会議のルートを作ろう
はじめに
今週、ある集まりの会議に訳あって参加しました。その会議があまりにもアンチパターンに満ちていたので、反面教師として役立てるために今回の経験を書いていきます。
会議の迷子になってしまう
実際に会議で見受けられたアンチパターンは以下の通りです。
①アジェンダが共有されていない
アジェンダが共有されていないので、打合せへの準備が誰も出来てない。
準備して臨めれば、会議進行の効率化で生産性にも繋がります。
②発言者に偏りがある
会議の参加者は10名近くいたが、数名は2時間ほどの打合せで一度も発言をしていない。本当は意見があるが言い出しづらかったかもしれない、または会議への参加意識が薄い可能性もあります。
③アクションアイテムが決まらない
いつまでに、誰が、何をするのかが決まらない。そのため、課題がいつまでも残り続けて、毎回同じ話を繰り返してしまう。
会議の入口、通路、出口がすべて機能不全で、参加したメンバーが会議の迷子になってしまいます。それらを改善するには、ルートを導いてくれるファシリテーターの役割が必要になってきます。
会議の迷子から抜け出そう
しかし、それ以上に参加する全てのメンバーの意識と貢献が欠かせないです。
①目的を共有する
②当事者意識で参加する
③前に進む行動を決める
これにより、全員がルートを進むという行動が取れるのです。
つまり、「同じ目的を持つチームとして進んでいく」ことになります。
おわりに
この会議にはこれからも参加する予定です。毎度同じ過ちにならないように、出来ることから一つ一つ改善していきます。
さあ、会議のルートを作って参加メンバー全員で、イキイキしよう。