４００億円規模の発注なのに業者とやりとりした電子メールを消しまくる行政機関

２０２０年、私の家にも、アベノマスクが送られてきたが、使うことなく捨てた。
不敷布のマスクでもウィルスの侵入は防げないのに、それより目の粗いガーゼでは役に立つはずもない。
つまり、私や他の人たちが税金として国に払った金を無駄使いされた、ということだ。

問題になっているのは2020年4月、安倍晋三首相（当時）が新型コロナウイルス対策の一つとして「各戸配布」を表明した布マスクだ。
　４００億円超をかけて複数の業者と随意契約を結び、約2億9千万枚のマスクを調達。自ら率先して着用し、「アベノマスク」と呼ばれた。
　だが不良品が相次いだり、性能が上回る不織布（ふしょくふ）のマスクが出回ったりして需要がなくなり、約8300万枚は配られず倉庫に残った。保管や希望者への配送などにも億単位の経費がかかった。

「アベノマスク調達経緯、官僚「文書残してない」　法廷ではどう説明？」朝日新聞,2024/8/22

このマスク調達の行政手続きについて、神戸学院大学の上脇教授は政府に情報公開請求したが不十分な回答だったので、裁判所に提訴した。

契約書や見積書などは開示されたが、業者とのやりとりなど契約の経過を示すメールや面談記録は「不存在」とされたため、２０２１年2月に提訴した。
国側は訴訟で「長期間の保存を要しないと判断されるものは保存期間を1年未満にできる」という行政文書管理規則に基づき、メールは「その都度廃棄した」などと説明した。

「アベノマスク調達経緯、官僚「文書残してない」　法廷ではどう説明？」朝日新聞,2024/8/22

出廷した、当時の「合同マスクチーム」のメンバーの官僚たちは、「短期間で大量のマスクを調達・配布しなければならず、予算確保の調整や国会対応などに忙殺され、過労死ラインを超える勤務が慢性的に発生する極めて異例な状況だった」と弁明した。

官僚たちは猫の手も借りたいどころか、死ぬほど多忙でも、電子メールを消せるゆとりはあったのだ。

ところで、アベノマスク関連文書の保存期間を１年未満とする根拠はどこにあるのだろうか。

内閣府の公開している、「行政文書の管理に関するガイドライン」には、電子メールを含む文書の保存期間についてこのように書かれている。

第４．整理　３．保存期間
(1) 文書管理者は、別表第１に基づき、保存期間表を定め、これを公表しなければならない。
(2) 文書管理者は、保存期間表を定め、又は改定した場合は、総括文書管理者に報告するものとする。
(3) １－(1)の保存期間の設定については、保存期間表に従い、行うものとする。
(4) １－(1)の保存期間の設定及び保存期間表においては、法第２条第６項の歴史公文書等に該当するとされた行政文書にあっては、１年以上の保存期間を定めるものとする。
(5) １－(1)の保存期間の設定及び保存期間表においては、歴史公文書等に該当しないものであっても、行政が適正かつ効率的に運営され、国民に説明する責務が全うされるよう、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については、原則として１年以上の保存期間を定めるものとする。
(6) １－(1)の保存期間の設定においては、 (4)及び(5)の規定に該当するものを除き、保存期間を 1 年未満とすることができる(例えば、次に掲げる類型に該当する文書。)。
① 別途、正本・原本が管理されている行政文書の写し
② 定型的・日常的な業務連絡、日程表等
③ 出版物や公表物を編集した文書
④ ○○省の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答
⑤ 明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書
⑥ 意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書⑦ 保存期間表において、保存期間を 1 年未満と設定することが適当なものとして、業務単位で具体的に定められた文書
(7) １－(1)の保存期間の設定においては、通常は 1 年未満の保存期間を設定する類型の行政文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など、合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については、１年以上の保存期間を設定するものとする。

「行政文書の管理に関するガイドライン」内閣府ホームページ,2012/6/29

４００億円もの費用をかけた「アベノマスク」プロジェクトに関連する文書は、「歴史公文書等に該当しないものであっても、行政が適正かつ効率的に運営され、国民に説明する責務が全うされるよう、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については、原則として１年以上の保存期間を定めるものとする。」という規定に該当するだろう。

ところで、私が働いていた企業では、電子メールはアーカイブしていて、問題が起きた時は、過去のメールを発掘することができた。実際、抽出作業が行われたこともある。

タイトル写真は、「アベノマスク調達経緯、官僚「文書残してない」　法廷ではどう説明？」朝日新聞,2024/8/22より引用

Government agency erases emails exchanged with contractors despite placing 40 billion yen order

In 2020, Abenomasks were sent to my house, but I threw them away without using them. Even non-woven masks cannot prevent the virus from entering, so there is no way that gauze masks, which are coarser than them, can be of any use. In other words, the money that I and others paid to the government as taxes has been wasted.

Professor Kamiwaki of Kobe Gakuin University requested the government to disclose information about the administrative procedures for procuring masks, but received an insufficient response, so he filed a lawsuit in court.

The bureaucrats who were members of the "Joint Mask Team" at the time and who appeared in court defended themselves by saying, "We had to procure and distribute a large number of masks in a short period of time, and we were so busy with things like coordinating budgets and dealing with Diet issues that we were in an extremely unusual situation where we were chronically working beyond the line of death from overwork."

Far from needing any help, the bureaucrats had the time to delete the emails, even though they were dead busy.

By the way, what is the basis for setting the retention period for Abenomask-related documents at less than one year?

The "Guidelines for the Management of Administrative Documents" published by the Cabinet Office describe the retention period for documents, including emails.

Documents related to the "Abenomask" project, which cost 40 billion yen, would fall under the provision that "Even if they do not fall under historical public documents, etc., in order to ensure that the administration is operated properly and efficiently and that the responsibility to explain to the public is fulfilled, administrative documents that are necessary for the rational tracing and verification of the decision-making process and the results of administrative and business activities shall, in principle, be kept for a period of one year or more."

By the way, at the company where I worked, emails were archived, and when a problem occurred, past emails could be unearthed. In fact, extraction work was carried out in some cases.

The title photo is quoted from "Bureaucrats say "No documents were kept" regarding the procurement process of Abenomasks - how will they be explained in court?" Asahi Shimbun, August 22, 2024