コミュニケーションデザインへのデザイン依頼をSlackワークフローで効率化した話
こんにちは！株式会社エス・エム・エスのコミュニケーションデザイナーの大坪です。
今回の記事では、コミュニケーションデザインチームでのデザイン依頼フローの運用改善について紹介します。
デザイン依頼フローの課題
コミュニケーションデザインチームでは、日々マーケティング部署や事業開発、CSなどさまざまな部署からデザインの制作依頼が発生します。
従来の依頼フローでは、依頼者がスプレッドシートに依頼内容を記載し、さらにチャットツールで起票した旨を随時連絡する流れでした。
ところが、スプレッドシートとチャットツールでの連携が特になく、依頼者は依頼する度にスプレッドシートとチャットツール両方を使用する必要がありました。
そのため、依頼するうえで依頼方法に関する細かなドキュメントが必要だったり、依頼一覧に追記したけどメッセージが漏れていたり、依頼フローの運用・管理における課題が発生していました。
Slack移行とともにワークフロー構築
そんななかチャットツールがSlackに移行したタイミングで、依頼フローもSlackのワークフローを活用した運用を構築しました。
Slackのワークフローで起票し自動でスプシに転記、そしてSlackのメッセージのメンションも自動で連絡する、というフローです。
依頼起票者は、専用Slackチャンネルからワークフローを起動し、依頼フォームを埋めていきます。
依頼フォームを埋めて送信すると、自動でスプレッドシートに依頼内容が格納されます。
そして、Slack上にもメッセージが自動で流れます。
起票者と担当者の両方にメンションがきて、そのまま依頼内容のやり取りをスレッド上で進めていく流れです。
依頼体制は日々改善中
Slackのワークフローを導入したことで、以下のようなメリットがありました。
スプレッドシートとチャットツールの行き来が不要に
ワークフロー起動時に最低限必要な情報が整理される
「軽い相談はメッセージ」「正式な依頼はワークフロー」と使い分けが明確に
とはいえ、まだまだ課題はあり日々改善を進めています。
依頼先のメンション先がわからない
→canvasに記載してみる案件の概要は具体的にどう書くかわからない
→ワークフローの補足に追記してみるデザインチームが運用しているタスク管理ツールとの連携方法がない
→週1の共有会で抜け漏れがないか確認してみる
今後も、GAS（Google Apps Script）の活用やSlackのアップデートを取り入れながら、よりスムーズな運用を目指していきます。
改善が進んだ際には、続編としてまたブログにまとめていく予定です！