採用で「応募書類の郵送」がNGな理由
こんにちは、広島で就業規則の作成、採用定着支援をメインに活動しているReiwa社会保険労務士事務所の久米和子でございます！
実は「求人票出してるのに応募がこない」という会社さんには共通点があります。その中でも代表的なものの1つに、
選考プロセスの最初に「履歴書の郵送」を求めていること
が挙げられます。「え、履歴書や職務経歴書で書類審査するのってふつうじゃないの？」と思われたかもしれません。ポイントは書類の提出方法です。メールが普及したこの時代に応募書類を「郵送」させることが、なぜおすすめできないかお話していきます！！！
理由
手間だからです。
求職者目線で考えてください。
メールであれば無料で簡単なのに、応募書類を郵送するということは、
応募用の「履歴書用紙と封筒」をわざわざ買って「手書き」するか「印刷」するかして、郵送局に「持ち込み」自腹で「切手代を払わなければならない」。
ちょっと負担大きくないですか？？
郵送であれば「手書きか印刷」のどちらかです。印刷機やプリンターのない家だと、外（コンビニ等）で印刷しなきゃならん訳で。かなり大変なのがお分かりいただけたと思います。
近頃の若者、という表現が適切かは置いといて。近頃の若者には「A4の書類を郵送する方法が分からない」人も多いのだとか（ハローワーク職員談）。確かにメールが当たり前の世代ですし、言われてみれば納得。今回の話と直接関係はないものの、「郵便物数は年々、減少している」というデータも出ています。
話を戻しますね。
どうしても入社したいほど給与が高く、福利厚生も最高の会社であれば、お金と時間を惜しまずに郵送してくれる人もいるでしょう…が。
今は超労働力不足で人を欲しがっている会社が世に溢れかえっています。
たとえば、同じ給料・同じ福利厚生の会社があった場合、「応募書類を郵送させるA社」と「メールで応募書類を受け付けているB社」だと、応募に対するハードルが低いのはどちらでしょうか？
A社ですよね。
もちろん給与面といった労働条件以外も求職者は加味した上で応募するわけですが、それでも不必要な心理的ハードルはなるべく取り除くべきだと思います。（ただし、どうしても「郵送してもらいたい理由がある」なら話は別ですが…）
久米執筆。
ここからは私の相棒「chatGPT」が書いてくれた文章をのっけます！！正確にはGPT-4ですね。私からGPTに言った台詞は「求職者に履歴書を郵送させる採用担当者をどう思う？無駄じゃない？」のみです。
アホな問いかけに対し、GPT-4から得た回答。
（全文まま）
求職者に履歴書を郵送させるという方法は、現代の採用プロセスにおいては、やや時代遅れであると感じる人が多いかもしれません。以下の理由で、この方法が無駄であると考えられる場合があります。
1. 効率性の低下
郵送による履歴書の提出は、時間がかかるだけでなく、採用担当者が手作業で管理する必要があるため、作業の効率性が低くなります。特に大量の応募がある場合、手動で書類を整理するのは手間がかかり、デジタルツールを使用した場合に比べてプロセス全体が遅れる可能性があります。
2. コストの増加
郵送には、封筒、切手、印刷費などのコストが求職者にかかるため、負担を感じる求職者もいます。さらに、採用担当者側でも書類の保管や管理にスペースが必要になり、無駄なコストが発生することがあります。
3. 環境への影響
紙の使用と郵送プロセスには環境負荷が伴います。デジタル化が進む現在、ペーパーレス化を進める企業が増えている中、紙の履歴書を要求することは、企業のエコフレンドリーなイメージと矛盾する可能性があります。
4. デジタルツールの普及
オンライン応募フォームや電子メールを利用した履歴書の提出が一般的になっています。これにより、履歴書の提出プロセスが迅速化し、応募者の利便性も向上します。デジタル形式であれば、応募者データの管理や検索が容易になり、採用活動全体の効率が向上します。
総括
現代の採用活動では、求職者に履歴書を郵送させるよりも、オンラインでの提出を推奨する方が効率的であり、求職者にも好印象を与える可能性が高いです。企業側も、デジタルツールを活用することで、採用プロセスをより効率的かつ環境に配慮したものに改善することができます。
ここからまた久米に戻ります。あの呟きにこの量を返してくるGPT怖いね～。文章に面白みはないけど。
まとめ
確固たる信念や合理的な理由がないのであれば、応募書類は「郵送」ではなく時代に合わせて「メール」や問い合わせフォーム等で送ってもらうようにしましょう。求職者が選考に進みやすくするよう導線を引き、その線上にある不要な障害物は出来る限り排除するのが重要なポイントです。
採用には「正しい公式」があります。
採用定着士は、採用の公式を熟知しています。採用に課題を感じているのでしたら、ぜひ一度ご相談ください。Reiwa社会保険労務士事務所は中小企業さまの採用支援に力を入れています。相談は無料ですので、お気軽にどうぞ！
ここまで読んでいただき、ありがとうございます。また次回の記事でお会いしましょう😊
採用定着支援専門ホームページ
………………………………………………
採用定着支援最強✨社労士
Reiwa社会保険労務士事務所
代表 久米 和子
Instagram：https://www.instagram.com/reiwa.sr/
✍サービス内容✍
◎採用支援
◎労務管理の仕組み化
◎就業規則の作成
◎社会保険手続き、労務相談、助成金など
3年後の「経営目標」達成を支援いたします！
社会保険をもっと身近に。会社で働く人には必須の知識を「わかりやすく」たくさんの人に知ってもらうために活動しています。みなさんのサポートが、わたしのエネルギーです❤️