タスク管理術の方程式　仕事の完成度＝仕事の速さ×キャパオーバーの回数×立ち直った回数

こんにちは。のーすです。

私は前職の時、優先順位をつけて仕事をするのが、割と上手だと言われてきました。

提出物など催促で怒られたりした経験は記憶にほとんどありません。それは短期間で提出物を出せば出すほど、再度修正出来るチャンスが広がると知っていたからです。

タスクは速くこなせばこなすほど得です。

しかしそこにいくまでには幾度となくキャパオーバーを繰り返し復活した過去がありました。

私がタスク管理で実践している方法とキャパオーバーを繰り返すことの重要性について紹介したいと思います。

実践①TODOリストはメール管理で

私は基本的に電話で『やってください』は受けません。
必ずメールでもらうようにします（地域おこしになってからは少し薄れていますが…）

理由は電話だと忘れる、メモがどこ行ったかわからなくなる、タスク管理はメールと決めているからです。

やり方は超簡単。
①メールBOXに『処理済み』フォルダを作る
②メールで来た依頼事項を片付けたらそこに仕分け
③終わっていないタスクは受信フォルダに残り続けます
それだけでタスク漏れが無くなります。

紙に書いたり、パソコンで綺麗に書くのはNG。せいぜいメモ帳機能で箇条書き程度にしましょう。迷惑メールや業務メールでどうでもいいものはすぐ削除。とにかく頭を綺麗に。

実践②優先順位をつけよう

ここから優先順位を付けよう！

【第一段階】
①自分で出来ないこと（人に仕事を振ること）
②自分で片付けれること
に仕分けして、仕事をお願いする方を優先します。
ここを間違えると自分でコントロールできない範囲が遅くなるので、状況が苦しくなります。

【第二段階】
①得意なこと
②不得意なこと
に分類します。

とにかく得意なこと、好きなことからこなします。
終わったら嫌なものをこなします。

嫌なものを後ろにしていいの！？と思うかもしれませんが、いいんです。
だって仕事片付いて行く方が気持ち良いじゃないですか。
そこで勢いをつけて、脳を整理して嫌な仕事にタッチしていく。これが精神的にもベスト！

好きな仕事はすぐ片付くんです。

【第三段階】
ここでやっと期限となります。
期限が最初じゃないの！？と思うかもしれませんが、期日の迫ったどうでも良い仕事（さすがに１ヶ月先とかは無視して良い）を片付けて脳をスッキリした方が大切な仕事の完成度が上がりますよ！

実践③期限よりもとにかく速く

タスクを忘れないための最大で最強の施策はコレ。
とにかく速く、期限は何でも前倒し。
何ならその日に出します。

ある程度、誤字・脱字などをチェックしたらOK。
その後に要望が出たり、改善がどうせ出るから最初から完璧にせず、まずは７０%で。とにかく”忘れない”ことを心掛けて提出に重きを置きます。

でも、出来ないことを『出来る』と言ってしまうようなミスは絶対にNG。
裏付けだけはとってから提出すること。そこには時間をかけても良いのです。その場合も自分が常にボールを持っていないことを意識してください。

これを実践するにはある程度の判断力が必要に

気づいた方もいるかもしれませんが、この手法は課題として自分で判断して決断できる範囲が広い人であることがあげられます。

それを得るには
タスクオーバー⇒答えが見つかる⇒もっと早く出来る方法を考えるそう、キャパオーバーの連続を繰り返すことが必要なんです（サイヤ人が強くなっていく原理と同じ）

キャパオーバーは私たちを成長させます。
知識、仕事の速さ（技量）、人間力
全てを成長させます。だから積極的にキャパシティを埋めましょう。

時間に余裕がある人は余裕がある時間でしか仕事ができないんです。
仕事出来るマンは自らを追い込み、考え、もっと良い方法を編み出す。つまりＰＤＣＡを回すんです。

今までのお話を踏まえて過程を取り除くと、この方程式が成り立ちます。
仕事の完成度＝仕事の速さ×キャパオーバーの回数×立ち上がった回数

しかし、ここには重要な課題が！

キャパオーバー後に「適切な指導」がないと、キャパなんて広がらない

優先順位とかってそもそも経験しないとわからないんです。だから新人に『優先順位決めてやれよ！』と言っても、何が重要かわかるわけないんです。

可愛い子にはキャパオーバーさせろ。

そう。キャパオーバーは成長しかないんです。やれる仕事やらせてたって、キャパは増えません（だって増やす必要がない）

ただキャパオーバーさせて放置すれば確実に病みます。心が折れます。
だから、このキャパオーバーをしっかり感じ、見ながら寄り添わないといけません。

そしてそれを乗り越える正しい知識を与えなければいけません。
1人では答えは出せません。
やっぱり周りの支えがあってこそなのです。
こちらから答えは出さずとも後輩が「何に悩んでいて、どんなことに苦しんでいるのか？」常に見て、想像してあげてください。

そして「ここなんですけど、こうしたいんですがどうしたらいいですか？」と聞いてもらえる状態を常に作っておく。これが上司・先輩に求められる”力”だと思います。

つまり私達が「仙豆」の役割に。回復が無いと強くなれないんです（これもドラゴンボールすみません）
話がズレるのでこれは後日。

まとめ

これはあくまでも超個人的な意見です。

タスクが多くてキャパオーバー気味、キャパオーバーしてて優先順位が付けられない！という人は大チャンスです。ここで自分のレベルが確実にあがります。

【のーす流仕事のタスク管理術】
①メールでタスクを整理（電話で依頼してくるやつに振り回されるな！）
②メールBOXに処理済みフォルダを作る
③好きなことから仕事を片付ける（いやなことは後回しで良い）
④期限はとにかく前倒しで破る！

今回の記事はそんな物事の優先順位が決めれずに悩む方の参考になれば幸いです。