会議のデザイン
１．問題意識
今日の毎日投稿は、「会議のファシリテーション」についてです。別の言い方をすると、会議のデザインになります。この記事を書こうと思った理由は、お客さんと会議や社内会議を行う際に無目的で会議をしてしまうと、「単なる話し合い」「情報の共有」のみで終わってしまって、なかなか成果に繋がらない経験があるからです。また、参加者が受け身（お客さん）になってしまう為です。そこで、今回は、会議を運営するにあたって、事前に考えておきたい事（準備しておくこと）、会議中に気を付けて置くこと、会議の終わりに大事にすべきポイント、次回の会議までの行動計画などについて全体像を示す形で記事の作成をしたいと思います。さっそく行ってみましょう～。（ワークシートの作成も行いましたので、ご活用ください👐）
問題意識：会議のデザイン
２．調査
出典：著者作成
1. 事前準備
1-1. 会議の目的
「何のために会議を開くのか？」を一言で言えるようにする
例：「新商品のコンセプトを固める」「課題点を洗い出し、解決策を話し合う」など（ゴールが曖昧だと、話が散らばって結局決まらない…という事態になりがち）
1-2. 会議の議題・時間配分
どのトピックを、何分かけて話し合うかをざっくり決めておく
例：「アイデア出し→15分」「ディスカッション→20分」「結論まとめ→10分」など（事前にアジェンダを参加者に共有することで、話す内容をイメージしやすくなる）
1-3. 準備物
会議で話し合うために必要なデータや資料があれば、前もって準備＆共有（参加者全員が前提知識を共有していると、当日の議論がスムーズになる）
1-4. 役割分担
誰が司会をするのか、誰が書記を担当するのか、必要があれば役割を決めておく（プレゼン担当やデータ担当など、事前に確認することで「聞いてなかった…」を防げる）
2. 会議中
2-1. まずはゴールを再確認する
冒頭で「今日は〇〇を決めましょう！」と再度共有
会議中も話が脱線しそうになったらゴールに立ち返る
2-2. 発言しやすい場づくり
リラックスした雰囲気や、全員が話しやすい配置を意識
対面なら円卓やコの字配置で目線が合い、意見交換しやすくなる
オンラインならカメラONを推奨、声掛けをしながら発言を促す
ファシリテーター（進行役）は「これについてどう思いますか？」とメンバーに声を振るなど、全員から意見を引き出す工夫を
2-3. 「問い」を使って議論を深める
たとえば新商品のコンセプトについて話すなら、「この商品を使うお客さまは、どんな課題を解決したいの？」「他社にはない私たちの強みは何？」具体的な問いを立てることで、議論が的確に深まる
2-4. 情報をホワイトボードなどで見える化する
意見をまとめて見える形にしながら進めると、話が整理されて次のステップに進みやすいホワイトボード、付箋、共有画面などを活用して、「今なにが話されたか」を全員で可視化する。
2-5. 時間管理を徹底する
アジェンダと時間配分に沿って進行
余談が盛り上がりすぎると肝心の議題が進まないので、「このトピックについてはあと5分でまとめましょう」など区切りを明確にする
3.会議終盤
3-1. 結論と決定事項を確認する
「今日の会議で何を決めたか」を必ずおさらい
もし決まらなかった事項があれば、それも「要検討事項」として一覧にしておく
3-2. 行動計画を明確にする
誰が何を、いつまでにやるのかをはっきり決める
例：「Aさんは顧客ヒアリングの結果をレポートにまとめ、来週金曜日までに共有」などここが曖昧だと結局動き出せず、次回同じ話し合いを繰り返すことに…
3-3. 次回の会議内容や日程をざっくり決める
わかる範囲で次回はいつ、どんな内容を話すかをチラッと共有
後でスケジュールがバタバタしないよう、日程の候補や調整方法を確認しておく
4. 次回までの行動計画
4-1. メモや記録の共有
会議の要点をメモしたら、なるべく早く参加者全員に共有
「どんな話をして、何が決まったか」を振り返りやすいようにまとめると◎
4-2. 行動計画の実行
会議中に出た宿題やタスクに取り掛かる
実行に必要な情報やサポートがあれば、早めに周りに頼んでおく
4-3. 次回までにまとめておくべき資料・データ
次の会議で使う資料が必要なら、いつまでに誰が準備するかを明確にし、早めに取りかか。（「当日になって資料が間に合わない…！」を防げる）
4-4. 成果や課題を定期的に共有
会議で決まった内容を進めながら、進捗や課題を周知（こまめに情報共有することで、「どういう状態か分からない…」によるストレスを減らせる）
まとめ
事前準備
1-1. 会議の目的
1-2. 会議の議題・時間配分
1-3. 準備物
1-4. 役割分担
会議中
2-1. まずはゴールを再確認する
2-2. 発言しやすい場づくり
2-3. 「問い」を使って議論を深める
2-4. 情報をホワイトボードなどで見える化する
2-5. 時間管理を徹底する
会議終盤
3-1. 結論と決定事項を確認する
3-2. 行動計画を明確にする
3-3. 次回の会議内容や日程をざっくり決める
次回までの行動計画
4-1. メモや記録の共有
4-2. 行動計画の実行
4-3. 次回までにまとめておくべき資料・データ
4-4. 成果や課題を定期的に共有
この4つのステップを押さえておけば、会議が「ただ集まって話をする場」ではなく、「具体的に物事が進む場」に変わります。ぜひ、次の会議から実践してみてくださいね。
ワークシート
実践のためのワークシートを作成しました。下記よりダウンロードして、ご活用ください。👐
出典：著者作成
出典：著者作成
３．新たな問題意識
次回また、すこしVerアップしたいと思いました。
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