【ガントチャートで旅行計画】バタバタしないタスク管理のコツ

余裕を持った旅行計画にするために

当時20代半ば、台湾に旅行に行ったときのこと。

リラックスするために行くのに、旅行計画を作るなんて馬鹿げていると思い、ホテルと航空チケットの予約だけして旅立った。

実際、旅行自体は楽しめたものの、トラブルがないわけではなかった。

• 海外SIMがスマホに合わず、やむなくポケットwi-fi（割高）をレンタル

• 翌日どこに行くか決めてないので、ホテルで長時間ダラダラ

• 似た車両が並ぶバス停で乗換えが分からず慌てる

今ならAIも発達しているし、驚くほど簡単に旅行計画を作ることができるだろう。ただ、普通に作ってもつまらないので、ガントチャートで旅行計画を立ててみた。

なぜガントチャートで旅行計画？

なぜなら、１回限りの活動を計画するのにガントチャートはすごく向いているから。

プロジェクトの全体像や進捗の遅れなどを把握するのに優れているため、サイト制作や（納品前提の）ソフトウェア開発などでよく採用される。

ガントチャートをメンバーと共有すれば、認識を合わせることも簡単なので、友人や家族と旅行する際にも便利だ。

ガントチャートで旅行計画を作ってみる

01 旅行でやりたい事を洗い出す

まずは旅先で何をしたいのかを決めなくてはならない。今回は仮なので、ChatGPTに旅行計画をサクっと決めてもらった。

案外良さげな計画を出すので、実際の旅行計画に利用してもいいかもしれない。

02 Notionでデータを整理する

出てきた計画をNotionに入力していく。今回は「やること」「フェーズ」「期間」「担当者」というデータを作成した。

「フェーズ」は「期間」と似ているが、あとで旅程をキレイにまとめるために使うので、深く考えずに入れてほしい。

03 ガントチャートでスケジュールを立てる

Notionではタイムラインというビューでガントチャートを表現することができる。

Notionは多機能で最初は戸惑うかもしれないが、コツがある。それは、データと見せ方（ビュー）を分けて考えること。

「01 旅先でやりたい事を洗い出す」にある通り、まずは核となるデータを作る。その後、データをどの角度から見たいかによって、データの切り口（ビュー）を選択する。

今回は時系列という切り口で旅行計画を見たいので、タイムラインを採用した。

【設定の手順】
・ビューのオプションをクリック
・グループで「フェーズ」を選択
・もう一度ビューのオプションに戻る
・レイアウトをクリック
・タイムラインの表示基準で「期間」を選択
・並び替えアイコンをクリック
・「期間」を昇順で並び替える

完成版

タイムラインで各日のスケジュールを見える化することができた。いつ何をするのか分かりやすい。

ボード形式にするとよりコンパクトにまとまる。ガントチャートの紹介記事なのだが、ボード形式の方が予定表っぽいかもしれない。

旅行の準備項目も別枠でまとめておくと、抜け漏れがなくなる。

ガントチャートでタスクを管理するコツ

今回は、旅行計画を例にガントチャートを紹介したが、もちろん仕事に使われることの方が多い。ガントチャートのコツをいくつか紹介する。

プロジェクト目標をコロコロ変えない

ガントチャートはプロジェクトの全体像を見やすくし、遅延につながり得るタスクの発見を得意にしている。よって、大規模で複雑なプロジェクトに採用されることが多い。

もしプロジェクトの前提が変わるなら、計画自体を作り直さなければならないし、プロジェクト後半になるほど修正すら難しくなる。簡単に言うと、北海道旅行中に「やっぱグアム行きたい」は基本的に無理なのである。

コンプライアンス等の法令対応や毎年恒例のマーケティングキャンペーンなど、目標が明確でやることが決まっているプロジェクトに採用すべきだ。

タスク間に余白をもたせる

ガントチャートは、進捗状況と計画のズレを把握し、問題点を早めに見つけることができる。したがって、トラブルや遅延に対応できるだけの余力がなければならない。

絶対に遅れてはいけないタスクは期間を長めに見積もったり、いつでも自分がヘルプに入れる状態にするなどの工夫が必要だ。

旅行の場合であれば、空港に早めに着くことでスケジュールの余白を生み出すことができる。

情報共有しやすいサービスを使う

社会において１人で仕事が完結することは（ほとんど）ない。チームとタスク共有しながら協力して働く時代の今、それに適したアプリが必要になる。

Notion等がなかった時代には、エクセルで計画を作成し、メールで共有していた。すると、どのファイルが最新版か分からなかったり、情報共有に時間がかかったりと、支障をきたしていた。

なるべくモダンなサービスを利用しよう。個人利用なら無料のものも多い。

ガントチャートでタスク管理してみよう

ガントチャートは変更に弱いが、スケジュール全体を直感的に把握しやすいことが強みである。

どんな方式にも”使い所”がある。本記事を通じてガントチャートの特性やコツが少しでも伝われば幸いだ。

まずは小さな個人プロジェクトなどで試しながら、感覚的に利用できるようにしていこう。

タスクやプロジェクト管理ツールも最近は増えてきているので（しかも無料で）、ぜひ活用してみて欲しい。