採用担当の味方！？採用活動のスカウト代行サービスのメリット・デメリット
こんにちは、ストルの石垣です。
弊社は採用マーケティングに特化したYouTubeを運営しています。
今回はスカウト代行サービスのメリットとデメリットを中心に、スカウト代行サービス全般の解説をします。
採用活動のアウトソーシング「スカウト代行サービス」とは？
スカウト代行サービスとは
「求職者に対して送るスカウトメールを、企業の代わりに代行して送るサービス」のことを言います。
スカウト代行サービスが注目されるようになった理由としては、人材の売り手市場の加速が大きく影響しています。
また、IT技術が進化し自社が必要としている人材をどれだけスピーディーに採用できるかが、事業戦略の上で、より重要となってきています。
そのため多くの企業が、求人を掲載して求職者からの応募を待つだけでなく
「直接メッセージを送り応募を獲得していく」
というスカウト代行サービスを利用しています。
スカウト手法は急速に広まった採用手法であるため
「自社で行っているスカウト業務に正解をみいだせていない」
と言う企業も多くあると思います。
スカウト業務にかかる負担だけ減らしたいと考えている企業や、プロに効率的に任せ採用を強化したいと考えている企業にとってスカウト代行サービスの導入がおすすめです。
スカウト代行サービスの種類
優秀な人材を採用するためのスカウト代行サービスにはいくつかの種類があります。
①採用アウトソーシング型
採用アウトソーシング型とは、スカウトメールの文面の作成や人材の抽出など、採用業務のほとんどをサポートしてくれます。
フォロー体制が手厚いため、ほとんど採用代行と変わりません。
スカウト以外の業務も行ってくれるため「採用担当を確保できていない企業様」にはお薦めです。
②スカウトメール代行専業
スカウトメールの配信のみ行うサービスもあります。
人材の抽出、スカウトメールの文面のスカウトメールの文面の作成などはなく、すでに抽出された人材に完成したメールの送信だけ行います。
③人材アサイン型
人材アサイン型とは、専門知識を持った人材を企業に招いてスカウト代行を行ってもらうサービスのことをいいます。
企業に常駐するため、密にコミュニケーションをとりながら日々改善をスピーディーに行っていける点と、採用に対する認識のズレが起きにくくなるのが人材アサイン型を利用する大きなポイントです。
スカウト代行会社に依頼できる業務とは？
①採用戦略の設定
・現状抱えている採用課題
・企業が求める人材を細かくヒアリングし、欲しいポジションの確認
・スカウト代行サービスを通じて何人の内定承諾を獲得するか
・内定承諾数を達成するために必要な説明会参加の日程、枠数
・スカウトメールの配信数
・いつまでに採用したいか？
採用戦略を最初に立てることで、効果的にスカウト代行サービスを利用できます。
②スカウトメールの文面作成
採用戦略が固まったら、企業の特徴に合わせてスカウトメールの文面を作成します。
・メールの件名
・企業紹介
・スカウトの理由
・企業に関するURL
・採用フロー
文面を作成する際は
「誰に送るのか？」「何を伝えたいのか？」「どのように伝えるのか？」
このような順番で考えることで、効果的なスカウトメールの文面を作成することができます。
スカウトメールが届いた人で、興味がある企業なら8割以上の方がWEｂサイトを確認しています。
ちなみに弊社で転職活動中の方にアンケートをとったところ、スカウトメールをもらった企業の採用サイトをみて興味を失ったことがある人は、全体の8割以上いらっしゃいました。
スカウトメールの効果的な運用には、採用サイトを充実させることも、重要になってきます。
③候補者の選定
採用戦略で確認した人材像に合わせて候補者の選定をしていきます。
求める人物像を最初から具体的に設定しすぎると、スカウトメールの送信件数が少なくなってしまう場合もあります。
そのため、最初は候補者の選定基準を広めに設定して状況に合わせて、絞っていくなど企業とスカウト代行会社で相談しながら決めることが大切です。
④スカウトメール送信
選定した候補者にスカウトメールを送信します。
スカウトメールには
・一斉送信
・個別送信
2種類がありますが、スカウト代行サービスでは一般的には個別送信を行っている会社が多いです。
ターゲットや媒体によってメールの開封率が高い時間帯など特徴もあるため、知見を活かして配信してくれます。
⑤面接日時の調整
スカウトメール配信後、返信が来た場合面接の日程調整を行います。
連絡に対して早いレスポンスができるかどうかで、企業に対する安心感を持ってもらえます。
⑥求職者への内定連絡
スカウト代行サービスを利用することで、内定者が決まった後の手続きにかかる手間を省くことが可能です。
内定連絡や、入社に意思があるかの確認なども委託できる場合があるので、できるだけ採用活動にかかる労力を減らしたい企業は、採用活動後のフォロー業務も委託してくれる会社を選ぶのがいいでしょう。
⑦スカウト運用の振り返り
スカウト運用振り返りでは、スカウトメールの送信数や返信率を確認し、内定承諾に向けたスカウト運用の改善をおこなっていきます。
社内に向けたレポーティングのための資料の作成の手間が大きく省けます。
振り返りを通じ、候補者の選定基準やスカウト文面の課題を洗い出し、次の結果に活かします。
振り返りの頻度に関しては、少なくても1ヶ月に1回は行いましょう。
