[解説]早稲田大学の教授の直伝！「やることリストの作り方」
私の経営の師の一人が、以下の山田教授です。
彼が私に教えてくれた、やることリストの作り方を解説します。
緊急度X重要度で仕事を分解
まずは、以下の図をご覧ください。
冒頭の山田教授は、
Bの仕事(重要だが緊急じゃない)をやれ。
人間は、すぐにCの仕事に時間を費やし、Bができなくなる。
Bを優先する人は仕事ができる人。
Cを優先する人は仕事ができない人。
と私に教えてくれました。
仕事を4つに分解する2つの理由
1.
人は仕事を分解しないと、全ての仕事がAの領域の仕事に見える。そしてすぐ脳がパニックになる。
2.
人は仕事を分解しないと、Bの領域とCの領域の区分ができない。
（A）緊急度も重要度も高い仕事
Aの領域は緊急度も重要度も高いです。
故に、最優先の仕事です。
例えば、2時間後に控えている会議で必要な資料作成の仕事です。
（B）緊急度が低く重要度は高い仕事
冒頭の山田教授が、「Bの仕事をやれ」と言ってました。
Bの領域は緊急性は低いが、重要度の高い仕事です。
ここの領域は4つの中で将来への価値になる仕事が分類されます。
例えば、自社の5年後の将来に向け、特定の人材の採用活動をするなどです。
これは緊急ではない。故に、後回しにされる傾向が有る仕事です。
これを後回しにする人が、山田先生の言う、「仕事ができない人」です。
（C）緊急度が高いが重要度は低い仕事
Cの領域は緊急度が高く、重要度は低い仕事です。
例えば、ほとんど誰にも読まれない毎日の日報作成です。
Cの仕事は、無くせないかを考えましょう。
（D）緊急度も重要度も低いタスク
Dの領域は緊急度も重要度も低い仕事です。
例えば、今後取引をするつもりのないお客様からの呼び出しや、世間話への付き合いです。
Dの仕事は、無くせないかを考えましょう。
この4つの仕事をグーグルキープで管理する
グーグルキープと言うgoogleのメモのアプリがあります。
スマホや、ノートパソコンでメモを簡単に同期できます。
私は以下のように4つのラベルを作り、複数の仕事を同時に処理します。
私は「重要だが、緊急でない」仕事を毎週一回、月曜日に全て見ます。
そして、私は「重要だが、緊急でない」の仕事に時間を割きます。
部下の重要と緊急の定義は、まず上司が数値で決める
いきなり、「重要と緊急を軸に仕事を分けろ」と言われても、部下は戸惑います。結論、重要と緊急の定義は、以下の例のように、上司が数値で決めましょう。
重要：1年以内に500万円以上の売上にインパクトがあること
緊急：一週間以内に期限があること。
重要と緊急の定義の重要性は、以下のnoteをご覧ください。
最後に
今回のnoteの大部分は、以下のブログを要約しました。さらに詳細なやることリストの作り方を調べたい方は、以下のブログをご覧ください。