要約力をあげて伝えベタ解消【書評：9割捨てて10倍伝わる要約力】
こんにちは、そのまんま夫婦のひよこです。
実は私、旦那に「結局何が言いたいの？」と言われることがあるほど伝えベタ。
文章の伝え方は猛勉強してきたけど、口頭での伝え方はあんまり意識してなかったんです…。
「このままじゃいかん」ということで、役立ちそうな本がないかと探したところ、出会ったのが【9割捨てて10倍伝わる要約力】という本でした。
結果、口頭で伝わりやすい伝え方のプロセスが理解でき、話下手も少しずつ解消されてきました！
この記事では、「9割捨てて10倍伝わる要約力」の書評を兼ねて、伝えベタだった私の気付きや学びをシェアさせていただきます。
「いまいち相手に話が伝わってない気がする」という方は、すぐ伝わるコツがつかめますよ。
✔伝えベタな人は「話しすぎ」「言葉足らず」
伝えベタという人は、「話しすぎ」か「言葉足らず」です。
白状します。
今までは、頭の中で整理して伝えることすらしてませんでした…。
話したいことができたら、言葉が口から滑り出していた私は、「言葉足らず」なうえに「話しすぎる」という最悪に伝わりにくいパターンでした。
日常的な話ならこれでいいけど、仕事の話となるとなかなか要点が伝わりません。
相手をイラつかせるだけでなく、時間ロスにもなってました。
話しすぎを防ぐには
話しすぎてしまう大きな理由は、“伝えるべきもっとも大事なこと”をわかっていないことが原因です。
話し始める前に、必ず頭の中で「もっとも優先度の高い情報は何か？」を整理する必要があります。
もし、これが仕事の報告であれば、もっとも優先度の高い情報は相手が求めている情報（結果など）です。
最初に、優先度が高いひとつのことだけを伝える。
そして、相手がその情報をのみこでから、それ以上の説明が必要であれば詳細を掘り下げて話していく。
このイメージをもって話すと話しすぎを防ぐことができます。
クドイ前置きは不要です。
言葉足らずを防ぐには
言葉足らずな人は、前提や大枠、主語、目的語が抜けていることが多いです。
前提や大枠は、相手が理解している人であればもちろん不要です。
しかし、状況が複雑な場合には、前提や大枠の説明がないと伝わりにくい時もあります。
この場合には、先に「状況が複雑なので、前提を先に説明します」と伝えておくことで、相手にストレスなく聞いてもらいやすくなります。
主語、目的語は、抜けると一気に話が伝わりにくくなるので、意識して抜けないようにしましょう。
✔相手に伝わる要約の3ステップ
1. 情報収集
一言で情報と言ってもさまざまな情報があります。
人から噂話、実際に体験したこと、会議で聞いたこと、ニュースで聞いたこと、記事で読んだこと、SNSでバズっている情報、検索してでてきた情報など。
これらの情報から得た「考え」や「憶測」も情報です。
材料がないと料理が作れないように、情報を集めないと人に伝えることもできません。
2.情報整理
集めた情報をすべて伝えようとすると、逆にわかりにくくなってしまいます。
そこで「相手にとって価値ある情報とは何か？」をもとに、必要な情報のみにしぼります。
そして、情報をグループわけします。
グループわけしたら、相手がもっとも必要だと思われる情報順に優先順位をつけていきます。
3.情報伝達
実際に相手に伝える段階です。
情報伝達は、話の「幹→枝→葉」という順番で伝えます。
幹は「話の全体図」、枝、葉は「話の詳細」です。
まず、話の全体図を一言で伝えます。
相手がのみ込んだのを確認してから、必要であればより詳しく説明していくという伝え方をすれば、相手にストレスなく伝わります。
【ビジネスであれば「用件＋結論優先型」】
ビジネスの場であれば、「用件＋結論優先型」というテンプレートを意識して話すのがおすすめです。
①用件：全体像
②結論：伝えたい事柄の勘どころ
③理由
④詳細
✔情報伝達度がアップする３つのコツ
情報をより正確に伝えるためには、下記の３つの方法が有効です。
①数字や固有名詞を使う
②要所要所で相手に確認をとる
③たとえを使う
たとえを作る時の3つのポイント
①もともとの事柄と「本質」が共通している
②相手が知っている
③絵や映像でイメージできる
たとえ話は使い慣れてないと難しいですが、普段から積極的に使うようにすれば上達します。
✔頭の中で整理してから伝える意識を持つだけで、伝え方は上達する
【9割捨てて10倍伝わる要約力】を読んで、しっかりと話始める前に話すべき内容を整理するクセがつきました。
この意識だけでも、圧倒的に話が伝わりやすくなったと感じています。
聞き返されることが減り、今までよりもスムーズに話が先に進むようになったからです。
大事なプレゼンの場面であれば、「情報収集→情報整理→情報伝達」の3ステップを丁寧にやることで、成功させることができるでしょう。
しかし、日常的な会話であれば「話し始める前に頭の中で整理する」「もっとも大事な情報をまず一言で伝える」だけでも、劇的に伝わるようになります。
特に女性は論理的思考が苦手な傾向にあり、感情で話してしまいがち。
今後は、要約することをしっかりと意識していこうと思います！
【To Do】
・一言で伝えるクセをつける
・積極的に「たとえ」を使う