店長会議は45分 Vo12.
コロナによる影響でリモート中心を余儀なくされた会議やミーティング。
コミュニケーションの希薄さ等の新たな課題にも直面している企業や個人が多いと言われる中、自社の状況とコミュニケーションの補填について記載してみました。
リモートワークによる弊害を考える
リモートワークが可能な部署はリモートワークが推奨としている弊社。
移動時間と交通費の削減効果は目に見える数字として得られている。
コミュニケーションを課題に感じる声は当然、ゼロではない。
ただ、このコミュニケーション不足と感じているメンバーが何を持ってコミュニケーション不足と感じているのか、成果で判断しなければならないと思う事が多々ある。
そう、コミュニケーションの目的による。
飲み会等の座談会で満たせるコミュニケーションは会議の場には要らないと思っている。
そうテーマがあり、議論の場であるから当然のこと。
コミュニケーションの量が不足していると感じているのであれば、退社後の時間でオンライン飲み会や少人数ならば食事会に行く事でも補填はできる。
「会議」におけるコミュニケーション
会議の形式よりも、会議は「参加する側の意識次第」で質は大きく変わる。
会議に関わらず、勉強会も同様だと思う。
事前準備に対する意識や会議の目的を理解できていなければ、浪費する時間の占める割合は大きくなる。
議論の時間を出来る限り増やすと共に、黙って傾聴する事も時には必要になる会議。
例えば、戦略を立案する「戦略会議」であれば、必要な社内外の情報はインプットした上で参加する。
※ここで戦術未満の議論はズレとなる。
「店長会議」であれば、自店のKPI、課題ぐらいは把握した上で参加する。
全店舗をあげて行う施策の目的や背景を再度認識してベクトルを合わせ、すべきことを決めて解散する。
数年前の店長会議は5時間以上
昨年度は90分、今年度は45分となった弊社の店長会議。
大きな問題は生じていないし、店長たちも自店舗への決定事項等の浸透時間を設けることで以前よりも一般メンバーは決定事項の目的を確認した時に理解できている。
現在は45分なので、小学生の授業並みの短時間。
役員も管理者も一般社員もスタッフも1日は24時間と決まっているし、何よりお客様やお取引先様の1日も24時間であるという原理原則がある。
残業時間だって許容されるのは、せいぜい、月20時間以内（1日1時間未満）が採用をしている中での肌感だし、店長や管理者でも月30時間以内が健康経営の一つの目安かなと思う。
5時間の店長会議、ムダな時間を過ごしていた訳ではないが、会議を短時間化し、目的に合わせて会議を分散化することで集中力が高まり、確実に生産性は上がっている。
時短が目的ではなく、成果で決める
もちろん、時短が目的ではない。
ビジョン、ミッションの達成が企業経営における目的だから。
この目的を達成するために議論する時間が用意される。
これが会議であり、ミーティング。
ただ、仕事は成果が求められる。
自分の人生と他人の人生の時間を投資している感覚があるかないか。
成果が出ないことに時間もお金も使わない方が幸せだと思う。
コミュニケーションの補填
一般的に語られる「コミュニケーション」を軽視している訳ではない。
弊社は企業理念「R&Eビジネスの創造を通じて社会と社員の生活向上に貢献します」に照らし合わせ、エンパワーメントされた家族的な「グリーン型組織」を目指している。
パーソナルな面談時間を別途設けるなど、必要だと思う機会への時間投資は惜しむことはない。
仕事帰りに仕事仲間と一緒に食事をする機会は少なくはない。
毎年一回開催される「全社経営合宿」をはじめ、年二回開催の「グループ社員総会」など、対面が非対面に変わった事もあるが、全社員が顔を合わせる機会は用意している。
先々週にオンライン開催したドリーム研修と戦略策定研修。
ドリーム研修では、個人・家庭の夢や目標をビジュアル化し、発表し合った。研修終了後には、人生経験が少し長い先輩たちには新入社員をはじめ、後輩の夢や目標についてアドバイスというよりも、自身の経験シェアを依頼している。
戦略策定研修では、戦略策定のフレームワークを経営者目線で考えてもらうワークやディスカッションを中心に議論に花が咲いた。
こんな体験機会を提供しながらオンライン、リモートワークにおける対面コミュニケーションでなければならないと言われていた量の担保を弊社では行っている。
社員からもリモート研修の方が全員の顔がハッキリと見えるし、声も聞き取りやすいなどの声も上がっている。
副産物？？としては、オンライン開催の勉強会や研修については社員の眠そうな顔がハッキリと見える（笑）。
興味関心のある事には頭が冴えるもの。何に興味があり、何に興味が薄いのかさえ、見えている。
そして、ファシリテーターとしては休憩を入れるタイミング、話す声の大きさ（抑揚など）など、即改善できる事にはメリットも感じます。