具体的で先回りしたメールの書き方
相手のビジネスメールがうまいと感じたことがある人は約80%。
その理由は様々ですが
「質問が具体的で答えやすい」
「先回りした情報が書かれている」
という回答があります。（※ビジネスメール実態調査2018より）
上手なメールはとにかく返信がラク
こうしたメールをうまいと感じるのは「返信負担が少なく、早く返信ができる」ということがあります。相談や質問で用いる"クローズドクエスチョン"の技法と同じです。
シンプルで短い表現の方が「読みやすい」と言う人もいますが、
「仕事として読むことが重要なのか」
「相互コミュニケーションを図ることが重要なのか」
その価値意識の違いでこういった差が出てきます。
受信後、具体的に何をしていいかわからないと結局、詳細の確認やメールの意図を確認するためこちらから再度メールを送ったり、電話をかけたり。
また、条件を数パターンに分けて回答する等、複雑化した返信のメールを書かなければならないこともあります。
研修講師へ、研修終了後の請求書・完了報告書送付依頼
たとえば、研修で外部の講師へ依頼を行ったとします。
研修終了後に講師から完了報告書と、請求書の送付を依頼する場面です。
この場合のビジネスメールの書き方がこちらです。
箇条書きでわかりやすく、一見ビジネスメールとして成立しています。
文面が失礼など特に不快感を抱くことはなく、よく見かけるメールです。
しかしメールを受信した側は、
・どのような報告書が必要なのか
・締め切りはいつか
・また請求書はPDFでよいのか
・郵送が必要なのか
等、わからないことが多々あります。
これを確認するためにメールを送るのは二度手間ですし、確認せず自分が考える報告書を送って書き換えを依頼されればやはり二度手間になります。
では先回った具体的なメールだと、どうなるのでしょうか。
後者のメールは相手を悩まさない
後者のメールだと、まず提出期限が明確です。報告書の様式も添付されているので、必要事項を記入して提出するだけで済みます。提出先の記載や請求額について明確に記載されているのもポイントです。
提出先はこのメールをやり取りしている人だから、あえて書く必要はないとも考えられますが「請求書は経理担当へ送ってほしい」という企業もあることを見越して、記載されているのでしょう。
また、請求額、税額や交通費を文面に書かれる場合もあります。
この場合請求側は、自分の計算額と突き合わせた上で請求書を送ることができます。
期日や金額を書くのは失礼ではない
「提出期限や金額を明確に書くと、失礼に当たるのでは」と書かない方もいます。
しかしその遠慮のせいで、余計なやり取りが増え「無駄な手間がかかる」「不親切」と相手に思われているかもしれないこと、また書いてある方が効率的で親切だと喜ばれる方もいます。
むしろ期日を明確にしないと、相手にとって重要度や優先度付けが甘くなって後々お互いに後悔することにもなりかねません。ビジネスである以上は、必ずどんなタスクであっても期日を決めておいたほうがいいでしょう。
仮の期日でも構いませんし、今すぐ決められないなら「決める期日」を決めておけばいいと思います。それだけでお互いに悩むことなく優先度付けが可能になり、公開する可能性をほんの少しでも減らすことができるようになります。
もちろん期限を書くなら、少し期限に余裕を持たせるなど一定の配慮も必要です。
また金額に関しては、事前の条件通りの金額を記載すれば何も失礼ではありません。どうしても抵抗があれば書かないのもよいですが、事前に電話連絡で期日と金額を確認してからメールを書くという方法もあります。
丁寧な準備と配慮が、仕事のスピードも質もあげる
仕事ができる人というのは常に先回りして動きます。
未来に起こるべき事象やリスクを細かく予測しているからできることですよね。
リスクマネジメントなんて、本当に効果が出れば「何かが起きる」前にすべての芽をつぶしてしまえるので、結果的に 杞憂 に終わってしまうものです。何も起きなかったから無意味なのではなく、リスクマネジメントを実施したおかげで何も起きずに済んだのです。
地味かもしれませんが、優秀な人は少なからずこうした配慮ができています。
メールを受信した後、相手にどんな仕事が発生するか、どういう情報を準備すればスムーズに進むかを想定しメールに反映させているのもその１つです。
一見メールの文量は増え、書く方も読む方も手間や時間はかかっているように見えますが、それだけ相手のために丁寧に仕事を進めているということであり、それゆえに相手のミスも減り、ミスによる手戻りが減ればそれだけ余計な時間的、金銭的、人的リソースを無駄遣いせずに済みます。
ストレスを抱えながら無駄なやり取りを何度も行うよりも、結果ずっと効率的。
さらに「〇〇さんのメールはわかりやすい」「毎度確認するストレスが最小限になる」が積み重なり、相手の方からの信頼にもつながっていくでしょう。
みなさんはどちらの方がいいですか？
私は多少長文であっても１度のメールを確認するだけで、何度も問い合わせるようなことがないようになっていると嬉しい派です。
逆に、そういった配慮を無視してとかく「シンプルに！」という人は二度手間、三度手間をしてでも長文を読むことが煩わしいと思ってしまうのかもしれませんね。
まぁ、この辺は好みの差があるかもしれません。
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