差がつくビジネスマナー その②メールのコツ
皆さん、こんにちは！
本日は4月3日。入社式に向かうスーツ姿の新社会人を沢山みかけます💜
これからどんな社会人生活を送るのでしょうか～！
楽しみですね👩🦰✨
今日は
・その② メールの10のコツ です！📧
新人の時ってメールもどうやって送るのか、試行錯誤ですよね。
今回はメールの10個のコツ＜＜超基本編＞＞を書きます。
1．件名を工夫する。
タイトルをみて何の件かわかるようにします。
【】とか（）など使うのもオススメ！
私は、【】を件名の頭に、件名のお尻には ( ) に社名をいれて誰からのメールがわかるようにします。
例：【送付】〇〇お見積りの件（スキルベース・和田）
この【】はこのメールが何なのか？を表す表現をいれます。
【FYI】、【重要】、【至急】、【業務外】、【確認のお願い】って感じでしょうか★わかりやすいですよね。
2．宛先を明確にする。誰にお願いしているのか、わかってもらうために、
実務担当者を筆頭に書きます。動いてもらうためにも必須ですね。
例えば、、、
ーーーーーーーーーーー
和田さん
CC 高松さん、鈴木さん
対応よろしくお願いいたします。
ーーーーーーーーーーー
一目で「和田さん」がやるべきだとわかりますよね。
複数人並べることも可能です。
３．BCCを有効活用する
BCCとはBlind Carbon Copyの頭文字を取ったもの。
新人の頃、このBCCを使う意味が良くわかりませんでした。
BCCを使うケースは２つあります。
①宛先の人には伝えたことを知られたくないけど、内容を知っておいてほしい場合。（受信者同士が知り合いでない場合も）
②メールマガジンなど不特定多数の人へ一斉送信する場合
私はよく「こんな風に対応しましたよ～」とわかってもらう意味でBCCに上司をいれてましたね😎
４．結論を最初に書く！(PREP法！ここでもでてきた！)
挨拶の後、最初の一文に自分の主張(結論)を書き、その後に背景情報などを書きましょう！
５．箇条書きやカテゴライズを活用する。
内容を「■」などで分けて書いたり、箇条書きを活用すると
よても読みやすいです。
また、1行は35文字程度が読みやすいです。
例えば、下記のようなイメージ
ーーーーーーーーーー
■上期Kickoff概要
・・・・・（35文字程度）
■準備について
・・・・・（35文字程度）
ーーーーーーーーーー
6．スクロールなしで読める分量を心掛ける。
メールは読み手のことを考えて作成するのが基本！
どうしても長くなるときは、「長文失礼します」なんて一言を添えるのもいいかもしれません。
7．往復させないように工夫する。
日程調整で何ターンも行ったり来たりしないように🙅♀️
↓↓こちらは悪い例
↓↓良い例
1ターンで終了できますね！効率よい！
８．返信は24時間以内に！！
送り手は届いているか、もやもやするものです。
受けても沢山メールが来ると見るだけみて「後で返信しよう！」とそのまま忘れがちです。
私は見たときに反応するようにしてますが、内容の判断に迷った際はメールを読んだことを伝える返信を一旦します。
９．愛情をもって接する。
メールって文字情報なので、淡泊になりやすいです。感情が見えない・・
なんか怖そうだなとか、機嫌悪いかな、とか感じてしまうこともあったりします。
「！」マークや「★」とか使うのもオススメです。もちろん内容と関係性をよく鑑みてですが、私は多用してますよ～！
「ありがとうございます。」を「ありがとうございます！」にするだけで、親近感沸いて距離が縮まった感じがしますよね。
10．メールの誤送信などのトラブル対応はASAP！
送ってしまったメールの内容が関係者以外に伝わってしまった場合は深刻です涙。すぐ、対象の方へ電話とお詫びと削除依頼をしましょう。
本当、、避けたいですよね。起きてしまったら、再発防止のために「なぜなぜ分析」しましょうね😎
もう絶対に起こしてはなりません。
以上、メールの10個のコツでした！😎
是非実践してみてくださいねー！
次は、会食のコツやっていきます。