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DX推進の最初にすべきたった３つのこと

金さん

どうも、中小企業B2Bメーカー社員の金さんです。
創業75年の企業が営業DXツール「Sansan」を導入し、それによってどう変化が起きたのか、導入〜推進を記事にして綴っています。

▼前回の記事はこちら（導入編）▼

前回の記事で、「Sansan」がようやく導入されました。
今回の記事からいよいよ社内での推進編です！今回から、時系列ではなく、推進をする際に気づいた学びや導入半年で既に出ている効果（変化）について共有していきたいと思います。

仰々しいキックオフ

いよいよ導入、というわけですが、
導入しました！では済まないのがこういうツール。

説明会やガイドラインなど運用ルールを社内に説明する前に、まず全社に共有すべきことがある。

それは、「なぜ、Sansanを導入したのか？」その背景の共有が必須。

Sansan導入後、説明会などを行う前に、全部署の部長以上の出席を原則とするキックオフMTGを行いました。

Sansanは、導入後すぐに顧客にツールを丸投げするのではなく、3ヶ月の導入支援という内容が必ずついてきます。（他の名刺管理ツールだと、丸投げの場合もあるようで。。。）

営業さんではなく、カスタマーサクセスというユーザー支援専門の部署さんから担当者がつき、その後の運用サポート（ルール作りも）一緒にしてくださいました。

カスタマーサクセスさんと相談しながら、導入後すぐにキックオフMTGを行い、社長、取締役含めて、全部署の本部長、部長が出席する中でSansan導入の背景を説明しました。

（Sansanを導入で）中長期的に成し遂げたいこと

  • 新規取引顧客獲得

  • 既存顧客への新製品提案や他部門製品提案による売り上げ向上のため

  • 全社における共有の顧客データベース構築（人脈の可視化）

  • 顧客管理における業務の効率化
    ・名刺管理
    ・議事録管理
    ・案件管理
    ・部署間の情報共有
    ・反社リスクチェック
    ・契約管理（ContractOne）

導入背景／課題（Sansanへの期待値）

  • 新規顧客開拓の打ち手の不足

  • 案件管理の属人化およびローカル管理

  • 顧客データベースの不足

  • 定期的な取引関係の業務の効率化

その共有を行なった後に、社長から口頭で社長自らの期待値も語っていただきました。

Sansanは他のツールとは違う

そう思ってもらうのが、狙いでした。
キックオフMTGはオンラインで行われたので、当然レコーディングはバッチリ。そのレコーディングは後日の社内展開用に。

「この忙しいのに、なぜあんな仰々しくやるのか？」

そんな声が、やっぱり聞こえてきました。

その気持ちはわかります、
ですが、社内が変わるための施策のひとつ。
ただ、単に導入します、では終わらせたくない。

だからこそ、キックオフはとても大事でした。

幹部陣含めてのキックオフで、

Sansanは他のツールとは違う

そんな権威づけができたと思います。

社内推進はどのように？

ツールの推進に際して、とても大事になるのが、どんな人たちで社内推進を行うのか？

そう、社内推進体制（ネットワーク）です。

Sansan カスタマーサクセスの方によると、成功のポイントとして、

  • 事前に各ステークホルダーにSansan 導入の合意が取れている

  • トップ／ミドル層を巻き込んだ形の推進体制が構築できている

  • 目指したいゴール像が明確にあり、ユーザーまで浸透させることができている

と説明ありました。

事前に各ステークホルダーのSansan導入はバッチリでした。

なぜなら、営業・マーケティング担当部署、その他、費用のご協力をいただいた部署によって、全社の半数以上の部署による稟議でしたからw

（導入検討をしているという点に至っては、全部署のリーダー職以上に事前にご連絡した次第です）

あとは、しっかりと各部内や拠点で推進ができるか？

今回、スキャナや使い方の部分で何かあった際にその人を窓口に、推進責任者である自分に連絡がいくよう、各拠点に拠点責任者を置きました。

私の独断と偏見で、各拠点で社内の連絡事項を回している、コミュニケーションのハブになっている、他部署と接点機会が多い、というような判断基準で拠点責任者になってもらいました。

あとは、今回導入に際して、メインで意見ヒアリングした方々、こういったツールに拒否感がない方、新しいやり方を常に模索している方に、積極的に利用するよう、そして、そのやり方を各部へ共有するようお願いしました。
（ここ、厳密にはあまり権威づけできていない部分なので、今後の課題）

導入まで確かに時間がかかりましたが、導入までに関係者を巻き込めていたので、比較的この部分はスムーズに決まっていきました。

導入がゴールではなく、導入はスタートライン。
推進をした上で、成果を出すのが最終的なゴール。

そういう意味では、この導入までの意思決定プロセスが、後の大きな推進に繋がっていくことは、この時点ではまだわかっていなかったです。

先回りの行動

社内推進体制も揃いました。契約開始は12月の最初で実際にユーザーへアカウントを付与するのは、その2週間後に予定していました。

それまでに私の方で色々なものの準備をするために。

  1. 社内ガイドラインの整備（運用ルール）

  2. 名刺入力時のタグ整備（タグの説明付き）

  3. Sansan の社内連絡ネットワーク（関係者含めた、Microsoft Teams のチャンネル開設）

  4. コンタクトの独自カスタム項目（打合せ目的・部署・製品別）

  5. コンタクト（議事録）テンプレートの準備

  6. 案件登録のマスタ作成

  7. 一括メール配信のテンプレート準備

上記の準備を行いました、文章類などは今まで自分がDMなどを送り、成功したテンプレート（日・英）を準備するなど、あとは機能を使うだけ、そんな状態まで持ってきました。

社内ガイドラインもSansanのカスタマーサクセスさんと相談しながら、まずは推進責任者側で作ってしまい、今後、使いながら、意見をもらいながら、ブラッシュアップしていこうという姿勢で準備していました。

まずは、使ってみる、全てはそこから。

そこに至るまでに障害になりそうなものはできる限り、事前に準備しておきました。

ガイドラインやテンプレートはβ版（暫定）でいいので、使い始める前に作っておくのが大事だと思います。

この部分を社内コンセンサスで作ろうとすると、時間ばかりがかかってしまい、使い始めが遅くなってしまいます。

というのも、ガイドラインやテンプレートを作るためには、まずそのツールの基本機能で何ができるか、何ができないか、をある程度熟知していないとできないから。

実際に、自分がガイドラインをガイドラインを作る際も、何から手をつけたらいいか、わからなかったので、シーン別で自分でもSansanを使ってみて、サポートセンターの説明を読み、仕上げることができました。

応用的な使い方も、カスタマーサクセスの方に教えていただいたのも大きかったです。

まとめ

今回の記事では、DX推進に大事だと思った３つのことを独自目線でまとめてみました。

まとめますと、「導入ツールの権威づけ」、「社内推進ネットワーク」、「ガイドライン・テンプレート類の準備」が大事だと考えています。
ユーザーにアカウント付与された際に、「あとは使うだけ」そんな状態が必要です。

偉そうにいっていますが、この後、やっぱり一筋縄ではいかない推進の難しさが出てきます。それはまた、別の記事に。

お読みいただきまして、ありがとうございました。


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