日々の経理処理を行う習慣

事業をされている方において、
経理処理を頻繁に行わず、
思い出しながら経理処理を行ったという
方も多いのではないかと思います。

今回は、そんな日々の経理処理について、
自分自身の経理処理に関して
実践していることや感じていることを
紹介しようと思います。

経理処理について、まとめて処理をされている方や
経理のやり方に悩んでいる方は
参考にしてもらえると思います。

経理処理の流れ

経理処理といっても様々な処理のパターンがあります。

今回は、日々の経理処理について紹介しようと思いますので、
仕入や経費などの支払いについて、紹介していきます。

請求書払いの経理処理

仕入や経費の支払いについて、
月に1回請求書を受領して、
翌月に振込により支払うような取引を行っている方は
多いのではないかと思います。

いろいろな取引先より、
日々、請求書を受領するかと思います。

ここでは、そんな請求書払いの主な経理処理の流れを見ていきます。

１．請求書を受領
２．請求内容の照合（納品書や社内稟議）
３．請求書の支払いを内部承認
４．会計システムへ入力（未払費用等へ計上）
５．翌月の資金残高確認

６．銀行の振込データを作成
７．銀行のシステムへ振込データを連携
８．振込の実行確認
９．支払い完了後、会計システムへ入力（未払費用等の減額）

主には、このような流れになります。

請求書払いの場合、１から５あるいは６までを
購入等を行った当月に行い、
それ以降の作業を支払い月の翌月に行うことが
多いかと思います。

現金払い

次に、あらかじめ現金を用意し
集金等があった場合に、現金で支払うパターンです。

１．現金で経費を払い、領収証を受領
２．現金出納帳へ記帳
３．会計システムへ入力
４．現金残高の確認

従業員の立替払い

従業員がいる場合には、
従業員の方が営業活動や出張に際して使用した
経費を、後日精算することも多いかと思います。

このような立替金の精算については、
以下のような流れが考えられます。

１．経費を立替払いし、領収証を受領
２．後日、経費精算書等で申請・承認
３．会計システムへ入力
４．振込データの作成
５．銀行システムで支払い処理

大まかには、上記のような流れとなります。

なお、支払いが月をまたぐ場合は、
未払費用に計上するようにしましょう。

経理処理は大きく３つに分類される

先に紹介しました経理処理の流れについてですが、
その処理方法は大きく分けて３つに分類されます。

１．請求書や領収証の受領と確認
２．会計システムの入力や帳簿の記帳
３．銀行への振込手続き

上記の３つの特徴ですが、
１と２については、数ヶ月分や１年分を
後でまとめて処理することができますが、
３は、「後でまとめて」ができませんので、
少なくとも請求書を受領してから
２～３週間程で支払いの処理が必要となります。

よって、３の処理を数ヶ月分まとめて処理される方は
いないと考えられますので、説明は省略させて頂きます。

よって、１と２について、
どのくらいの周期で経理処理をしたらいいかを紹介します。

私の経理処理のタイミング

それでは、私自身はどのくらいの周期で
経理処理を行っているかですが、
「領収書や請求書を受領した翌日」に
経理処理を行っています。

翌日に行っている理由は以下の通りです。

・記憶が新しいので、思い出す手間がない
・日々行えば、領収証等の枚数が少ない
・現預金残高をタイムリーに把握できる

やはり翌日には行う最大のメリットは
「数が少ない」ことです。

私は、完全ペーパーレス化を目指しておりますので、
会計システムに入力するのと同時に
文書管理システムにおいて、検索事項の入力も行っています。

このように入力する事項が多いと
面倒臭さが出てしまうので、
領収証等の数が少ないことは、非常に大きいです。

なお、ペーパーレスに興味がありましたら、
以下のブログをご覧下さい。

あと1年半！電子取引への対応 - 【広島の税理士】スエナガのブログ (komachi-kaikei.com)

次に、記憶の部分ですが、
取引を行った翌日ですので、
記憶が新しく、「思い出せない」という
ことがありません。

よって、結果的に思い出す時間がない分、
経理処理も短時間で行えるメリットがあります。

経理処理を行う時間がない場合

私の例をお話ししましたが、
「毎日はとてもできない」という方もいらっしゃるかと思います。

その場合は、１ヶ月の中でバリエーションをつけるのが
よいかと考えます。

例えば、請求書については、
20日や月末締切が多いかと思いますので、
締切日の１～２日後までは、日々経理処理し、
それ以外は、週に１回程度でもいいかと思います。

その場合に大事なのが、
「容易に思い出せる」ようにしておく必要があります。

思い出せない代表例として、領収証を見ただけでは
「何に使ったかわからない」ということでは
ないかと思います。
また、従業員が受領した領収証であれば
なおさら内容がわからないことも多いかと思います。

その場合は、領収証や精算書へ
支出の内容をメモしておくことが重要となります。

大したことでないように思われますが、
実は、結構重要です。

最終的に税理士にチャックを受ける場合でも
メモ書きがあれば、内容が伝わります。

それと、数年後に税務調査が行われることもあります。
１週間や１ヶ月であれば、思い出すことは容易かもしれませんが、
数年前となると、話は変わってきます。

調査官から支出の内容を聞かれることもありますので、
メモされているだけでも、内容の説明には有効となります。

経理処理の時間がどうしても確保できない場合

経理処理について、ここまで紹介してきましたが
経理処理については、取引が行われた後の事後処理であるため
本業を行って余った時間に行う方も多いかと思います。

よって、どうしても時間が確保できない
方もいらっしゃるかと思います。

その場合は、以下の方法を検討しましょう。

・クラウド会計ソフトの自動連携機能をフル活用する
・記帳代行を委託する

現在は、会計ソフトが進化しており、
自動連携機能が充実しております。

入力に関する時間の短縮が期待できますので、
一度検討してみるとよいかと思います。

また、記帳代行をお願いすることも検討しましょう。
コストはかかってしまいますが、
未処理の経理処理が残ることはなく、
ある程度タイムリーに経理の数値の確認も行えます。

極力、経理処理は毎月行うようにし、
半年や１年に１度とならないように
こまめに経理処理を行う方法を検討しましょう。

まとめ

今回は、経理処理を行う
事務処理のタイミングについて、紹介しました。

経理処理は、ただ経理の事実をまとめるだけでなく、
会社の経営成績や財務状況を把握するために
タイムリーに数値の把握することは重要です。

経理処理が遅れれば遅れるほど、
数値の把握は遅くなってしまいます。

早め早めに経理処理を行うよう
いろいろな方法を検討していきましょう。

最後に、月次決算についてブログで
紹介しておりますので、こちらも参照下さい。

最後まで、お読み頂き、ありがとうございました。

月次決算を考える - 【広島の税理士】スエナガのブログ (komachi-kaikei.com)