルのどれなのかは曖昧なままです。一方SynQ Remoteには双方向からポインタが出せ、視覚的な指示や確認ができます。撮影した写真にその場でお絵描きをしたり、画面共有した図面の上にもポインタを出しながら指示を伝えることができます。

また、弊社では協力会社にiPadを配布し導入を進めていたところだったので、改めて他のデバイスを準備することなく、すでに使っているデバイスを使って始められることに魅力を感じました。

導入後予想される効果とSynQ Remoteへの期待

御社は検証期間が終わったばかりで、これから本格導入していただく予定ですが、これから期待している効果はありますか？

まずは、協力会社とのやりとりの齟齬が生まれないようになり、何度も確認し直す電話を無くせるといいと思っています。複数人通話も可能なため、伝言ゲームをする必要は無くなると思います。

ポインタによる指示や描画ができることで、言葉のあいまいさを補い、より正確で的確な情報伝達が可能になります。指示する人もそれを受ける人もストレスなく会話することができると考えています。

現場で撮影した写真は別途メールなどで共有しなくても、アプリのグループ内のアルバムに保存されていくため、最終報告のレポート作成までの時間が格段に短縮できています。

今後、協力会社とのコミュニケーションや関係性が向上し、ますます素早く質の高い保全工事を提供することができるようになると思います。残業時間や休日出勤を減らしながら、従業員の幸せな働き方にもつながるのではないかと期待しています。

これからSynQ Remoteを導入するにあたって、こんなことができるようになればいいなということはありますか？

我々の保全工事は電話でのやりとりからレポート作成までがセットになっています。これは緊急の工事でも計画的な工事でも同じです。このレポート作成までがシンクリモートのアプリ上ですべて行えるようになれば、とてもいいですね。通話中に撮影した写真に図や数字を書き込み、その写真をそのままレポートに添付し、説明テキストを添えて作成完了となれば、さらなる業務効率化が期待できます。

今後、レポート作成機能などの新機能群を開発予定です！ぜひご期待ください！

施工管理をリモートでできるビデオ通話ツール｜SynQ Remote（シンクリモート）