Notionでデータベースを結合？連携？する方法｜DBで特定条件で別のDBにレコードを作るフローで業務をスムーズかつ効率化する

前段

Notionを作り込むとデータベース同士の連携をしたくなるケースがありますよね。

例えば、特定のフラグが立ったら別のデータベースに、レコードを作成したいみたいなタイミングです。

オートメーションが近そうなんですが、オートメーションですと元のデータベースの値やプロバティの情報を引用できないんですよね。

データベースオートメーション – Notion (ノーション)ヘルプセンター

そういう時には、Zapierで解消できるんです。

具体例

具体的に私の場合は、社内用マニュアルの作成依頼と顧客用のヘルプサイトの作成依頼を複数のスプレッドシートで管理していました。

それぞれ管轄部署が違うため、1つのデータベースで行なってしまうと、それぞれが同時に動き出し、別のニュアンスのものを作ってしまう可能性があります。

そこで、
1.作成依頼
2.社内マニュアルの作成
3.顧客用ヘルプサイトの作成が必要な場合はフラグを立てる
4.社内マニュアルの内容をもとに顧客用ヘルプサイトを作成
このような手順を組む必要がありました。

やりたいこと

やりたいこととしては社内マニュアルを作成し、「ヘルプサイトに必要」フラグが立っているかつ「完成」したら、別のデータベースに社内マニュアルで作成したデータを連携した上でレコードを作りたいのです。

なんで1つのデータベースで管理しないかなんですが、作成しないと意思決定されるものや未完成のものと、完成品が一緒になることで、引用方法によっては間違ったものが使用される可能性などがあり、管理が煩雑になると考えたためです。（自分たちの管理の範囲でビューやソートをしている分には問題ないのですが、手が及ばない範囲で使われ出した時を懸念したわけです。）

懸念点

これらを実現しようとしてオートメーションを見てみると、実は元のデータベースのプロバティや値を持ってくることができないのです・・！

詰んだ・・！！！

と思って調べたところZapierを使えば、できることがわかりました。具体例に沿って詳細な流れを記していこうと思います。

作業の流れ