Slack上にバーチャルオフィスを再現してみた。
こんにちは。
今回はSlackの有料機能「ハドルミーティング」を活用して
エスイノベーションのSlack上にバーチャルオフィスを再現してみた社内事例について、メリットやデメリットを交えながら共有していこうと思います。
ハドルミーティングとは？
ハドルミーティングとは、
ワンクリックで音声ミーティングができるSlackの機能です。（もちろん画面共有もできます！）
Slackのサイドバー下部にあるヘッドホンマークをオンにするだけで、音声ミーティングを開始でき、チャンネルに所属しているユーザーが参加したり退出できます。また、SlackチャンネルだけでなくDMからも利用できます。
ハドルミーティングの場合、
ZoomのURLを発行することなく、Slack上からすぐにミーティングを始められるのですごく手軽です。
バーチャルオフィスを再現
ではこの機能をどのように活用してバーチャルオフィスを再現したのか？
具体的には、個人に1つのボイスチャンネルを割り当てました。
会話が可能な場合は、自分のボイスチャンネルに参加してもらい、お昼休憩や会議等で会話ができない場合は、ボイスチャンネルから退出してもらいます。
そうすることで、「社員が今話しかけられる状態なのか」が一目でわかるため、チャットでわざわざ確認せずに業務連絡やちょっとした会話をすることが可能になります。
メンバーの誰かとミーティングをしたい場合は
その人のチャネルにいってハドルミーティングをオンにするだけでミーティングを開始することができます。
このように誰と誰がミーティングしているのかが
リアルタイムで確認することができます。
ちょっとした会話が手軽にSlack上でできるようになったり
会話している状態が可視化されたりして
まさにバーチャルオフィス！って感じです。
しかし、1つだけ欠点がありました。
それはハドルミーティングで他のメンバーに話しかけられても
その時、自分のパソコンがミュート設定になっていたら気付かないということです。
気付かなかったらバーチャルオフィス！って感じじゃないですよね？
そこで使えるのが
ハドルミーティングの招待機能です。
メンバーの誰かとミーティングをしたい場合は
①そのメンバーが会話可能な状態であることを確認し
②招待ボタンを押し
③一緒にミーティングしたいメンバーを選択する
これだけで、メンバーに招待通知が自動で届きすぐにミーティングを開始することができます。
そうすることで、チャットでわざわざ確認することなく
会話を開始することが可能となります。
メリットとデメリット
これを実施する際に課題となった点が
メンバー間で「社員が今話しかけられる状態なのか」を一目でわかるようにするためには、個人のボイスチャネルにみんなを招待する必要があるということでした。
そうなると…
・チャネル数が増えてしまいSlack画面が見えずらくなる・管理しずらくなる
・通知が騒がしい
などのデメリットがあります。
メリットとしては
（「社員が今話しかけられる状態なのか」を一目でわかること以外の）
情報共有がオープンになるということです。
今までは個別DMでやっていた会話がチャネルで行われるようになったため、全てのやり取りが可視化され、社内メンバー間での情報格差が起こりにくい状態になりました。
また、個人的に密かに感心したことがありました。
それは全てのやり取りが可視化されたことで
自然とコミュニケーションがお互いに気持ち良いものになっていることです。
Slack上での会話が常に誰かに見られているかも…という状況下にあると
無意識に気持ち良いコミュニケーションを心掛けるようにする作用があるのではないかなと感じました。
しかし情報量はものすごい
オープンなチャネルがどんどん増えてくると
未読や通知が溜まっていきます。
全部を確認しなくてはと手あたり次第にSlackばっかりを読んでいると
それだけで時間が過ぎてしまい
肝心な仕事が捗らない・・・
Slackを見ているだけで疲れてしまった・・・
そんな事態になりかねないです。
今後メンバーが増えてきたときは別の方法を考えていく必要があるなと思いました。
また、
自分以外のチャネルや重要度の低いチャネルの通知設定をオフにしたり
退勤後は通知をオフにするなどして情報の取捨選択をするスキルも求められてくると思いました。
そこら辺のバランスをうまく取れるような仕組みやルールも今後Slackで構築していけたらと思います。
これからも社内のSlack運用方法について色々と試してみてみようと思うので、そこで良かったなぁと思った取り組みを発見したらまた共有しようと思います。
本日も最後まで読んでいただきありがとうございました！！！！