実践・初心者向けセールスフォース！　わくわくワークフロールール⑤～事前に確認・催促メールを出したい～

2020年11月17日 17:44

登場人物

わい：ワークフロールールについていろいろ調べてみたものの全然引っかからなくて笑っていたが笑い事ではない（笑）

よくありますね。

例えば学校。「運動会の3日前に【忘れ物しないようにね！】連絡をクラスの人たちに出したい」とか「締め切り前に漫画家に催促してなんとか脱稿してほしい」とか「契約終了〇日前にアラートして更新手続きを円滑にしたい」とか。

常に時間に縛られている俺たちに、安息の日はない。

そして催促する側だってさっさと出してほしいし、忘れないでほしいのだ。面倒だから。ただただ、催促するのが面倒だから。

そんな悲しい互いの気持ちを浄化するべく立ち上がったのがワークフロールールなのです！　さあ、悲しみを払拭しよう！

とりあえず外壁から攻めていこう！　ここから先は引用をしていなくても引用を使っていくよ！（見やすいから）

とりあえず今回は

相手：わくわく会社（相手先）
自分：どきどき会社（自社）
何をしたい？：「相手先が忘れないように5日前にアラートメールを送る」

をしたいと思います。それではいってみましょう！

1.【歯車アイコン】をクリック→【設定】をクリック

2.【クイック検索】→【ワークロー】と入力→【メールアラート】→【Classicメールアラート】をクリック
3.メールの種類を選び、下記のスキャン情報のように必要事項を記載してください。

4.クイック検索に「メールアラート」と入力する。
5.メールアラート「新規メールアラート」をクリックする。

↑Salesforce Classic でのテキストメールテンプレートの作成

5.[歯車アイコン] →[設定]→[クイック検索]ボックスに「ワークフロールール」と入力→[ワークフロールール]を選択
6.新規ルールをクリック

7.適用するオブジェクトに「契約」を選択する。

【ルールの編集】
オブジェクト：契約
ルール名：必須（好きな名前を付けてください）
説明：任意

【評価条件】
作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき

※新規レコードでは、ルール条件に一致するとルールを実行します。更新されたレコードでは、ルール条件に一致しないレコードからルール条件に一致するレコードに変更された場合に限りルールが実行されます

【ルール条件】条件が一致する
　・項目「契約：状況」
　・演算子「次の文字列と一致」
　・値「有効（Activated）」

※↑ここででてくる「値」は選択項目のものです。「カスタムオブジェクト」から「契約」を選んで「項目とリレーション」で何が選択リストの中に入っているのか確認して、トリガーとなる値を選ぼう！

8.「保存して次へ」をクリックし、「ワークフロールールへの時間ベースのアクションの追加」を行います。

※時間ベースのアクションとは、特定の日付項目を基準として設定された日時にルールが実行されることです。

※ルールが有効になっている場合はタイムトリガを追加することができないので再編集が必要な場合はルールを一旦無効化してくださいね。

9.作成したセクションで「ワークフローアクションの追加」をクリック。
10.「新規メールアラート」を選択します。

【メールアラートの編集】
・説明：任意
・名前：自由
・オブジェクト：契約（最初に選んだ奴が入ってます）
・メールテンプレート：作ったやつを選択してください
・保護コンポーネント：自由
・受信者種別：任意の対象者を選択

※ワークフロールールを有効化します。

※デフォルトのワークフローユーザーを設定していない場合は下記のような画面にとばされますので、設定してくださいね。

↑時間ベースのアクションとタイムトリガの考慮事項

テストをしてみましょう。取引先に「わくわく会社」を登録し、契約に新しい契約事項を入力してみると…。

↑作ったやつが飛んできました。成功です。

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