しかし、ミスマッチを防ぐためにもこまめに行うことでより効果的なスカウト運用を行うことができます。
スカウト代行サービスの料金
スカウト代行サービスの料金形態は
・月額制
・従量課金制
・成果報酬型
3つにわけられます。
①月額制
毎月一定利用料がかかるプランです。
毎月の費用が明確なので、採用にかかる費用の見通しが立てやすいですが、毎月定額の費用がかかるため、成果がでなかった月は割高になります。
安価なところでは、月3万円から対応してくれる会社もありますが、スカウト配信に留まらず採用代行として採用戦略まで担う会社は月20万円が平均と言われています。
②従量課金制
スカウト配信数に応じて金額が加算されるプランです。
必要な業務のみに費用がかかるため、無駄な費用が発生しませんが、依頼する業務量によっては、その他料金体系より費用が高くなります。
メール1通につき1,000円から1,500円くらいが相場です。
③成果報酬型
成果報酬型は期間や業務内容によってではなく、成果が出た際に料金が発生します。
初期費用やメール数にかかる費用は無いため企業は始めやすいです。
スカウト代行サービス選定時のポイント
①情報共有、対応スピードが早い
スカウト運用では
・スカウト候補者リスト
・スカウトメールの文面の確認
・面接調整
など、スカウト代行会社と密なコミュニケーションが必須なため、連絡の取りやすさも重要です。
特に、候補者の転職意欲の高いうちに面接日程調整を進めるためには対応スピードが必須となります。
依頼した業務への対応が遅かった場合や、候補者への返信が遅い場合、優秀な人材を取り逃してしまう可能性もあります。
「すぐに対応してくれるのか？」
というのは重要な選定ポイントになります。
積極的に報告、連絡を取り合う姿勢を示してくれる会社を選定すれば、円滑に採用活動を進行することが可能です。
②サービスの柔軟性があるか
一度スカウトメールを運用してみると、求める人物像やスカウトメールの送信数の軌道修正が必要になる場合があります。
運用実績と採用状況を照らし合わせすり合わせを行い、改善を繰り返していくことで求める人物像の内定承諾に繋がります。
そのためには、必要なときに連絡がとれるか、ミーティングを行えるかといった柔軟性も大切です。
③ターゲット層に合っているか
スカウト代行サービスを行っている会社にも様々な特色があります。
専門職に特化した代行会社
転職希望に特化した代行会社
企業が求める人物像を明確にしたうえで、欲しい人材の獲得に適したスカウト代行会社を選ぶことが大切です。
スカウトメールのメリット
①自社認知を高めることができる
スカウトメールを使うことで、自社の認知度を拡大することができます。
例え、応募に至らなかったとしても自社を知るきっかけづくりが可能です。
また認知してもらえることで、今後転職を考える際に応募する企業候補の一つにもなるかもしれません。
ただ待つだけの採用手段では、候補者が企業を見つけない限り知ってもらうことはできません。
まずは、認知してもらうことが必要です。
②転職潜在層の人にもアプローチすることができる
スカウトメールのメリットとしては、転職潜在層の人にもアプローチすることができます。
「今すぐ転職したいわけではないけど、いい求人があれば転職するかもしれない」
「志望業界が固まっていない」
こういった候補者に対してスカウトメールを送ることで、潜在的な候補者の開拓ができます。
こういった転職潜在層にいかにアプローチしていくかというのが重要になってきます。
③採用活動を効率化できる
「時間や人件費などのコストを抑えて、より多くの内定承諾を得たい」
どの企業もそう考えていますよね。
スカウトメールでは、人材に直接アプローチすることができるため、自社にマッチしている可能性が高く、その分選考通過率が高まります。
さらにスカウト代行サービスを使うことで、候補者選定やスカウトメール送信、面接日時調整などにかかる時間を短縮することができます。
これにより、候補者ひとりひとりに時間を割くことができ、選考途中の面談や内定後のフォローにより時間をかけることで、内定承諾率を高めることもできます。
スカウトメールのデメリット
①ライティング力、マーケティングスキルが必須
スカウトメールを配信する際、テンプレートの内容になってしまうと候補者に対して「特別感」を演出することができず、他のスカウトメールに埋もれてしまいます。
他の会社との差別化を図るためにも、魅力的な文面を作成するライティング力や、適切な対象者にスカウトメールを配信するマーケティングスキルが必須です。
スカウトメールを配信する際、1人の登録者に対しても複数回アプローチを行う場合があります。
その際は文面を変えたり、2回目以降送る際に書類選考不要などのアピールポイントを追加していく必要があります。
ただ単純に同じ文面を何回も送るのではなく、段階的なアプローチ計画が必要となるため、自社内でスカウトメールを内製化することが難しい場合は、スカウト代行会社に委託する方が良いでしょう。
②ライバルが多い
自社にあった人材確保のため、スカウトメールの利用を導入する企業が増えています。
そのためライバル企業が多く、候補者のもとには大量のスカウトメールが届いています。
ライバル企業よりも自社に魅力を感じてもらうスカウトメールでなくては、優秀な人材を採用できません。
他社と差別化できるオリジナルのスカウトメールを配信できるかが、採用を成功させるための鍵となります。