わかりやすいドキュメント作成のコツ②

こんにちは。ソウタです。

本日は前回の記事に引き続き、わかりやすいドキュメント作成のコツについてアウトプットしていきたいと思います。

前回では
・資料作成のメリットと目的
・いいドキュメントのポイント

など簡単に抑えました。

今回は、実際の資料の良い例と悪い例をもとに説明していきたいと思います。

わかりやすいドキュメントを作るコツ

前回もお話ししましたが、わかりやすいドキュメントはシンプルであるということです。
シンプルとは何か？
シンプルとは単純にデザインが簡素であるという意味ではありません。

本当の意味のシンプルとは・・・
→伝えたいことだけが資料の中で目立っている状態です。

ドキュメント作成の最大の目的は
自分の主張を相手に理解してもらうことです。
だから、デザインは極論、0でもオッケーというわけです。

実際の良い例と悪い例を比較しながら、説明しましょう。

    1,悪い例

どこが悪いポイントか、理解できますか？
それは文章がダラダラ書いてあって「どこが大切」なのかわからない点です。これだと、ドキュメント作成の最大の目的である、「自分の主張を相手に理解してもらう」が満たされていません。

2,良い例

こちらが良い資料の例になります。
2015年　営業利益が２０億円を下回るというメッセージがグラフと一緒に説明されています。
ポイントは、伝えたい点だけが目立っている状態です。この状態を目指すために、赤文字や矢印など、積極的に使用していきましょう！

必ず確認しよう！

資料作成がある程度済んだら、誤字脱字の有無の確認はもちろんのこと、必ず「伝えたいことだけがしっかりと目立っているか」確認しましょう。
よくあるミスが、余計にデザインなどを挿入してしまうあまり、本来の目的である「相手に伝える」からかけ離れる資料を作ってしまう人がいます。何度も言いますが、デザインはさほど重要でありません。伝えたいことを目立たせる手段として必要であれば、デザインも積極的に挿入していきましょう！

スライドに盛り込む情報量

みなさんに質問です。
スライドに盛り込む情報量は「多ければ多いほど」良いと思いますか？

正解は逆です。「少なければ少ない」ほどいいです。
具体的に表現するとどういうことか？

1スライド1メッセージ
1枚のスライドには1つのメッセージだけを記載する、というルールです。1枚のスライドにいくつもメッセージを詰め込んでしまうと、聞き手が得る情報量が増えてしまい、場合によってはひとつひとつの情報が小さくなって見づらくなります。余白を十分に取ったスライドのほうが、聞き手に伝わります。

こちらも実際の良い例と悪い例を比較しながら、説明しましょう。

1,悪い例

どこが悪いポイントか、理解できますか？
それは「残業が増える時期」と「上司の意識」という2つのメッセージが含まれている点ですね。1スライド2メッセージになっていますね。前述の通り、聞き手側の情報量が増えて、整理できなくなってしまいます。
「余白があるから何か入れないといけないかな💦」とよく考えてしまいます。むしろ、逆です。余白を十分に取った方が情報量が減り、聞き手の頭の中が整理されます。

2,良い例

こちらの2枚が良い資料の例になります。
上記の悪い例の資料1枚を2枚にわけたものです。
ちなみに2枚目ですが、悪い例にはなかった一般社員へのアンケートが組み込まれています。管理職と一般社員のアンケート比較により説得力が高まっていますね。

第2回は以上になります。
第3回では、相手の視点に立ち、スライドを作成するコツについてシェアしていこうと思います。

ご覧いただきありがとうございました。