チームメンバーに代わって日程調整ができるようになりました。
こんにちは、Spirの大山です。
現在、β版として一部の限定的に先行トライアルでご利用いただいているSpirのチームプランでチームメンバーに代わって「日程調整」を行っていただくことが出来るようになったのでリリースノートでご紹介させていただきます。
開発の背景
業務として日程調整を行っていると、自分自身の調整ではなく、誰かのための調整を代理で行わなければならない場面があります。
例えば、インサイドセールスの担当者がフィールドセールスの方に代わって商談の日程調整を行ったり、採用担当者が面接官の方に代わって面接の日程調整を行ったり、アシスタントの方が経営者の方に代わってアポの日程調整を行ったり、多くの場面でチームメンバーと連携して、誰かの代わりに日程調整が行われています。
これまでも、空き時間から候補日時を共有するタイプの調整として「公開URL」でチームメンバーの設定したURLをシェアするということは出来たのですが、より戦略的な候補日時を設定する個別の調整をする「日程調整」では自分自身の調整しか行うことができませんでした。
特に重要度の高い商談や面接などの調整を行う場合には、既存の予定の優先度を見ながら候補を設定したい、また調整相手にもURLだけではなく候補日時を書き出して連絡したいというご要望が多くありましたので、今回チームメンバーに代わって「日程調整」を行える機能をリリースしました。
代理の日程調整機能の概要
前提として、今回のチームメンバーに代わって日程調整を行える機能はSpirのチームプランでのみご利用いただける機能です。
※ チームプランは現在β版としてウェイトリスト制で一部の限定的な方にのみ先行トライアルとしてご利用いただくことができるプランです。
チームプランをご利用いただけるユーザーの方であれば、Spirの「日程調整」を作成されるタイミングで、主催者をチームメンバーから選択して設定することができます。
チームプランの日程調整作成画面
また、代理で作成した「日程調整」は「調整一覧」のチームタブにアクセスするとチームメンバー全員が確認でき、必要であれば候補日時などの条件を変更することが可能です。
チームプランの調整一覧ページ
チームメンバーに代わっての「日程調整」で日程が確定された場合は、設定された主催者（および同席メンバー）のカレンダーにのみ予定が登録され、代理で日程調整を作成した方にはカレンダーの予定は登録されません。
※ 日程確定の通知メールは主催者、同席メンバー、日程調整の作成者に配信されますが、グループメールなどを追加したい場合には追加も可能です。
日程確定時に通知するメールアドレス追加方法
代理の日程調整のユースケース
この機能をご利用いただく対象者としては以下のようなチームで連携して日程調整を行っている方々を想定しています。
インサイドセールス担当者
フィールドセールスの方に代わって行う商談の日程調整
採用担当者
面接官の方に代わって行う面接の日程調整
秘書・アシスタント
経営者の方に代わって行う日程調整
調整のパターンとして、重要度の高い打ち合わせで調整中の候補日時をカレンダー上でブロックしておく必要がある場面でのご活用をオススメしています。
💡 Point 1
「日程調整」は他の予定が既に存在していても重複して候補を設定できます。重要な調整の場合には、カレンダー上の予定を見て優先度の低いリスケ可能な予定の時間帯に候補を設定したいことがあると思いますので、そういう場合にもご活用いただけます。
💡 Point 2
調整中の候補日時をカレンダー上で表示することができるため、他の調整を同時進行で行う場合にどの日時を提示しているか把握することが可能です。
また調整相手が日程を確定すると、確定日時の予定が反映されるだけでなく、調整中としていたその他の仮予定も自動的に削除されるため、予定管理の人的ミスも無くなります。
代理の日程調整を使ってみたい方
Spirのチームプランは現在β版として限定的に先行トライアル（無料）としてご利用いただいています。もしこの機能をお試ししてみたいと思われた方は、以下のWebページからβ版の先行トライアル（無料）のウェイトリストにお申し込みいただけますと順次ご案内させていただきます。
また、現在創業期メンバーも募集していますので、少しでも興味をお持ちいただけたらまずはカジュアルにお話をさせて下さい。