これで会議がうまくいく！ファシリテーションと参加者の秘訣

こんにちは、Steveです。

5月は自分のバースデーマンスってことで、ひと月記事をお休みさせてもらいました。今月から、また復活です。それにしても、最近、花粉症が7年ぶりぐらいに復活して、まつ毛がなくなるぐらい掻きまくっている今日この頃です。

さて、今日は会議の進め方についてお話ししたいと思います。最近、探究学習に関しての記事を書かせてもらいましたが、その際に色々と会議、議論が重要だと思うので簡単に会議の種類と、ファシリテーションのコツなどを紹介したいと思います。ここでは、主要な会議の種類とそれぞれに適したファシリテーションの方法、参加者の心得について紹介します。

 会議の4種類

会議にはさまざまな種類がありますが、代表的なものに「アイディア出し（ブレインストーミング）」「意見交換」「問題解決」「意思決定」があります。アイディア出し（ブレインストーミング）は、自由な発想で多くのアイディアを出すことを目的とする会議です。意見交換は、多様な意見や視点を共有し、理解を深めることを目的とします。問題解決は、特定の問題に対して具体的な解決策を見つけることを目的とし、意思決定は、複数の選択肢の中から最適なものを選ぶことを目的とする会議です。

アイディア出し（ブレインストーミング）の理想的な会議室のイメージ
広々とした空間: 天井が高く、広々とした空間は創造的な発想を促進します。開放感があることで、参加者が自由にアイディアを出しやすくなります。
カラフルなインテリア: 明るくカラフルなインテリアは、ポジティブな気持ちを引き出し、創造性を高めます。アート作品やポスターなどを飾ると良いでしょう。
自由なレイアウト: 参加者が自由に動き回れるように、机や椅子の配置を柔軟に変更できるレイアウトが理想的です。付箋やホワイトボードを使って、アイディアを視覚化するスペースも重要です。

 1. アイディア出し（ブレインストーミング）

目的  
自由な発想で多くのアイディアを出すこと。

ファシリテーションの役割  
ファシリテーターは自由な雰囲気を作り出すことが求められます。批判や評価をせず、どんなアイディアでも歓迎する雰囲気を作り、全員が積極的に参加できるよう促します。また、質よりも量を重視し、多くのアイディアが出るようサポートします。出たアイディアをホワイトボードや付箋に書き出し、全員が見えるようにすることも大切です。

参加者の心得  
参加者は、他の人のアイディアを批判せず、まずは全ての意見を受け入れる姿勢を持ちましょう。自由な発想を大切にし、自分のアイディアが変わっていると感じても、遠慮せずに発言しましょう。また、アイディアの質よりも量を出すことを心がけ、思いつくままにどんどん発言しましょう。さらに、他の人のアイディアを参考にして、新しいアイディアを派生させることを意識しましょう。

例  
新製品のコンセプトを考えるための会議。ここでは、自由な発想で多くのアイディアを出し、その中から最良のものを選びます。

意見交換の理想的な会議室のイメージ
静かで落ち着いた空間: 意見交換には集中が必要ですので、静かで落ち着いた環境が適しています。外部の雑音を遮断する工夫が必要です。

円形のテーブル配置: 全員の顔が見える円形のテーブル配置は、対話を促進し、対等なコミュニケーションをサポートします。

適度な照明: 明るすぎず暗すぎない、適度な照明は、リラックスしながら集中できる環境を作ります。

2. 意見交換

目的  
多様な意見や視点を共有し、理解を深めること。

ファシリテーションの役割  
ファシリテーターはお互いの意見を尊重し、批判的な態度を避けるよう促します。各意見の要点を整理し、全員が理解しやすいようにします。深掘りする質問を投げかけ、議論を深めることも重要です。また、参加者全員に公平に発言の機会を提供します。

参加者の心得  
参加者は、自分と異なる意見でも尊重し、しっかりと耳を傾けましょう。自分の考えを整理して、分かりやすく伝えることを心がけましょう。他の人の意見を深く理解するために、適切な質問をすることを意識しましょう。感情的にならず、冷静に議論を進めるよう努めましょう。

例  
新しいマーケティング戦略についての意見交換会。異なる部署のメンバーが集まり、それぞれの視点から意見を述べ合います。

問題解決の理想的な会議室のイメージ
集中できる空間: 問題解決には深い集中が必要です。外部の干渉を最小限に抑えた、静かで閉ざされた空間が理想的です。

情報共有のためのツール: 大きなホワイトボードやプロジェクターなど、情報を共有しやすいツールが揃っている環境が効果的です。

快適な座席: 長時間の議論になることが多いため、快適な座席が必要です。エルゴノミクスに配慮した椅子が良いでしょう。

 3. 問題解決

目的  
特定の問題に対して具体的な解決策を見つけること。

ファシリテーションの役割  
ファシリテーターは、まず問題を明確に定義し、全員が同じ認識を持てるようにします。次に、問題の原因を分析し、それに基づいて解決策を考えます。アイディアを出し合い、具体的かつ実行可能な解決策を導きます。解決策の実行に向けて役割分担と行動計画を立てることも重要です。

参加者の心得  
参加者は、問題を正確に理解し、共通の認識を持つことを意識しましょう。問題の背後にある原因を探り、根本的な解決策を見つけるための視点を持ちましょう。解決に向けた具体的なアイディアを出し合うことを心がけましょう。チームとして協力し合い、役割分担や行動計画に積極的に関わりましょう。

例  
顧客クレームの増加に対処するための会議。クレームの原因を特定し、それを解決するための具体的なアクションプランを作成します。

意思決定の理想的な会議室のイメージ
落ち着いた会議室: 重要な決定を行うためには、落ち着いた雰囲気の会議室が適しています。外部の雑音を遮断し、集中できる環境が必要です。

視覚化ツール: 選択肢のメリット・デメリットを視覚的に比較できるツール（例えば、ホワイトボードやスクリーン）があると良いでしょう。

適度な温度と換気: 快適な室温と良好な換気は、長時間の会議でも集中力を維持するために重要です。

 4. 意思決定

目的  
複数の選択肢の中から最適なものを選ぶこと。

ファシリテーションの役割  
ファシリテーターは、複数の選択肢を明確に提示し、それぞれのメリット・デメリットを検討します。選択肢を評価するための基準を設定し、参加者全員で共有します。各選択肢についての議論をまとめ、最終的な意思決定をサポートします。最終的な決定に対して、全員の合意を得るように努めます。

参加者の心得  
参加者は、各選択肢を公平に評価し、バイアスを避けるよう努めましょう。各選択肢のメリット・デメリットを慎重に検討し、根拠のある意見を述べましょう。自分の意見だけでなく、全体の意見をまとめることにも意識を向けましょう。最終的な決定に対して全員の合意を得られるように、協調的な態度を持ちましょう。

例  
新しいプロジェクト管理ソフトウェアの導入に関する会議。複数の候補から最適なソフトウェアを選定するために、各候補のメリット・デメリットを比較し、最終的な決定を下します。

まとめ

効果的な会議を開催するためには、目的に応じた適切なファシリテーションと、参加者全員の協力が欠かせません。ファシリテーターは会議の進行をスムーズにする役割を果たし、参加者は積極的かつ協力的な姿勢で会議に臨むことが重要です。それぞれの役割と心得を理解し、実践することで、建設的な議論が可能となります。会議の種類に応じたアプローチを取り入れ、効果的なコミュニケーションを目指しましょう。